Nhiệm vụ của nhà lưu trữ tổ chức là gì?

Bất kể ngành công nghiệp, các tổ chức thuộc mọi quy mô phải duy trì nhiều loại tài liệu. Hồ sơ nhân viên và báo cáo tài chính như biểu mẫu thuế phải được lưu giữ để công ty duy trì tuân thủ luật pháp địa phương và liên bang. Thông tin liên lạc và mua hàng của khách hàng nên được duy trì để cung cấp cho họ dịch vụ khách hàng đặc biệt. Ngoài ra, cần ghi lại nghiên cứu phát triển và tài liệu về những thành công trước đó để một công ty có thể xây dựng dựa trên di sản mà họ đã tạo ra. Một nhà lưu trữ, còn được gọi là thủ thư, là cá nhân chịu trách nhiệm biên soạn và duy trì từng tài liệu điện tử và bản sao cứng này.

Kho lưu trữ tài liệu

Mỗi tổ chức có cách lưu trữ hồ sơ riêng. Nhiều tổ chức phấn đấu để trở thành không giấy tờ. Trong các môi trường này, một nhà lưu trữ sẽ quét tất cả các tài liệu vật lý, chuyển đổi chúng thành các tệp máy tính. Những tệp này sau đó được lưu trữ trên đĩa, ổ cứng hoặc CD-ROM. Các công ty khác tránh tất cả các phương pháp lưu trữ hồ sơ điện tử, chọn lưu trữ tất cả các hồ sơ giấy trong tủ hồ sơ và ngăn kéo. Nếu một tổ chức thích hệ thống này, sẽ không có gì lạ khi một nhà lưu trữ tham gia các dịch vụ của một cơ sở lưu trữ tệp bên ngoài để lưu trữ các tệp để giữ an toàn. Bất kỳ phương pháp nào được tổ chức ưa thích, một nhà lưu trữ phải ghi chép tỉ mỉ vị trí của mọi tài liệu được lưu trữ để có thể truy cập nó khi được yêu cầu.

Truy cập hồ sơ

Có lẽ một trong những trách nhiệm lớn nhất được trao cho nhà lưu trữ của một tổ chức là giám sát truy cập vào hồ sơ của tổ chức. Trong hầu hết các trường hợp, có những quy định cụ thể về việc ai có thể truy cập tài liệu nào. Ví dụ: nhiều mục trong bộ sưu tập của thư viện công cộng có thể được truy cập bởi bất kỳ ai yêu cầu chúng. Tuy nhiên, trong một cơ quan chính phủ, quyền truy cập có thể bị hạn chế ở những người duy trì một giải phóng mặt bằng an ninh nhất định. Điều quan trọng đối với một nhà lưu trữ là phải hiểu rõ ràng về các chính sách của chủ nhân của cô ấy về vấn đề này, hoàn toàn tuân thủ chúng.

Nhiệm vụ giáo dục

Tùy thuộc vào loại tổ chức mà anh ta làm việc, một nhà lưu trữ có thể phục vụ như một nhà giáo dục cho các cộng đồng bên trong và bên ngoài. Chẳng hạn, một nhà lưu trữ trong bảo tàng có thể cung cấp các bài giảng và tạo ra các tài nguyên giáo dục như tài liệu quảng cáo và tờ rơi nhằm giải thích bản chất của kho lưu trữ cho khách truy cập. Một nhà lưu trữ tại một doanh nghiệp vì lợi nhuận, tương tự, có thể trình bày thông tin liên quan đến lịch sử và văn hóa của công ty cho các nhân viên mới trải qua quá trình định hướng của công ty. Ngoài ra, anh ta có thể phục vụ như một chuyên gia về vấn đề truyền thông, cung cấp thông tin được yêu cầu liên quan đến các tài liệu được lưu trữ trong kho lưu trữ của công ty.