Nghi thức xã giao

Các nghi thức bạn áp dụng trong thư kinh doanh của bạn có thể giữ chân khách hàng và cải thiện doanh số hoặc mặt trái, xúc phạm mọi người và làm tổn thương công ty của bạn. Không giống như viết thông thường, bạn không muốn sáng tạo hoặc viết đáng kể trong một lá thư kinh doanh. Điều quan trọng nhất trong một lá thư kinh doanh là kế toán cho người đọc.

Chức năng

Toàn bộ lĩnh vực nghi thức kinh doanh tồn tại để giúp các chuyên gia thể hiện phép lịch sự với nhau và xây dựng các mối quan hệ vững chắc. Thư kinh doanh không chỉ đại diện cho người gửi, mà toàn bộ công ty của anh ấy. Bất cứ lúc nào, bất kỳ khách hàng và khách hàng nào cũng sẽ nhận được thư của bạn, chẳng hạn như viết yêu cầu về vốn đầu tư hoặc thông báo cho ai đó về khoản thanh toán quá hạn.

Cân nhắc

Bạn có thể sử dụng đại từ nhân xưng khi viết thư kinh doanh, nhưng đừng quá giản dị hoặc cứng nhắc. Ví dụ, nếu bạn thường xuyên trò chuyện với khách hàng, bạn không cần phải giải quyết mọi thư bằng Dear Sir / Ma'am và kết thúc nó bằng "Faithfully" vì điều này trở nên lạnh. Thay vào đó, bạn có thể chuyển sang "Kính gửi ông" và kết thúc bằng "Trân trọng." Tránh giọng nói thụ động, chẳng hạn như "anh ấy sẽ đến cửa hàng", bất cứ khi nào có thể, theo chuyên gia về nghi thức xã hội Neil Payne. Giọng nói thụ động thường phát ra nhàm chán và có vẻ quá bình thường.

Tính năng, đặc điểm

Giữ bí mật trên tất cả các thư từ có thông tin nhạy cảm và "bảo mật cao" nếu bạn chỉ muốn người nhận đọc nó, theo Payne. Viết thư như bạn sẽ nói chuyện trực tiếp với người đọc. Ai đó có thể nhìn thấy bức thư trong tương lai vì vậy hãy giữ một undertone chính thức. Bạn nên tự ký tên, nhưng hãy để dấu hiệu thư ký phù hợp với nghi thức kinh doanh đúng đắn.

Cảnh báo

Hãy cẩn thận về việc sử dụng "chúng tôi" trên văn phòng phẩm với tiêu đề thư của công ty. Sử dụng "chúng tôi" có nghĩa là lời nói của bạn nói cho công ty. Vì vậy, chỉ sử dụng nó khi tham khảo chính sách của công ty. Thay thế "chúng tôi" bằng "tôi" khi nói về ý kiến ​​cá nhân.

tiền boa

Viết thư cảm ơn cho khách hàng và khách hàng bất cứ khi nào có thể, chẳng hạn như một khách hàng ghé thăm doanh nghiệp của bạn để thỏa thuận trong tương lai. Thư cảm ơn xây dựng mối quan hệ cá nhân có thể dẫn đến những mối quan hệ kinh doanh. Trong một số lĩnh vực nhất định, chẳng hạn như hàng hóa xa xỉ và thời trang, ghi chú cảm ơn là điều cần thiết để xây dựng mạng lưới của bạn.