Nhiệm vụ của một Chủ tịch trong Tổ chức Tình nguyện là gì?

Thuật ngữ "tổ chức tự nguyện" có thể đề cập đến một loạt các cấu trúc tổ chức chính thức và không chính thức. Một số là cấu trúc phi lợi nhuận, trong khi những người khác là tổ chức từ thiện với sứ mệnh phục vụ. Có những tổ chức tự nguyện không chính thức khác như các câu lạc bộ địa phương mà mọi người đang tự nguyện tham gia vì một mục tiêu chung, nguyên nhân hoặc cách suy nghĩ. Hầu hết các tổ chức, ngay cả những tổ chức không chính thức, có một số cấu trúc để giữ cho tổ chức hoạt động theo mục tiêu của mình và ngăn chặn sự hỗn loạn khi giao nhiệm vụ. Nhiệm vụ chủ tịch xoay quanh vai trò lãnh đạo bên trong và bên ngoài. Các tổ chức có thể xác định nhiệm vụ của một chủ tịch dựa trên quy mô, nhu cầu và mức độ kinh nghiệm của tình nguyện viên trong tổ chức.

Cơ cấu tổ chức tự nguyện

Một tổ chức tự nguyện thường là một tổ chức doanh nghiệp được IRS công nhận có một số mức miễn thuế. Thuật ngữ này tạo ra suy nghĩ của các tổ chức phi lợi nhuận như tổ chức từ thiện, nhưng không phải mọi tổ chức tự nguyện là một tổ chức từ thiện. Tất nhiên, các tổ chức từ thiện nổi tiếng như The March of Dimes hay Susan B Komen Foundation là những tổ chức từ thiện gây quỹ nhận thức và tài trợ nghiên cứu. Họ được hưởng tình trạng miễn thuế IRS 501 (c) (3). Tuy nhiên, một hiệp hội chủ nhà, một xã hội huynh đệ hoặc hiệp hội thương mại cũng là các tổ chức được miễn trừ, theo các mã IRS 501 khác có sự tham gia tự nguyện. Các tổ chức khác này không hoàn thành một nhiệm vụ từ thiện mà thay vào đó là hoàn thành một mục đích tập thể thường vẫn là nội bộ của nhóm tự nguyện.

Để được công nhận là một tổ chức được miễn thuế, một nhóm tự nguyện phải thành lập một thực thể kinh doanh chính thức, lấy mã số thuế và xin miễn. Việc miễn trừ khỏi IRS yêu cầu một danh sách các thành viên hội đồng quản trị, lịch sử tài chính hiện tại hoặc ngân sách tài chính dự kiến và sử dụng vốn. Hội đồng quản trị phải có chủ tịch hoặc chủ tịch cũng như thủ quỹ và thư ký để được tuân thủ. Có những lúc trong các tổ chức mới hoặc rất nhỏ mà một người hoàn thành nhiều hơn một vai trò. Trong các tổ chức lớn hơn, các vai trò này và các vai trò khác như phó chủ tịch, phó chủ tịch, nghị sĩ, v.v., được lấp đầy bởi các tình nguyện viên được bầu bởi thành viên tập thể của tổ chức.

Nhiệm vụ của Chủ tịch Tóm tắt

Chủ tịch là nhân vật có thẩm quyền đứng đầu trong tổ chức. Không giống như một giám đốc làm việc để hoàn thành các phiếu bầu và thỏa thuận của hội đồng quản trị, chủ tịch có chức năng như một giám đốc điều hành của một công ty. Nhiệm vụ của khách hàng tiềm năng này có thể được nói chung hoặc cụ thể được nêu trong nội quy hoặc các điều khoản của công ty. Chủ tịch ngồi ở đầu các cuộc họp của hội đồng quản trị, thiết lập và điều hành chương trình nghị sự của cuộc họp để xem xét và phê duyệt chi tiêu ngân sách, nguồn thu và các nhu cầu và mối quan tâm của tổ chức. Ví dụ, chương trình họp của hội đồng quản trị có thể xem xét ngân sách cho năm tài chính tiếp theo để phê duyệt ngân sách, xác định xem các khoản phí thành viên hiện tại hoặc các nỗ lực gây quỹ có đáp ứng nhu cầu ngân sách hay không và đặt lịch hoạt động cho các sự kiện và gây quỹ mà tổ chức dự định thực hiện trong năm tới khoảng thời gian.

