Làm thế nào để viết một điều lệ dự án quản lý quy trình kinh doanh

Một doanh nghiệp nhỏ dựa vào một luồng hoạt động cụ thể có thể vượt qua các ranh giới của các bộ phận để đạt được các mục tiêu kinh doanh của công ty. Chuỗi các hoạt động phối hợp này, được thực hiện bởi con người, hệ thống và máy móc, được gọi là một quy trình kinh doanh. Quản lý quy trình kinh doanh (BPM) là một phương pháp được sử dụng bởi các chủ doanh nghiệp nhỏ để sửa đổi hoặc chuẩn hóa một quy trình để tăng cường đóng góp của nó cho các mục tiêu tài chính và hoạt động của một công ty. Ví dụ, một dự án BPM có thể tìm cách tiêu chuẩn hóa các hoạt động kinh doanh để giảm chi phí hoặc tăng hiệu quả sản xuất. Bất kể mục tiêu của dự án là gì, một điều lệ dự án BPM phục vụ để chứng minh sự tồn tại của dự án và hỗ trợ tài chính của dự án. Để làm như vậy, điều lệ dự án ghi lại vấn đề quy trình cần giải quyết, mục tiêu và phạm vi dự án, vai trò và trách nhiệm của nhóm. Cũng bao gồm các sản phẩm cuối cùng của dự án, dòng thời gian, ngân sách và thông tin bổ sung bao gồm các giả định và rủi ro dự án.

1.

Xem xét các yếu tố chính của đề xuất dự án BPM để đưa vào điều lệ dự án. Một dự án được một nhà tài trợ dự án và một ban đánh giá dự án trao cho một ánh sáng màu xanh lá cây trên cơ sở thông tin trong một đề xuất dự án, như mục tiêu, phạm vi và ngân sách dự án. Do đó, việc đưa các yếu tố này của đề xuất vào điều lệ dự án cho phép các hoạt động, nguồn lực và hiệu suất của dự án được đo lường dựa trên kết quả dự kiến ​​đã được phê duyệt như được đề cập trong đề xuất.

2.

Mô tả một cách chung chung quy trình kinh doanh được đánh giá và tiêu chuẩn hóa và lợi ích cho nhà tài trợ dự án khi làm như vậy. Cũng tham khảo ý nghĩa tài chính hoặc hoạt động của trạng thái quy trình hiện tại, dẫn đến dự án BPM. Chẳng hạn, các thành viên trong nhóm Project Project sẽ quan sát quá trình xử lý đơn đặt hàng để xác định các hoạt động riêng lẻ hiện đang tạo ra quy trình này và các thách thức đặt ra cho quy trình này, điều này sẽ gợi ý các cách xử lý để đạt được hiệu quả hoạt động và tài chính. Dự án này phản ánh mục tiêu chiến lược của tập đoàn là tăng hiệu quả và giảm chi phí xử lý đơn đặt hàng. Hãy chính xác trong việc nêu rõ các mục tiêu trong điều lệ sẽ đóng vai trò là nhiệm vụ biện minh cho các hoạt động của dự án theo sự chấp thuận của ban chỉ đạo và các bên liên quan của dự án .

3.

Lấy phạm vi dự án BPM từ đề xuất dự án và ghi lại trong điều lệ dự án. Phạm vi dự án đề cập đến công việc sẽ được thực hiện bởi nhóm dự án và xác định ranh giới của dự án và các chức năng kinh doanh mà nó bao gồm. Ví dụ, các lĩnh vực chức năng cụ thể như nhập đơn hàng được đề cập, như là các yêu cầu thực hiện giải pháp có thể như đào tạo nhân sự. Ngoài ra, việc sửa đổi hệ thống máy tính, thay đổi quy trình nội bộ và yêu cầu của phương pháp dự án sẽ được thảo luận. Cơ chế được sử dụng để sửa đổi phạm vi dự án cũng được ghi lại.

4.

Xác định nhà tài trợ dự án BPM, người quản lý, thành viên nhóm và các bên liên quan. Tài liệu về vai trò dự án của các thành viên trong nhóm và mô tả ảnh hưởng của mỗi bên liên quan đến cả hoạt động của dự án và kết quả của dự án. Ví dụ, người tham gia dự án này sẽ là nhân viên tạo đơn hàng, kiểm tra tính sẵn có của sản phẩm, lên lịch đặt hàng, tạo yêu cầu của khách hàng, duy trì các điều kiện về giá, thực hiện kiểm tra tín dụng, gửi xác nhận đơn hàng đến khách hàng và theo dõi tình trạng của đơn hàng.

5.

Xây dựng một mốc thời gian tham khảo các hoạt động của dự án BPM, ngày bắt đầu dự án, ngày bắt đầu và ngày kết thúc của các hoạt động dự án riêng lẻ và thời hạn cho cả việc hoàn thành toàn bộ dự án và trình bày kết quả của nó. Mỗi bước dự án nên tham khảo nhóm chịu trách nhiệm hoàn thành bước này. Xác định các hoạt động trực tiếp theo nhau từ khi bắt đầu dự án đến khi kết thúc. Việc không hoàn thành các hoạt động này theo lịch trình sẽ tác động tiêu cực đến tiến độ dự án chung.

6.

Thiết lập sản phẩm công việc dự án BPM - dự án "phân phối" - cho dự án BPM. Mô tả mỗi giao hàng và thảo luận về cách nó sẽ được chuẩn bị và trình bày. Ví dụ, một đặc tả chương trình phần mềm là một bản phân phối có thể được trình bày trong tài liệu Word hoặc trong sơ đồ Visio.

7.

Tạo ngân sách chi phí dự án BPM chi tiết trên cơ sở ngân sách đề xuất dự án. Ước tính cả chi phí ngắn hạn và dài hạn của dự án, bao gồm chi phí vốn, dịch vụ chuyên nghiệp và chi phí hoạt động liên tục. Dữ liệu ngân sách là một yếu tố quan trọng của điều lệ dự án, sẽ được đệ trình lên ban chỉ đạo và các bên liên quan của dự án để phê duyệt.

số 8.

Ghi lại thông tin bổ sung có tác động đến dự án BPM. Ví dụ, ghi lại các sự kiện bên ngoài không chịu sự kiểm soát của dự án BPM và ảnh hưởng đến sự thành công có thể xảy ra của dự án. Cũng mô tả các rủi ro, chẳng hạn như một cuộc đình công của công đoàn sắp xảy ra, có thể ảnh hưởng đến phạm vi, dòng thời gian, ngân sách hoặc các yếu tố khác của điều lệ dự án. Thảo luận về những hạn chế về nguồn lực, chẳng hạn như sự hạn chế của nhân viên có kinh nghiệm và được đào tạo. Cũng ghi lại một kế hoạch dự phòng để chống lại những trở ngại dự đoán hoặc những hạn chế về tiền tệ, con người hoặc hệ thống.

Những điều cần thiết

• Tuyên bố sứ mệnh
• Đề xuất dự án
• Sơ đồ tổ chức

Lời khuyên

• Trình bày điều lệ dự án cho từng thành viên trong nhóm.
• Sử dụng dòng thời gian của dự án để nhắc nhở các thành viên trong nhóm về các mục tiêu và ghi nhận những thành tựu trước đó.
• Thúc đẩy các thành viên trong nhóm với lễ kỷ niệm tạm thời.