Cách lập tài liệu kế hoạch dự án

Kế hoạch dự án chi tiết các nguồn lực cần thiết cho một dự án, các chi phí liên quan đến nó và lịch trình của nó. Trong khi các nhà quản lý dự án xem xét tất cả thông tin này trong quá trình lập kế hoạch, các chủ doanh nghiệp nhỏ cần phát triển một hệ thống tài liệu tốt về các khía cạnh khác nhau của kế hoạch. Các doanh nghiệp nhỏ thường có các nhóm dự án gắn kết, giao tiếp dễ dàng mà không cần tài liệu chi tiết, nhưng để hoạt động đúng, kiểm soát dự án và đánh giá tiến độ của dự án cần có tài liệu khách quan. Kiểm soát như vậy đặc biệt quan trọng đối với các doanh nghiệp nhỏ vì nguồn lực nội bộ hạn chế. Kiểm soát dự án hiệu quả dựa trên tài liệu chính xác dẫn đến giảm rủi ro.

Chi phí

1.

Xác định các loại chi phí cho dự án. Liệt kê chi phí cho vật liệu, thiết bị, dịch vụ, giấy phép, lao động và quản lý dự án, nếu có. Thêm bất kỳ loại chi phí khác áp dụng cho dự án cụ thể.

2.

Tạo một hệ thống nộp đơn với các loại chi phí tương ứng với dự án. Xác định các mục chi phí chính thuộc danh mục. Tìm chi phí cho từng hạng mục trong kế hoạch dự án và ghi lại chúng bằng cách nhập chi phí chi tiết trong hệ thống nộp đơn.

3.

Nhập chi phí cập nhật và thực tế trong hệ thống khi chúng có sẵn cho mỗi mục. Nhập giá thầu, chi phí đặt hàng, hóa đơn và chi phí cuối cùng khi dự án tiến triển.

Tài nguyên

1.

Xác định các nguồn lực cần thiết cho dự án từ các kế hoạch dự án. Kiểm tra hệ thống nộp chi phí để đảm bảo bạn có chi phí tài nguyên được bảo hiểm. Liệt kê loại tài nguyên, số lượng cần thiết và khi bạn cần.

2.

Phù hợp với các tài nguyên cần thiết với những tài nguyên có sẵn từ doanh nghiệp nhỏ hoặc nhà cung cấp của bạn. Trong danh sách tài nguyên, thêm từ nơi bạn định cung cấp tài nguyên.

3.

Phân công nhân viên đảm bảo các yêu cầu tài nguyên nếu có thể. Thêm nhân viên hợp đồng khi cần thiết. Chỉ định các nhà cung cấp bên ngoài cho công việc mà bạn không thể làm trong nhà. Chỉ định nhà cung cấp vật tư và thiết bị.

4.

Từ danh sách các nguồn lực, tạo ra một kế hoạch nhân sự, một kế hoạch cung cấp nguyên liệu và một kế hoạch thiết bị chi tiết các nguồn cung cấp tương ứng. Cập nhật các danh mục này khi các nhà cung cấp nhận được hợp đồng và chi tiết dự án thay đổi. Theo dõi các sửa đổi để duy trì tài liệu dự án đầy đủ.

Lịch trình

1.

Sử dụng một chương trình lập lịch phần mềm để ghi lại lịch trình. Sử dụng phần mềm để chuẩn bị biểu đồ Kỹ thuật Đánh giá và Đánh giá Chương trình. Nhập dữ liệu lập kế hoạch và lập kế hoạch dự án từ kế hoạch dự án vào chương trình biểu đồ PERT theo hướng dẫn sử dụng.

2.

Tối ưu hóa biểu đồ PERT bằng cách thay đổi lịch biểu để loại bỏ thời gian chùng, thời gian mà lịch biểu không hiển thị hoạt động. Sử dụng phần mềm PERT để xác định đường dẫn quan trọng.

3.

In ra phiên bản đầu tiên của biểu đồ PERT để hiển thị lịch trình ban đầu. Liệt kê các hoạt động trên con đường quan trọng như yêu cầu sự chú ý đặc biệt, đảm bảo rằng chúng đang đi đúng hướng. Sau khi thực hiện điều chỉnh, in ra các bản sao bổ sung của biểu đồ PERT để phản ánh các thay đổi của dự án.

Phát triển

1.

Nhập tài nguyên vào chương trình PERT. Có phần mềm tính toán lại biểu đồ PERT để đảm bảo bạn đã bao gồm đủ tài nguyên để hoàn thành dự án theo lịch trình ban đầu.

2.

Sử dụng biểu đồ PERT để theo dõi tiến trình. Khi mỗi tác vụ bắt đầu, hãy nhập bắt đầu và sau đó phần trăm hoàn thành vào chương trình. In ra kết quả thường xuyên để ghi lại tiến độ.

3.

Kiểm tra tiến độ so với lịch trình ban đầu và chống lại chi phí tích lũy để đảm bảo không có sai lệch lớn. Theo dõi tiến độ và chi phí và hoàn thành phần trăm tài liệu và tỷ lệ phần trăm của tổng ngân sách chi tiêu.