Cách viết một đề xuất thay đổi cấu trúc của một bộ

Các đề xuất kinh doanh thường bao gồm một bản tóm tắt điều hành, giới thiệu, mô tả mở rộng về cơ sở để thay đổi, lịch trình chi phí và sản phẩm giao. Với một chút tinh chỉnh, định dạng này cũng hoạt động tốt cho một đề xuất thay đổi cấu trúc của một bộ phận. Đề xuất của bạn cho kịch bản này cũng nên bao gồm sự chú ý đến lập kế hoạch lực lượng lao động và chiến lược nhân sự. Soạn thảo một đề xuất được xây dựng tốt đòi hỏi phải có một phân tích và tính toán chi tiết để có sự biện minh đầy đủ.

Dự thảo giới thiệu về đề xuất của bạn. Nêu vị trí, vai trò của bộ phận và mục đích đề xuất của bạn, cũng như ngày hiệu quả cho các ý tưởng đề xuất. Giữ phần giới thiệu của bạn ngắn gọn - không quá hai đoạn.

Mô tả cấu trúc bộ phận hiện tại của bạn. Xác định lãnh đạo phòng ban, bao gồm các nhà quản lý, giám sát viên và trưởng nhóm. Cho biết có bao nhiêu nhân viên báo cáo cho từng người trong nhóm lãnh đạo và cơ cấu báo cáo. Minh họa cấu trúc hiện tại của bộ phận của bạn bằng cách sử dụng một mô tả bằng văn bản cũng như một sơ đồ tổ chức để so sánh trực quan. Sử dụng một đến hai trang cho phần này trong đề xuất của bạn.

So sánh cấu trúc hiện tại của bộ phận của bạn trong mối quan hệ với tổ chức tổng thể. Ví dụ, nếu cấu trúc phòng ban của bạn khác với các cấu trúc phòng ban khác, hãy chỉ ra điều đó và giải thích tại sao nếu bạn biết lịch sử về cách thức cấu trúc phòng ban đạt được. Mô tả các mối quan hệ liên ngành bạn có. Ví dụ, đối với các bộ phận bán hàng, giải thích cách bạn làm việc chặt chẽ với bộ phận vận chuyển và chất lượng mối quan hệ làm việc giữa các nhân viên từ cả hai bộ phận. Lặp lại phân tích này cho từng bộ phận mà bạn có sự tương tác thường xuyên, dành không quá một trang đầy đủ để so sánh mỗi hai bộ phận.

Liệt kê các cấu trúc bộ phận thay thế được coi là khả thi. Mô tả mỗi trang - khoảng một trang cho mỗi cấu trúc khác nhau - giải thích cách các mối quan hệ báo cáo sẽ thay đổi, số lượng nhân viên trong từng khu vực của bộ phận và cách nhiệm vụ của nhân viên có thể thay đổi dựa trên cấu trúc thay thế. Chẳng hạn, giả sử bạn hiện có sáu khu vực khác nhau trong bộ phận của mình và bạn đã xem xét kết hợp các khu vực để tạo ra chỉ ba khu vực riêng biệt. Giải thích cấu trúc đó trông như thế nào: có bao nhiêu nhân viên làm việc trong ba lĩnh vực và cách các mối quan hệ báo cáo thay đổi dựa trên ít lĩnh vực mà giám sát viên sẽ có thẩm quyền.

Viết một phân tích cho từng cấu trúc thay thế. Cân nhắc những ưu và nhược điểm cho từng phương án. Mô tả hiệu quả của bộ phận và năng suất sẽ thay đổi như thế nào. Bao gồm những thay đổi lực lượng lao động cần thiết để tạo điều kiện cho mỗi tái cấu trúc thay thế.

Ước tính chi phí cho mỗi cấu trúc thay thế ngay từ đầu, bao gồm chi phí tổ chức lại đến chi phí để duy trì cấu trúc mới. Tính toán lợi tức đầu tư trong chi phí ban đầu để tổ chức lại và hiển thị tiết kiệm của bộ phận để duy trì cấu trúc mới. Nếu đề xuất sắp xếp lại của bạn không dựa trên chi phí, hãy chứng minh giá trị của việc sắp xếp lại và cách nó mang lại lợi ích cho toàn bộ công ty.

Đảm bảo khung thời gian và ước tính của bạn dựa trên năm tài chính và lịch trình hàng quý của công ty. Phần đề xuất này của bạn có thể cần phải là một trang cho mỗi phân tích cấu trúc thay thế.

Hoàn thành đề xuất của bạn. Kiểm tra kỹ các tính toán của bạn và thông tin trong đánh giá của bạn về lợi ích của việc tái cấu trúc bộ phận. Chuẩn bị một bản tóm tắt điều hành như một trang bìa cho đề xuất kinh doanh. Một bản tóm tắt điều hành, trong đó có những điểm nổi bật và những điểm chính của những thay đổi được đề xuất của bạn, không nên nhiều hơn một trang đầy đủ.