Các loại tài liệu kinh doanh khác nhau là gì?

Một chủ doanh nghiệp mới tung hứng nhiều nhiệm vụ, bao gồm bảo trì các tài liệu và báo cáo. Chủ sở hữu nên tạo một hệ thống lưu trữ ngay từ đầu để thu thập dữ liệu chính xác và duy trì hồ sơ thích hợp.

Tài liệu tạo doanh nghiệp

Khi bạn bắt đầu kinh doanh, bạn sẽ cần phải hoàn thành một số tài liệu, bao gồm:

Các bài viết của Tổ chức hoặc Tổ chức: Mọi công ty cần phải đăng ký tại tiểu bang nơi nó hoạt động. Bộ trưởng ngoại giao thường đăng ký kinh doanh.

Nếu đăng ký như một công ty, các doanh nghiệp tập tin bài viết của công ty. Một công ty trách nhiệm hữu hạn (LLC) nộp các bài báo của tổ chức. Thủ tục giấy tờ bao gồm biên bản ban đầu, đặt tên cho cán bộ và chứng chỉ cổ đông. Các thực thể kinh doanh khác có yêu cầu khác nhau.

Số nhận dạng người sử dụng lao động của IRS: Chủ doanh nghiệp có được mã số thuế kinh doanh được gọi là Số nhận dạng người sử dụng lao động (EIN). Con số này giữ tài chính cá nhân và doanh nghiệp tách biệt và cho phép bạn mở tài khoản ngân hàng, thẻ tín dụng và các tài khoản tài chính khác dưới tên doanh nghiệp của bạn.

Đăng ký EIN trực tuyến tại trang web của IRS hoặc điền vào Mẫu SS-4 và fax hoặc gửi thư. IRS gửi Mẫu CP 575 bằng EIN. Giữ mẫu này với hồ sơ công ty.

Số thuế và giấy phép của tiểu bang : Mỗi tiểu bang và mỗi ngành kinh doanh đều có những yêu cầu khác nhau khi nói đến mã số thuế nhà nước, đăng ký thuế nhượng quyền và giấy phép. Chuyển đến hội đồng thuế nhượng quyền thương mại tiểu bang hoặc trang web văn phòng của người kiểm soát để xem những gì được yêu cầu trong tiểu bang của bạn.

Đăng ký đúng doanh nghiệp của bạn là bước một trong việc xây dựng một công ty. Hãy chắc chắn rằng bạn bao gồm tất cả các yêu cầu của tiểu bang, liên bang và quận.

Báo cáo tài chính hàng năm

Báo cáo hàng năm cho một công ty chi tiết về sức khỏe tài chính của một công ty. Nó thường bao gồm ba tài liệu: báo cáo thu nhập, bảng cân đối và báo cáo lưu chuyển tiền tệ.

• Báo cáo thu nhập: Báo cáo thu nhập xem xét lợi nhuận và thua lỗ chung của một công ty. Một báo cáo thu nhập cơ bản lấy doanh thu và trừ chi phí để hiển thị lãi hoặc lỗ ròng. Các báo cáo có thể đi vào chi tiết hơn bằng cách trừ chi phí hàng hóa khỏi tổng doanh thu để tạo ra lợi nhuận gộp. Từ đó, các chi phí khác cho bán hàng, tiếp thị và vận hành được trừ đi để có được lợi nhuận ròng.

• Bảng cân đối kế toán : Tài khoản cho tài sản và nợ phải trả. Nó có thể giống như một sổ cái với các tài sản ở bên trái và các khoản nợ ở bên phải. Như tên cho thấy, tài sản và nợ phải cân đối.

• Báo cáo lưu chuyển tiền tệ: Tài khoản cho tất cả tiền mặt vào công ty. Phá vỡ dòng vốn vào các danh mục như hoạt động, đầu tư và tài chính. Tuyên bố cho phép các doanh nghiệp đánh giá tăng trưởng trong tương lai và khả năng thanh toán các khoản nợ.

Các tài liệu này có liên quan đến nhau và sử dụng cùng một bộ dữ liệu, ngoại suy nó theo các cách khác nhau để minh họa sức khỏe tài chính của công ty. Phần lớn thông tin này cũng được sử dụng với hồ sơ thuế và quan hệ nhà đầu tư.

Tuân thủ và quy định

Các loại công ty và ngành công nghiệp khác nhau có yêu cầu giấy tờ khác nhau. Các doanh nghiệp có nhân viên phải duy trì dữ liệu bảng lương và các mẫu xác minh nhận dạng thuế, chẳng hạn như W-9.

Các hình thức phản ánh việc tuân thủ đào tạo thông tin bảo mật và đào tạo đa dạng nên được ký bởi nhân viên và được giữ lại trong các tệp nhân sự.

Cố vấn về tiền lương của bạn, cùng với văn phòng Quản trị doanh nghiệp nhỏ tại địa phương, có thể giúp bạn xác định những tài liệu nào là bắt buộc cho ngành và tiểu bang của bạn.