Cách sử dụng công nghệ để làm việc hiệu quả hơn

Trong hàng ngàn năm, thương nhân và doanh nhân đã sử dụng công nghệ để làm cho cuộc sống của họ dễ dàng hơn. Máy ép dầu ô liu cổ đại cung cấp bằng chứng cho thấy các thương nhân từ hàng ngàn năm trước đã cải thiện sản xuất của họ bằng cách sử dụng công nghệ mới nhất. Các nhà giao dịch chứng khoán đã sử dụng băng ticker 140 năm trước để cải thiện chất lượng thông tin của họ. Trong 60 năm, máy photocopy đã cho phép các nhà lãnh đạo dự án làm cho nhóm của họ hoạt động hiệu quả. Các công nghệ mới nhất ngày nay có thể cải thiện năng suất, tăng cường truyền thông tin và hợp lý hóa hiệu suất của nhóm.

Hành động lặp đi lặp lại

Công nghệ rất tệ trong việc đưa ra quyết định nhưng lại giỏi thực hiện cùng một hành động, vì vậy hãy tìm những nơi trong hoạt động của bạn, nơi mọi người phải thực hiện các nhiệm vụ lặp đi lặp lại. Đặt công nghệ để làm việc ở đó và đưa người của bạn làm việc bằng cách sử dụng bộ não của họ. Tùy thuộc vào công việc của bạn, thay thế các bước gia công lặp đi lặp lại bằng phương pháp đúc, một số hình thành kim loại khác hoặc sử dụng máy điều khiển số máy tính; cập nhật quy trình tiếp nhận hoặc đặt chỗ để nhân viên dịch vụ khách hàng không cần nhập lại thông tin đã có trong hệ thống của bạn; hoặc cho phép hệ thống điểm bán hàng của bạn tích hợp liền mạch với hệ thống sổ sách kế toán của bạn để các báo cáo định kỳ có thể được tạo tự động.

Cải thiện chuyển thông tin

Hiệu quả tổ chức thường bị giảm sút vì thông tin không đi đến mọi nơi cần đến. Truyền thông tin kém được cảm nhận trực tiếp nhất trong các nhóm dự án - nhóm ad hoc hoặc thường trực được tập hợp để hoàn thành một nhiệm vụ cụ thể. Công nghệ có thể giúp đỡ trong lĩnh vực này trong công ty của bạn bao gồm một trang web để duy trì thông tin hiện tại về các mục tiêu của công ty và tình trạng của các dự án và sáng kiến ​​khác nhau; một công cụ phần mềm quản lý dự án từ xa để xử lý một nhóm được phân phối theo địa lý hoặc theo lịch trình làm việc; hoặc việc sử dụng các công cụ truyền thông xã hội như Twitter để cập nhật tất cả các thành viên trong nhóm của bạn.

Cải thiện giao tiếp

Mọi doanh nghiệp đều có thể hưởng lợi từ việc cải thiện giao tiếp, cho dù giữa các đồng nghiệp hay giữa nhân viên và khách hàng. Đôi khi điều này có thể ở dạng giao tiếp tức thời, thời gian thực, nhưng nó cũng có thể bao gồm thông tin được ghi lại để phục vụ như một tài nguyên đào tạo. Phần cứng hoặc phần mềm hội nghị truyền hình cho phép bạn có các cuộc trò chuyện "trực tiếp" mà không cần phải đi du lịch, trên khắp thị trấn hoặc trên toàn cầu; phần mềm chia sẻ máy tính để bàn cho phép bạn chia sẻ máy tính để bàn của mình với ai đó trên Internet hoặc ghi lại hành động của bạn để xem sau; hoặc thiết bị video để ghi lại một quy trình hoặc thủ tục mà sau đó sẽ là một tài nguyên để giáo dục khách hàng của bạn hoặc đào tạo nhân viên mới đều có thể cải thiện giao tiếp trong doanh nghiệp của bạn.

Công nghệ giúp thiết kế

Nếu công việc của bạn liên quan đến thiết kế bất cứ thứ gì - đồ nội thất, nhà ở, chip máy tính, laser - bạn có thể tìm thấy các công cụ thiết kế hợp lý hóa quy trình thiết kế. Có các công cụ để giúp với chính thiết kế, các công cụ giúp bạn hình dung thiết kế và các công cụ để dự đoán hiệu suất của thiết kế. Một số ví dụ về các công cụ thiết kế này là phần mềm bố trí có thể giúp bạn đặt đồ nội thất trong nhà, định vị các vùng bán dẫn trong một vi mạch hoặc vẽ ra một kịch bản phim; một máy in 3 chiều, còn được gọi là máy tạo mẫu nhanh, có thể tạo ra một mô hình các bộ phận vật lý mà bạn thiết kế; và phần mềm phân tích dự đoán hiệu suất thiết kế của bạn, cho dù đó là vật cố ánh sáng hay cây cầu.

Khi nào nên áp dụng công nghệ mới

Luôn có một câu hỏi chi phí có lợi khi áp dụng công nghệ mới. Máy giặt cửa sổ tự động có thể giúp bạn không phải tự làm việc đó, nhưng nếu bạn chi 80.000 đô la để tiết kiệm cho mình năm phút làm việc mỗi ngày, thì nó không đáng để bỏ ra. Có một câu hỏi khác nữa là: Công nghệ trưởng thành như thế nào? Nếu công nghệ này là mới, ngay cả khi nó sẽ giúp bạn tiết kiệm thời gian và tiền bạc, bạn sẽ có cơ hội rằng công nghệ sẽ vẫn tồn tại và được hỗ trợ trong suốt thời gian bạn cần. Điều đó không có nghĩa là bạn không nên áp dụng một công nghệ mới, chỉ cần đánh giá rủi ro mà nó có thể khô héo.