Cách sử dụng Biểu đồ thời gian thanh toán

Biểu đồ thời gian trả lương giúp nhà tuyển dụng - và nhân viên - biết khi nào nhân viên sẽ được trả tiền, thường là hàng tuần, hai tuần một lần hoặc hàng tháng. Một số thời hạn thanh toán có thể kéo dài trong ba tuần. Chẳng hạn, các khu học chánh sử dụng các biểu đồ như vậy giúp tính toán thời gian và chi phí thanh toán và để cho nhân viên biết khi nào họ phải nộp bảng chấm công. Các doanh nghiệp nhỏ có thể sử dụng biểu đồ bảng lương để cho nhân viên biết rõ ngày bắt đầu và ngày kết thúc của các giai đoạn thanh toán được chỉ định và để theo dõi những ngày nhân viên làm việc trong các khoảng thời gian đó.

1.

Đặt khoảng thời gian xác định cho thời gian thanh toán. Ví dụ: nếu bạn quyết định thời hạn thanh toán sẽ kéo dài trong bốn tuần, thời gian thanh toán có thể bắt đầu từ ngày 19 tháng 6 năm 2011 đến ngày 17 tháng 7 năm 2011. Điều đó có nghĩa là thời gian thanh toán bắt đầu vào ngày 19 tháng 6 và bao gồm tất cả các ngày làm việc lên đến và bao gồm ngày cuối cùng của thời hạn thanh toán - ngày 17 tháng 7, đó sẽ là ngày "cắt" cho thời hạn thanh toán.

2.

Yêu cầu mỗi nhân viên điền vào bảng chấm công liệt kê những ngày cô ấy làm việc trong khoảng thời gian nhất định. Đây có thể là một lịch đơn giản liệt kê ngày làm việc trong khoảng thời gian nhất định. Sau đó, nhân viên sẽ điền vào mỗi ngày cô ấy làm việc hoặc cho biết nếu cô ấy vắng mặt. Có một giám sát viên của nhân viên ký vào bảng chấm công. Ngoài ra, nhân viên có thể "bấm giờ" bằng cách sử dụng thẻ thời gian và đồng hồ thời gian mà bạn đã cài đặt.

3.

Đặt ngày cho bảng thời gian được chuyển sang bảng lương hoặc bộ phận kế toán. Lý tưởng nhất, ngay cả trong một doanh nghiệp nhỏ, ngày này nên là một hoặc hai ngày sau khi kết thúc khoảng thời gian, trong trường hợp nhân viên bị ốm vào ngày cuối cùng của khoảng thời gian. Sử dụng ví dụ từ Bước 1, nếu thời hạn thanh toán kết thúc vào ngày 17 tháng 7, ngày tất cả các báo cáo bảng lương hoặc bảng chấm công là do bảng lương hoặc kế toán có thể là ngày 19 tháng 7. Để cho nhân viên kế toán hoặc nhân viên kế toán của bạn có thời gian xử lý các báo cáo hoặc bảng chấm công, đặt thời hạn trong ngày để bật các báo cáo - chẳng hạn như buổi trưa.

4.

Sử dụng các biểu tượng có màu khác nhau nếu nhân viên được trả lương theo các khoảng thời gian khác nhau, chẳng hạn như nếu một số công nhân được trả lương hai tuần một lần và những người khác được trả tiền hàng tháng. Ví dụ, sử dụng hình vuông màu vàng cho nhân viên hàng giờ được trả lương hai tháng và hình tam giác màu xanh lá cây cho nhân viên làm công ăn lương được trả lương hàng tháng. Ngoài ra, sử dụng các biểu tượng màu khác nhau để biểu thị những thứ khác nhau trên biểu đồ thời hạn thanh toán, chẳng hạn như vòng tròn màu đen cho cuối kỳ thanh toán, hình tam giác màu xanh lá cây cho ngày lễ và hộp màu đỏ để thể hiện ngày.

tiền boa

• Sau khi kết thúc mỗi kỳ thanh toán, khi bảng báo cáo thời gian hoặc bảng lương đã được bật, yêu cầu nhân viên kế toán hoặc nhân viên biên chế kiểm tra từng báo cáo so với các ngày cụ thể trong kỳ thanh toán. Nếu có sự khác biệt, hãy hỏi người giám sát và / hoặc nhân viên để làm rõ chúng.