Làm thế nào để viết một lá thư bộ sưu tập kinh doanh

Thư thu thập doanh nghiệp thường điều chỉnh âm của họ theo thời gian hóa đơn bị trễ. Mặc dù mục tiêu chính của thư thu thập là thuyết phục khách hàng gửi thanh toán, quy trình thu nợ không gây nguy hiểm cho mối quan hệ kinh doanh. Các công ty có thể sử dụng thư thu thập làm phương tiện liên lạc duy nhất khi họ cố gắng thu thập các hóa đơn quá hạn. Một số có thể sử dụng chúng như là một bổ sung cho các cuộc gọi bộ sưu tập.

Tấn

Đại lý bộ sưu tập nên viết thư với giọng điệu vừa chắc chắn vừa ân cần, nhắc nhở khách hàng về số tiền quá hạn và doanh nghiệp sẽ đánh giá cao một khoản thanh toán nhanh chóng. Ví dụ: thư đòi nợ quá hạn 30 ngày có thể bắt đầu bằng cách nêu rõ: "Chúng tôi vẫn chưa nhận được thanh toán và sẽ khuyến khích bạn gửi nó càng sớm càng tốt để duy trì các đặc quyền tín dụng của bạn."

Nội dung

Nội dung của bất kỳ thư tuyển tập kinh doanh nào thường nêu rõ bản chất của khiếu nại và các bước mà người nhận cần thực hiện để giải quyết. Ví dụ: một lá thư cho khoản nợ quá hạn 60 ngày có thể ghi rõ: "Chúng tôi vẫn chưa nhận được khoản thanh toán cho Hóa đơn số 19 ngày 2 tháng 1 năm 2012. Vào ngày 2 tháng 3, chúng tôi đã gửi một lời nhắc đến hạn nhưng không nhận được hồi âm bạn. Vui lòng liên hệ với văn phòng của chúng tôi càng sớm càng tốt để sắp xếp thanh toán. "

Hậu quả

Thư thu nợ kinh doanh là thông báo cuối cùng thường sẽ thông báo cho khách hàng rằng khoản nợ của anh ta sẽ được chuyển đến một cơ quan thu nợ sau một ngày nhất định. Trong một số trường hợp, một thông báo cuối cùng cũng có thể nói rằng công ty sẽ nộp đơn kiện pháp lý hoặc thu hồi tài sản chưa thanh toán. Thông báo cuối cùng thường xảy ra với khoản nợ quá hạn 90 ngày hoặc hơn. Ví dụ: thư thu nợ cuối cùng để thanh toán cho đồ nội thất có thể ghi rõ: "Trừ khi nhận được thanh toán đầy đủ trong vòng hai tuần kể từ ngày của thư này, chúng tôi sẽ buộc phải thu hồi lại tài sản."

Đàm phán thanh toán

Một thư sưu tập kinh doanh cố gắng giữ gìn sự thịnh vượng của mối quan hệ giữa thương gia và khách hàng có thể đưa ra một kế hoạch thanh toán sửa đổi. Ví dụ: một công ty có thể cung cấp một phần thanh toán cho một khách hàng quá hạn sau 30 ngày. Thư thu thập có thể ghi rõ: "Chúng tôi nhận thấy rằng bạn có thể đang gặp khó khăn về tài chính. Vui lòng liên hệ với chúng tôi sớm nhất có thể để thiết lập một thỏa thuận thanh toán thay thế."