Bên ngoài các cuộc họp của ban giám đốc, chủ tịch có trách nhiệm giải quyết các hoạt động hàng ngày. Ông sẽ ủy thác các nhiệm vụ như đứng đầu một sự kiện, tổ chức một chiến dịch báo chí hoặc khảo sát tư cách thành viên. Ông cũng chịu trách nhiệm về sức khỏe tài chính của tổ chức, với sự hỗ trợ của thủ quỹ của tổ chức. Chủ tịch của các tổ chức nhỏ hơn có xu hướng là điểm thu thập các vấn đề, động não hoặc các vấn đề khác mà tư cách thành viên có và hướng tới các giải pháp, thỏa hiệp và đổi mới.

Chân đế tổ chức và nhiệm vụ

Thông thường, quy định của một tổ chức được tạo ra khi bắt đầu tổ chức. Tùy thuộc vào quy mô và kinh nghiệm của những người tạo ra quy định, chúng có thể không hoàn chỉnh hoặc là phiên bản hiện đại của những gì tổ chức cần để vận hành. Trong các tổ chức tự nguyện, thông thường, tùy thuộc vào người sáng lập tổ chức để tạo ra các nhiệm vụ của các thành viên hội đồng bao gồm cả nhiệm vụ của chủ tịch, hoặc nó tùy thuộc vào tư cách thành viên. Nếu quy định không yêu cầu tư cách thành viên để phê duyệt các thay đổi, thì điều này sẽ tùy thuộc vào quyết định của chủ tịch và ban giám đốc.

Một mẫu mô tả quy định chung cho nhiệm vụ của chủ tịch có thể bao gồm:

Vẫn là một thành viên tích cực của Hội đồng quản trị
Làm việc với Hội đồng để hoàn thành nhiệm vụ của tổ chức
Được điều hành bởi Hội đồng quản trị nhưng đóng vai trò là người lãnh đạo để thiết lập chính sách chung
Đặt chương trình họp Hội đồng và chủ trì các cuộc họp
Bổ nhiệm giám đốc ủy ban
Vấn đề hòa giải giữa các thành viên hội đồng quản trị và thành viên tổ chức
Đại diện cho tổ chức cho các bên ngoài một cách chuyên nghiệp
Hỗ trợ hội đồng quản trị trong việc thiết lập các ưu tiên và kế hoạch hành động
Tạo điều kiện hoạch định chiến lược với ban giám đốc
Giải quyết và thảo luận các vấn đề đối đầu với các thành viên Hội đồng quản trị và các bên liên quan
Đánh giá kết quả của tổ chức để đạt được mục tiêu và sứ mệnh của mình
Giám sát báo cáo tài chính và làm việc với các thành viên Hội đồng quản trị để tuân thủ
Thực hiện tất cả các trách nhiệm được chỉ định khác theo sự phân công và phê duyệt của Hội đồng quản trị

Danh sách này có thể dài hơn hoặc ngắn hơn, tùy thuộc vào ban giám đốc và quy định. Cũng có thể là các quy định được cập nhật để thay đổi các quy trình hoặc quy trình lỗi thời. Ví dụ, một quy trình cũ có thể chỉ yêu cầu một chữ ký khi kiểm tra đi khi tổ chức còn nhỏ và không được tài trợ tốt. Nếu tổ chức đã phát triển, các quy định có thể được sửa đổi để yêu cầu cả chữ ký của chủ tịch và thủ quỹ.

