Fax Vs. Bảo mật email

Bất chấp sự gia tăng của email và di chuyển đến văn phòng không giấy tờ, fax vẫn là một vật cố định, với hơn 100 tỷ fax vẫn được gửi trên toàn thế giới hàng năm, một con số từ Davidson Consulting được báo cáo bởi Sagem-Interstar, một công ty phần mềm fax IP. Khi mối lo ngại gia tăng xung quanh các vấn đề bảo mật email như mã độc, lừa đảo và đánh cắp mật khẩu, gửi dữ liệu nhạy cảm qua fax có thể trông giống như một tùy chọn an toàn hơn, nhưng điều này có thể không xảy ra.

E-mail

Email đã trở thành phương tiện chính để gửi tài liệu điện tử. Email có thể được sử dụng để gửi cả văn bản và hình ảnh, được chuyển đổi sang định dạng kỹ thuật số và được gửi qua Internet. Tin nhắn ngắn có thể được gửi trong phần thân của thư trong khi các tài liệu lớn hơn có thể được gửi dưới dạng tệp đính kèm. Email nhanh chóng và thuận tiện nhưng có một số nhược điểm nhất định, chẳng hạn như tính phù du của nó và thực tế là nó không ràng buộc về mặt pháp lý.

Số fax

Trước khi email trở nên phổ biến, fax là phương tiện chính để gửi tài liệu nhanh chóng giữa hai địa điểm xa. Trong fax, hình ảnh và văn bản được đọc ở một đầu và được chia thành một bộ sưu tập 1'and 0 '. Thông tin nhị phân này sau đó được gửi qua mạng điện thoại đến một máy fax khác, giải mã dữ liệu và in ra một bản sao của hình ảnh gốc. Hầu như tất cả các máy fax đều có chung một giao thức, được gọi là G3, hướng dẫn chúng cách xử lý dữ liệu hình ảnh được gửi giữa chúng. Fax tương đối nhanh và các tài liệu được gửi bằng fax có lợi thế là ràng buộc cho các mục đích pháp lý. Fax có nhược điểm là mất dữ liệu và máy fax yêu cầu các vật tư tiêu hao như giấy và mực để hoạt động.

Vấn đề bảo mật email

Email dễ bị chặn bởi những người nhận trái phép, những người nhận được một bản sao bị lỗi hoặc những người cố tình truy cập vào tài khoản email của người khác. Tội phạm có thể lây nhiễm hệ thống máy tính bằng phần mềm độc hại có thể đánh cắp mật khẩu và thông tin đăng nhập hoặc cho phép truy cập vào toàn bộ hệ thống máy tính, cho phép đọc email. Email cũng có thể được sử dụng để gửi phần mềm độc hại, sau đó có thể lây nhiễm vào hệ thống máy tính của người nhận, gây ra sự cố bảo mật và mất dữ liệu. Email có thể được sử dụng để phân phối thư rác, thư rác thương mại gây lãng phí thời gian và tài nguyên, làm gián đoạn việc sử dụng email thông thường. Email có thể được sử dụng để lừa đảo - các email lừa đảo dường như đến từ ngân hàng hoặc người gửi hợp pháp khác và cố lừa người nhận từ bỏ thông tin nhạy cảm như thông tin đăng nhập an toàn.

Bảo mật Fax

Bởi vì tất cả các bản fax sử dụng cùng một giao thức, một bản fax được gửi từ một máy có thể được nhận và in bằng bất kỳ bản fax nào khác, bất kể nó có thuộc về người nhận dự định hay không. Vì thông tin fax được gửi qua mạng điện thoại, về mặt lý thuyết có thể ai đó có quyền truy cập trái phép vào mạng có thể chặn thông tin. Bởi vì fax là một tài liệu vật lý, nó có thể rơi vào tay kẻ xấu. Ví dụ: nếu máy fax được đặt trong một văn phòng dùng chung hoặc khu vực chung khác, những người khác ngoài người nhận dự định có thể thu thập fax hoặc một số trang của nó.

Bảo mật tổng thể

Mặc dù email đặt ra một số lo ngại về bảo mật, bạn có thể giảm thiểu những điều này bằng cách thực hiện các biện pháp bảo mật tốt như bảo mật mật khẩu, sử dụng tường lửa và phần mềm chống phần mềm độc hại trên hệ thống máy tính và đảm bảo rằng email chỉ được gửi đến địa chỉ của người nhận. Fax kém an toàn theo một số cách nhưng khó nhắm mục tiêu ở khoảng cách xa. Nếu fax được gửi bằng điện thoại Internet, nó có khả năng dễ bị rủi ro bảo mật máy tính tương tự như một email. Bảo mật fax tốt liên quan đến việc đảm bảo rằng người gửi có số fax phù hợp, đảm bảo rằng thông tin nhạy cảm không được gửi đến fax ở khu vực công cộng và đảm bảo tất cả các trang được nhận và đối chiếu trước khi rời khỏi máy fax.