Cách viết thư công nhận nhân viên

Một lá thư công nhận sự đóng góp của nhân viên vào sự thành công của doanh nghiệp đóng một phần quan trọng trong việc thúc đẩy lực lượng lao động của bạn và tăng sự hài lòng của nhân viên. Bức thư có thể nhận ra vai trò của nhân viên đối với sự thành công của một sự kiện cụ thể hoặc sự đóng góp liên tục của anh ta theo thời gian. Một lá thư cũng có thể là một phần của chương trình công nhận thường xuyên, trong đó nhân viên đề cử đồng nghiệp mà họ cảm thấy đã đóng góp quan trọng trong tháng hoặc quý trước, chẳng hạn.

Cá nhân hóa

Bức thư phải mang tính cá nhân. Mặc dù các mẫu thư tiêu chuẩn tiết kiệm thời gian, nhưng chúng có thể làm giảm tác động của giải thưởng. Bằng cách mô tả chi tiết thành tích của nhân viên và thừa nhận các hành động cụ thể mà nhân viên đã thực hiện, bạn chứng minh rằng bạn nhận ra ý nghĩa cá nhân của sự đóng góp của nhân viên. Một lá thư cá nhân cũng giúp củng cố hành vi và thái độ góp phần vào sự thành công của doanh nghiệp. Giải thích tại sao hành động của nhân viên là quan trọng và vượt quá mong đợi của công ty.

định dạng

Định dạng của bức thư phụ thuộc vào tầm quan trọng của sự đóng góp của nhân viên. Một ghi chú ngắn gọn sáu hoặc bảy dòng là phù hợp cho một thành tích nhỏ. Nếu nhân viên đã đóng góp lớn, hãy viết một lá thư gồm ba hoặc bốn đoạn chi tiết về hoàn cảnh và sự kiện.

Nguồn

Một lá thư công nhận có tác động lớn hơn khi nó được viết bởi một người mà nhân viên tôn trọng. Nếu thư công nhận một đóng góp có lợi cho một cá nhân, thư nên đến từ cá nhân hoặc người quản lý của họ. Khi đóng góp mang lại lợi ích cho một bộ phận, người đứng đầu bộ phận nên viết thư. Một đóng góp có tác động lớn đến sự thành công của doanh nghiệp của bạn xứng đáng với một thư công nhận từ một giám đốc điều hành cấp cao.

Thời gian

Một lá thư công nhận sự đóng góp của một sự kiện hoặc hành động cụ thể sẽ đến tay nhân viên ngay sau sự kiện đó. Viết thư trong vòng 24 giờ của một sự kiện quan trọng nếu có thể. Tham khảo ngày đóng góp để tăng mức độ cá nhân hóa trong thư. Một ghi chú viết tay làm tăng thêm tính trực tiếp của giải thưởng. Nếu thư công nhận sự đóng góp của nhân viên theo thời gian, hãy gửi thư vào một ngày quan trọng, chẳng hạn như ngày cuối cùng của quý hoặc kết thúc năm tài chính của bạn.

Phân phối

Bạn có thể tăng tác động của giải thưởng bằng cách gửi thư bằng tay đến bàn của nhân viên hoặc gửi thư đến nhà của họ. Mặc dù email nhanh hơn và thuận tiện hơn, nhưng nó ít cá nhân hơn so với gửi bằng tay. Gửi các bản sao của bức thư cho người giám sát hoặc quản lý trực tiếp của nhân viên cũng làm tăng mức độ công nhận.