Hiểu về tình trạng thiếu tiền mặt & bảo hiểm trong báo cáo thu nhập

Bạn phải theo dõi xử lý tiền mặt cho doanh nghiệp nhỏ của bạn. Lý tưởng nhất là bạn muốn báo cáo thu nhập của mình thể hiện mối tương quan 100 phần trăm giữa các khoản thu tiền mặt dự kiến ​​và tiền mặt thực tế, nhưng điều này không phải lúc nào cũng xảy ra. Khi bạn gặp phải tình trạng thiếu tiền mặt hoặc thừa, bạn cần hiểu nguồn gốc của sự khác biệt. Bạn sẽ báo cáo những điều này trên báo cáo thu nhập của mình dựa trên một tài khoản đặc biệt được tạo để theo dõi các vấn đề tiền mặt.

Tài khoản rút tiền mặt ngắn hạn

Tạo một tài khoản có tiêu đề ngắn gọn và rút tiền. Từ tài khoản này sẽ chỉ ra bất kỳ sự khác biệt nào về tiền mặt cho kỳ kế toán. Báo cáo thu nhập của bạn nên bao gồm tài khoản này và số dư.

Xử lý tiền mặt

Bạn có thể bắt đầu hiểu lý do chênh lệch tiền mặt trên báo cáo thu nhập của mình bằng cách kiểm tra xử lý tiền mặt trong doanh nghiệp của bạn. Nếu số tiền nhỏ, bạn có thể có một nhân viên thu ngân hoặc người xử lý tiền mặt, người chỉ đơn giản là mắc lỗi. Một nhân viên không trung thực cũng có thể lấy một lượng nhỏ để bù đắp sự thiếu hụt bằng cách khiến chúng trông giống như lỗi. Thắt chặt kiểm soát xử lý tiền mặt của bạn tại điểm mua và đào tạo lại bất kỳ nhân viên nào có vấn đề xử lý tiền mặt mãn tính.

Giảm giá không báo cáo

Bạn có thể gặp phải sự chênh lệch tiền mặt trên báo cáo thu nhập của mình vì một nhân viên đã giảm giá mà không ghi chép lại. Bạn sẽ hiển thị số tiền thanh toán dự kiến ​​cho một sản phẩm nhưng sẽ mất ít hơn số tiền đó. Đảm bảo tất cả các khoản giảm giá đều được ủy quyền bởi ban quản lý và được nhân viên cấp chứng từ giảm giá, để bạn có thể cân đối tài khoản Tiền mặt ngắn hạn và tài khoản của mình.

Phụ phí không báo cáo

Bạn sẽ gặp phải tình trạng thừa tiền mặt nếu khách hàng bị tính phí cho một dịch vụ hoặc sản phẩm bổ sung và nhân viên đã không báo cáo. Kỳ vọng tiền mặt của bạn được gắn với doanh số và nếu khách hàng thực sự trả nhiều hơn phiếu bán hàng hoặc hóa đơn cho biết, bạn sẽ có nhiều tiền mặt hơn so với dự đoán tài liệu của bạn. Hãy chắc chắn rằng tất cả các giao dịch được ghi lại.

Hóa đơn chưa thanh toán

Nếu bạn nhận được một hóa đơn được đánh dấu là đã trả tiền và tiền thực sự không được thu, bạn sẽ thấy sự khác biệt về tiền mặt. Đây là một lỗi kế toán và bạn nên thực thi các kiểm soát tiền mặt để đảm bảo rằng các bộ sưu tập chỉ được tính khi thực sự nhận được thanh toán.

Hoàn lại tiền khi mua tín dụng

Nếu bạn gia hạn tín dụng cho khách hàng, nhân viên phải biết cách hoàn lại tiền hoặc hoàn lại một phần. Nếu một nhân viên trả lại tiền mặt sau khi khách hàng đã mua tín dụng, bạn sẽ gặp phải tình trạng thiếu tiền mặt.

Kiểm tra xấu

Kiểm tra xấu nên được đưa ra khỏi biên lai tiền mặt của bạn. Nếu một nhân viên không làm như vậy, bạn sẽ hiển thị ít tiền hơn hồ sơ của bạn cho thấy bạn nên có. Điều này xảy ra bởi vì séc ban đầu được tính vào một khoản ký gửi, nhưng séc trả lại không được trừ vào biên lai tiền mặt.