Duy trì tuân thủ thuế

Chỉ vì một tổ chức là tự nguyện và có lợi ích miễn thuế, không có nghĩa là nó có thể bỏ qua việc khai thuế. Báo cáo thuế cho IRS thấy tiền vào tổ chức như thế nào và cách tổ chức chi tiền. Tất nhiên, nếu một tổ chức đang quyên góp rất nhiều tiền và không chi tiêu cho nhiệm vụ của mình, IRS có thể kiểm toán hoặc thu hồi tình trạng phi lợi nhuận. Mọi tổ chức phi lợi nhuận đều có nghĩa là công khai thông tin nếu bất kỳ ai trong tư cách thành viên hoặc thậm chí công chúng rộng rãi yêu cầu xem hồ sơ tài chính của tổ chức, việc tuân thủ phải diễn ra trong vòng 30 ngày.

Tổ chức phải nộp tất cả các tờ khai thuế liên bang và tiểu bang thích hợp. Miễn là nó đang hoàn thành nhiệm vụ trái pháp luật của mình, có rất ít lo ngại về việc vi phạm các quy tắc miễn trừ phi lợi nhuận. Mặc dù một tổ chức tự nguyện thường không trả tiền cho người dân, nhưng nếu có nhân viên, điều này phải được tính vào thuế. Ngoài ra, tổ chức phải duy trì tài khoản thuế thất nghiệp và bảo hiểm bồi thường cho công nhân cho bất kỳ ai được coi là nhân viên.

IRS duy trì một cơ sở dữ liệu của tất cả các tổ chức và tổ chức được miễn thuế hiện tại đã mất tình trạng miễn thuế hoặc đang bị quản chế. Điều này từng được gọi là Chọn Kiểm tra, nhưng bây giờ được gọi đơn giản là Tìm kiếm Tổ chức Miễn thuế. Với tên của tổ chức hoặc mã số thuế, bất kỳ ai cũng có thể biết liệu một tổ chức có hiện hành với tình trạng của tổ chức đó không. Điều này rất quan trọng đối với các thành viên hoặc bên thứ ba muốn hợp tác với tổ chức và những người muốn đảm bảo mọi thứ được duy trì và hợp pháp.

Phẩm chất lãnh đạo: Tầm nhìn, Động lực, Cảm hứng

Mặc dù là một nhà lãnh đạo là một nhiệm vụ của chủ tịch, nhưng về bản chất nó cũng là bí truyền. Điều gì làm cho một nhà lãnh đạo tuyệt vời của một tổ chức tự nguyện. Nhiều phong cách lãnh đạo tồn tại và các loại tổ chức khác nhau được điều hành bởi các loại lãnh đạo khác nhau. Một tổ chức tự nguyện có lẽ sẽ không có nhiều người muốn giúp đỡ nếu chủ tịch độc đoán và điều hành nó như quân đội mà không lắng nghe hoặc đưa ra ngoại lệ cho bất kỳ cách làm nào. Thay vào đó, một tổ chức tự nguyện có xu hướng phát triển mạnh với các nhà lãnh đạo có tầm nhìn, người truyền cảm hứng cho những người trong hội đồng quản trị, trong tư cách thành viên và trên khắp cộng đồng để tham gia sứ mệnh và làm việc cùng nhau.

Một chủ tịch tự nguyện tuyệt vời có khả năng thể hiện rõ ràng nơi tổ chức sẽ đi và tại sao nó quan trọng cho sự thành công của các thành viên. Mọi người có động lực để tham gia, đến một công việc tuyệt vời và dành vô số thời gian cho các nhiệm vụ mà sẽ không có lợi ích cá nhân, chỉ có lợi ích tập thể. Anh ấy truyền cảm hứng và dẫn dắt bằng ví dụ bằng cách nỗ lực hoàn thành các nhiệm vụ tự nguyện của mình với sự siêng năng.

Ngoài ra, một nhà lãnh đạo tổ chức tự nguyện tuyệt vời có một khả năng kỳ lạ để nhận ra và khai thác tài năng. Anh ta có thể thấy những người trong tổ chức rất giỏi làm và giúp họ sử dụng các kỹ năng của họ vì lợi ích của nhóm. Anh ta cũng có thể tuyển dụng những người khác với niềm đam mê về tầm nhìn, mang đến những tình nguyện viên tài năng, những người có kinh nghiệm to lớn để sử dụng trong nhóm hoặc xây dựng một người tài năng trẻ hơn để vươn lên những cấp độ mới.

