Danh sách kiểm tra hồ sơ nhân viên

Một trong những chức năng quan trọng nhất của bộ phận nhân sự là lưu trữ hồ sơ, bao gồm các tệp việc làm, các tệp quản lý lợi ích và an toàn, hồ sơ đào tạo và phát triển. Các tập tin nhân viên chứa một hồ sơ của mọi hành động việc làm. Tập tin việc làm, thường được gọi là tập tin nhân sự, đòi hỏi các biện pháp chính xác, chính xác để đảm bảo các tập tin chính xác, đầy đủ và cập nhật. Trong nhiều tổ chức, có hai loại tệp việc làm. Bộ phận nhân sự duy trì một tập tin cho mỗi nhân viên. Bộ phận này cũng duy trì những gì được gọi là tập tin giám sát của bộ phận trực tuyến và bộ phận của bộ phận phòng cấp cứu. Tệp này thường chỉ chứa thông tin liên quan đến sự tham dự, hiệu suất và liên hệ khẩn cấp của nhân viên.

Lưu giữ hồ sơ nhân viên

Hồ sơ nhân sự được bảo mật với quyền truy cập chỉ được cấp cho một số cá nhân trong bộ phận nhân sự. Một yếu tố quan trọng của đào tạo nguồn nhân lực là tính bảo mật của các tệp nhân viên và hậu quả cho bất kỳ vi phạm bí mật nào. Theo Ủy ban cơ hội việc làm bình đẳng của Hoa Kỳ, hồ sơ của nhân viên phải được duy trì trong một năm sau ngày chấm dứt của nhân viên. Hơn nữa, hồ sơ nhân viên liên quan đến tiền lương, tăng công đức, thăng chức và các hành động việc làm liên quan phải được lưu giữ đến ba năm, theo Đạo luật Tiêu chuẩn Lao động Công bằng và Đạo luật Phân biệt Tuổi tác trong Đạo luật Việc làm. Luôn luôn kiểm tra với các quy định nhà nước của bạn quản lý việc lưu giữ hồ sơ việc làm. Ví dụ, luật Texas liên quan đến việc giữ chân là bốn năm trong các vấn đề liên quan đến gian lận của nhân viên hoặc vi phạm tính bảo mật.

Phòng nhân sự Nội dung hồ sơ nhân viên

Các tài liệu ban đầu đi vào một tệp nhân viên là đơn xin việc làm, và bất kỳ ghi chú nào liên quan đến quá trình lựa chọn và các cuộc phỏng vấn. Khi ứng viên đã chấp nhận lời mời làm việc, cô ấy phải chứng minh đủ điều kiện làm việc tại Hoa Kỳ Tùy thuộc vào hoàn cảnh của nhân viên, tài liệu này có thể bao gồm giấy tờ tùy thân, như giấy khai sinh, thẻ An sinh xã hội, giấy phép lái xe, hộ chiếu hoặc giấy tờ visa làm việc có được từ Dịch vụ Di trú và Nhập tịch Hoa Kỳ.

Các tài liệu liên quan đến điều tra lý lịch và các thỏa thuận đã ký liên quan đến công bố và bảo mật của công ty có trong hồ sơ việc làm. Xác nhận đã ký để nhận sổ tay cũng là một phần trong hồ sơ của nhân viên.

Hồ sơ việc làm cũng nên có các nội dung sau: tài liệu liên quan đến các hành động kỷ luật, khen thưởng, đánh giá hiệu suất, tăng lương, thưởng, tham dự, thăng chức, giảm lương, chuyển nhượng và thông tin liên lạc khẩn cấp.

Tập tin nhân viên được bảo vệ bởi HIPAA

Một tệp nhân viên riêng biệt chỉ có thể được truy cập đối với các cá nhân được chỉ định trong bộ phận nhân sự Tệp riêng biệt này chứa tất cả thông tin liên quan đến kiểm tra y tế, lựa chọn bảo hiểm y tế, tuyên bố khuyết tật và vấn đề bồi thường của công nhân. Theo Đạo luật Trách nhiệm và Khả năng Giải quyết Bảo hiểm Y tế (HIPAA), bắt buộc tất cả các tài liệu y tế phải được duy trì bởi phần lợi ích. Nói chung, đó là một người quản lý lợi ích được chứng nhận là nhân viên HIPAA phụ trách các hồ sơ bí mật này.