Một doanh nghiệp nhỏ cần có những hình thức nào cho nhân viên của họ?

Các doanh nghiệp được pháp luật yêu cầu nộp các mẫu đơn nhất định cho tất cả nhân viên của họ. Chúng bao gồm các biểu mẫu được ủy quyền bởi Dịch vụ doanh thu nội bộ và văn phòng nhập cư Hoa Kỳ: mẫu Xác minh đủ điều kiện tuyển dụng hoặc Mẫu I-9; Báo cáo tiền lương và thuế W-2; và Giấy chứng nhận khấu trừ nhân viên liên bang, hoặc Mẫu W-4. Các tiểu bang cũng yêu cầu nhân viên điền vào các biểu mẫu, mặc dù các biểu mẫu này khác nhau tùy theo từng tiểu bang.

I-9

Văn phòng Dịch vụ Di trú và Nhập tịch Hoa Kỳ giám sát tư cách của nhân viên trên toàn quốc. Cơ quan liên bang này có thẩm quyền kiểm toán hồ sơ công ty để đảm bảo rằng Mẫu I-9, Xác minh đủ điều kiện tuyển dụng, được hoàn thành cho mỗi nhân viên và tất cả nhân viên đều có quyền hợp pháp làm việc tại Hoa Kỳ. Quy định nhập cư yêu cầu người sử dụng lao động xác minh đủ điều kiện trong vòng ba ngày kể từ ngày tuyển dụng. Các doanh nghiệp nên giữ các mẫu I-9 trong tối thiểu ba năm sau khi tuyển dụng. Nếu một nhân viên rời khỏi nơi làm việc, bất kể trong hoàn cảnh nào, chủ doanh nghiệp nên giữ lại mẫu I-9 trong ít nhất một năm.

W-2

Đối với mỗi nhân viên được bồi thường, các quy định của liên bang yêu cầu Mẫu W-2, Tiền lương và Báo cáo thuế, phải được hoàn thành hàng năm và gửi đến Cơ quan An sinh Xã hội. Chủ doanh nghiệp cũng phải cung cấp cho mỗi nhân viên một bản sao của W-2 cho các mục đích thuế riêng lẻ. Mẫu này chi tiết tiền lương và tiền lương trả cho năm dương lịch trước. Nó sẽ được gửi cho nhân viên trước ngày 31 tháng 1 và tới Cơ quan An sinh Xã hội (SSA) không muộn hơn ngày 1 tháng 4 nếu nộp đơn điện tử. Các mẫu giấy nên được gửi đến SSA vào cuối tháng Hai.

W-4

Khi một nhân viên mới được thuê, cô ấy thường được yêu cầu hoàn thành Chứng nhận trợ cấp giữ lại, được gọi là mẫu W-4. Biểu mẫu này cung cấp cho doanh nghiệp thông tin cần thiết để giữ lại số thuế thích hợp, dựa trên số lượng phụ cấp và tình trạng nộp đơn mà nhân viên dự định yêu cầu cho các mục đích thuế thu nhập liên bang. Theo hướng dẫn của IRS, việc giữ lại phải bắt đầu bằng tiền lương đầu tiên.

Yêu cầu nhà nước

Các quy định của IRS yêu cầu các doanh nghiệp duy trì hồ sơ thuế việc làm trong tối thiểu bốn năm. Các hình thức thuế việc làm của tiểu bang liên quan đến khấu trừ thay đổi tùy theo thẩm quyền. Kiểm tra với bộ phận doanh thu của tiểu bang của bạn để tìm hiểu quy trình và biểu mẫu phù hợp cần thiết để đáp ứng luật pháp của khu vực tài phán.