Cách nộp W-2 & W-3 đã sửa

Là một chủ doanh nghiệp nhỏ, bạn phải cung cấp cho nhân viên hiện hành mẫu W-2 trước ngày 31 tháng 1 mỗi năm. Bạn cũng nộp W-2 cho mỗi nhân viên hiện hành cộng với mẫu truyền qua W-3 với Cơ quan An sinh Xã hội (SSA). Nhân viên sử dụng W-2 để nộp tờ khai thuế của mình với cơ quan thuế tương ứng; do đó, điều bắt buộc là thông tin là chính xác. Nếu W-2 sai, bạn phải sửa và nộp cho phù hợp.

1.

Lấy giấy Mẫu W-2c và W-3c (phiên bản chính xác của từng mẫu) bằng cách gọi cho IRS. Nếu bạn thích, bạn có thể đăng ký với Dịch vụ kinh doanh trực tuyến của Cơ quan quản lý an sinh xã hội để hoàn thành các biểu mẫu trên máy tính của bạn và gửi chúng dưới dạng điện tử.

2.

Hoàn thành W-2 đã sửa ngay khi bạn phát hiện ra lỗi, ngay cả khi bạn chỉ sửa tên nhân viên hoặc số An sinh xã hội. Nếu bạn báo cáo tiền lương hoặc khấu trừ thuế không chính xác trên mẫu ban đầu, bạn phải nộp W-2 đã sửa. Nếu việc hiệu chỉnh chỉ dành cho thay đổi địa chỉ, hãy điền vào W-2 mới hiển thị địa chỉ chính xác. Trong trường hợp này, bạn không phải nộp thay đổi địa chỉ với SSA. Đơn giản chỉ cần cung cấp cho nhân viên mẫu mới hiển thị địa chỉ chính xác.

3.

Điền vào một W-3 đã sửa, đây là một hình thức truyền tải cho thấy tổng số của W-2 bạn đang gửi. Tổng số cho tất cả các mục trên W-3c phải bằng tổng số cho các mục trên W-2cs của tất cả nhân viên. Ví dụ: nếu bạn báo cáo thay đổi chỉ khấu trừ thuế thu nhập liên bang của một nhân viên, tổng số W-3c cho thuế thu nhập liên bang được khấu trừ sẽ bằng với số tiền đã sửa được hiển thị trên W-2c của nhân viên.

4.

Gửi W-2c và W-3c cho Cơ quan An sinh Xã hội ngay sau khi phát hiện ra lỗi. Nếu nộp bằng thư, hãy gửi W-2c và W-3c đến địa chỉ SSA được nêu trong Hướng dẫn của IRS về Biểu mẫu W-2c và ấn phẩm W-3c. Nếu nộp đơn điện tử, hãy gửi biểu mẫu qua SSA Business Services Online.

5.

Đưa cho nhân viên một bản sao của W-2c để anh ta có thể sửa đổi tờ khai thuế của mình.

Lời khuyên

• Nếu gửi bằng thư, hãy điền vào các biểu mẫu bằng mực tối hoặc đen trong phông chữ Chuyển phát nhanh nếu có thể và đảm bảo rằng các biểu mẫu có thể đọc được.
• Không băng hoặc ghim W-2c vào W-3.
• Hoàn thành W-3 riêng cho mỗi năm tính thuế.
• Nếu thay đổi W-2 chỉ dành cho thuế thu nhập của tiểu bang hoặc địa phương, không nộp W-2c với SSA. Thay vào đó, nộp mẫu đơn với cơ quan thuế tiểu bang hoặc địa phương.