Tiêu chí tốt để được sử dụng khi phát sinh chi phí kinh doanh cho du lịch

Du lịch kinh doanh thường là một phần quan trọng trong các yêu cầu hoạt động của công ty. Nó cũng có thể trở nên rất đắt tiền. Quản lý chi phí có thể dễ dàng vượt khỏi tầm kiểm soát đòi hỏi các chính sách và hướng dẫn tốt. Nhân viên cần các thông số về những gì có thể và không thể được mở rộng cũng như giới hạn về chi phí vé máy bay và khách sạn. Với các chính sách tại chỗ, các nhà quản lý có thể đạt được sự giám sát tốt hơn trước khi bắt đầu du lịch.

Thông số nhà ở

Nếu bạn không nói khác, một nhân viên có thể tìm chỗ ở đẹp nhất có sẵn. Rốt cuộc, anh ta rời khỏi nhà để thực hiện công việc kinh doanh của công ty - tại sao anh ta không nên tận hưởng điều tốt nhất? Bạn có thể giữ cho nhân viên của mình thoải mái và làm việc hiệu quả bằng cách chỉ định các loại khách sạn như chuỗi khách sạn kinh doanh trung cấp lý tưởng trong khoảng từ 89 đến 149 đô la mỗi đêm.

Mặc dù bạn không muốn quá chặt chẽ, do một số thành phố có chi phí khách sạn cao hơn các thành phố khác, không có gì sai khi đặt kỳ vọng về một khách sạn kinh doanh có giá hợp lý. Nhiều công ty đưa ra một danh sách các chuỗi khách sạn ưa thích. Thông thường, các chuỗi này phục vụ cho khách doanh nhân và bao gồm Internet không dây miễn phí và bữa sáng nhẹ trong giá phòng.

Chi phí bữa ăn

Nhân viên làm việc qua đêm hoặc lâu hơn nên mong đợi hoàn trả bữa ăn, nhưng có giới hạn chi tiêu hợp lý. Nhiều doanh nghiệp có hướng dẫn về số tiền mà một nhân viên có thể chi tiêu cho mỗi bữa ăn. Cho phép nhân viên của bạn có một bữa tối ngon miệng, nhưng không có gì sai khi nói rằng $ 25 mỗi người là giới hạn.

Tương tự, cả về chi phí và đôi khi là lý do đạo đức và đạo đức, các công ty từ chối bồi hoàn rượu trong bữa ăn của nhân viên. Một số công ty tiến thêm một bước và coi rượu vào bữa trưa là vi phạm chính sách nhân sự và trách nhiệm pháp lý. Ngoài ra, nhân viên đi du lịch trong suốt một ngày làm việc nhưng không ở lại qua đêm không nên mong đợi các bữa ăn trong công ty trừ khi bạn ủy quyền trước cho họ.

Sự giải trí

Giải trí cho khách hàng và triển vọng bán hàng là một chi phí hợp pháp của việc kinh doanh. Trong nhiều ngành công nghiệp, đi ra ngoài để uống hoặc ăn tối là một phần của cách kinh doanh được thực hiện. Một số công ty cũng comp vé và đi du lịch cho khách hàng của họ. Tuy nhiên, không có sự giám sát, những chi phí này có thể dễ dàng vượt khỏi tầm kiểm soát.

Bạn nên thiết lập các chính sách rõ ràng về việc mua bữa ăn và đồ uống khi đi du lịch, bao gồm các hướng dẫn về số tiền có thể được chi tiêu cho mỗi người và địa điểm mà công ty bạn cho là không phù hợp - chẳng hạn như câu lạc bộ thoát y hoặc sòng bạc.

Vé máy bay

Vé máy bay có thể là một trong những chi phí được kiểm soát nhiều nhất. Mua vé sớm, đi các chuyến bay với layovers và đi với hãng hàng không có giá vé thấp nhất thay vì ủng hộ một hãng hàng không cụ thể có thể tiết kiệm đáng kể chi phí. Nhân viên đặt vé máy bay riêng cần biết kỳ vọng của bạn về cách mua vé của họ.

Bạn có thể thực hiện giám sát bằng cách yêu cầu nhân viên có được sự chấp thuận của người quản lý trước khi mua hàng. Một số nhà quản lý yêu cầu nhân viên in ra một danh sách một số vé máy bay cho tuyến từ một trang web du lịch giảm giá trực tuyến để thấy rằng nhân viên đang chọn giá vé phù hợp nhất.

Giám sát toàn diện

Để hợp lý hóa quy trình, giảm gánh nặng cho nhân viên và đạt được sự giám sát chi phí mạnh mẽ hơn, các công ty thường chọn cách tập trung vào việc đặt chỗ du lịch của họ. Bạn có hai lựa chọn cho việc này - mang nó trong nhà hoặc sử dụng một công ty du lịch kinh doanh.

Có một hoặc hai người trong nhà sắp xếp tất cả vé máy bay, khách sạn và xe cho thuê sẽ giữ mọi thứ dưới sự giám sát chặt chẽ của người quản lý. Nếu điều đó quá nặng nề hoặc sử dụng không tốt thời gian của nhân viên, có những công ty du lịch chuyên giúp các công ty tìm những giao dịch tốt nhất cho chuyến công tác của họ. Trước khi mua hàng, cơ quan gửi email cho người quản lý thích hợp để ủy quyền. Trong một số trường hợp, các công ty sẽ làm tốt hơn dựa vào chuyên môn săn lùng mặc cả của các chuyên gia.