Khi một tổ chức tự nguyện được điều hành bởi một chủ tịch, người coi nhiệm vụ của mình là trách nhiệm đối với sự thành công của một điều gì đó lớn hơn chính mình, tổ chức này hoạt động giống như một nhóm. Mọi người tình nguyện trong tinh thần cao độ và đưa ra các cam kết về thời gian của họ vì họ biết rằng họ không đơn độc trong bức tranh lớn hơn về sứ mệnh và tầm nhìn của nhóm.

Một quan chức được bầu

Chủ tịch hội đồng quản trị không phải là chủ sở hữu của các tổ chức, ông cũng không phải là câu trả lời cuối cùng cho tất cả các vấn đề. Trên thực tế, một chủ tịch lạm dụng nhiệm vụ của mình hoặc không thúc đẩy tổ chức tiến lên có thể bị giải phóng khỏi hội đồng quản trị. Vào cuối ngày, chủ tịch làm việc cho các thành viên của nhóm và phải được sự chấp thuận của nó. Nếu các thành viên bỏ phiếu để loại bỏ chủ tịch hội đồng quản trị, hội đồng quản trị sẽ giải phóng chủ tịch và làm việc để thay thế ông.

Một chủ tịch có thể có một nhiệm kỳ hạn chế, có nghĩa là các quy định chỉ có thể cho phép một chủ tịch phục vụ trong hai năm liên tiếp. Việc bỏ phiếu có thể dẫn đến doanh thu của chủ tịch sau một năm, sau nhiệm kỳ hai năm hoặc giữa nhiệm kỳ vì một vụ bê bối hoặc vấn đề lớn Ví dụ, một chủ tịch có thể được thả ra khỏi hội đồng quản trị vì những hành động bất hợp pháp, chẳng hạn như tham ô tiền từ nhóm, quấy rối tình dục một ai đó trong hoặc ngoài nhóm và tạo ra bất kỳ hành động nào khác có thể ảnh hưởng tiêu cực đến tổ chức.

Mặc dù là chủ tịch của một tổ chức tự nguyện có thể là một vị trí mạnh mẽ để nắm giữ và thậm chí trở thành một mục hàng sơ yếu lý lịch chính cho nhiều người, cuối cùng nó là một đặc quyền. Dịch vụ là mục tiêu chính với niềm đam mê cho sự nghiệp và tạo ra sự khác biệt. Ngay cả một chủ tịch của một hiệp hội địa phương được thúc đẩy để đảm bảo các thành viên đang nhận được các nguồn lực và thông tin phù hợp để ngăn ngừa sự nhầm lẫn.

Tuyển dụng Chủ tịch

Một nhóm nhỏ, tự nguyện như một nhà thờ cộng đồng nhỏ có thể có một nhóm nhỏ những người có thời gian và khả năng phục vụ như một chủ tịch. Đó là một cam kết về thời gian và đòi hỏi chủ tịch phải thực hiện nhiều thành phần vô ơn trong việc điều hành một tổ chức tự nguyện. Các tổ chức lớn hơn có thể tìm đến các thành viên của họ hoặc bên ngoài tổ chức để tìm một ứng cử viên có thể điều khiển tổ chức theo hướng yêu cầu thành viên.

Nói chuyện với các ứng viên và hiểu được niềm đam mê của họ đối với tổ chức, cũng như suy nghĩ của họ về cách họ nhìn thấy tổ chức hoạt động hiện tại. Trong khi các thành viên hội đồng có thể thực hiện sàng lọc sơ bộ, hầu hết các tổ chức tự nguyện tổ chức các cuộc bầu cử chính thức. Chủ tịch và các ứng cử viên ban giám đốc khác nói chuyện với các thành viên về mục tiêu của họ cho nhóm và cách họ cảm thấy họ có thể tạo ra sự khác biệt. Các thành viên sau đó bỏ phiếu, và hội đồng quản trị sẽ phê chuẩn bỏ phiếu trong một cuộc họp hội đồng.