Cách sử dụng Outlook để tổ chức tốt hơn

Khi môi trường làm việc ngày nay trở nên ngày càng phức tạp và có nhịp độ nhanh, việc tổ chức thường xuyên có thể là một thách thức. Outlook là một phần của bộ phần mềm năng suất Microsoft Office và có thể được tìm thấy trong nhiều môi trường làm việc, từ giáo dục đến thế giới doanh nghiệp. Các tính năng của nó cho phép bạn hợp lý hóa các liên lạc và liên lạc điện tử của bạn. Với Outlook, bạn cũng có thể quản lý các hoạt động hàng ngày của mình và ủy thác các nhiệm vụ.

E-mail

Với Trình hướng dẫn quy tắc của Outlook, bạn có thể thiết lập các chức năng email tự động, tiết kiệm thời gian. Dựa trên các quy tắc bạn tạo, bạn có thể tự động xóa một số thư email và chuyển tiếp các thư khác. Bạn có thể sắp xếp email của mình bằng cách tạo các quy tắc di chuyển chúng vào các thư mục khác nhau. Outlook cũng giúp bạn quản lý thư rác bằng cách cho phép bạn tạo các quy tắc sẽ gửi email thư rác đến thẳng vào thư mục "Thư rác" của bạn. Đối với email bạn gửi thường xuyên, bạn cũng có thể tạo và lưu mẫu.

Lịch

Tính năng Lịch của Outlook cho phép bạn quản lý các cuộc họp và các cuộc hẹn quan trọng khác. Bạn có thể theo dõi các cuộc hẹn của mình trong Lịch và bạn có thể gửi lời nhắc lặp đi lặp lại cho chính mình, từ vài phút đến vài ngày trước. Nếu bạn đang lên kế hoạch một cuộc họp, hãy gửi lời mời đến những người khác. Những người đó có thể chấp nhận hoặc từ chối lời mời của bạn. Họ cũng có thể đề xuất một cuộc họp mới. Điều này cho phép bạn theo dõi số lượng người tham dự.

Danh bạ và Shortcouts

Quản lý danh bạ chuyên nghiệp và cá nhân của bạn với chức năng Danh bạ. Trong Outlook, bạn có thể lưu bản ghi địa chỉ, số điện thoại, địa chỉ email và thông tin liên hệ khác. Bạn có thể thêm thông tin này vào Word và các tài liệu khác. Tính năng Danh bạ cho phép bạn tạo danh sách phân phối để bạn có thể thường xuyên gửi email cho các nhóm người mà không cần phải thêm từng cá nhân vào email. Để truy cập nhanh vào thông tin được sử dụng thường xuyên, bạn có thể tạo lối tắt đến tài liệu trên máy tính hoặc mạng và tạo lối tắt đến các trang web được sử dụng thường xuyên. Các phím tắt này có thể được lưu trữ và truy cập trong bảng Phím tắt của Outlook.

Nhiệm vụ và ghi chú

Tạo và quản lý danh sách việc cần làm với chức năng Nhiệm vụ của Outlook. Bạn có thể thiết lập các nhiệm vụ một lần và định kỳ. Outlook cho phép bạn lên lịch ngày đến hạn và lời nhắc. Nếu một nhiệm vụ quá hạn, nó sẽ tự động chuyển sang màu đỏ. Nó biến mất khỏi danh sách nhiệm vụ của bạn, khi bạn đánh dấu nó là hoàn thành. Bạn cũng có thể ủy thác nhiệm vụ cho người khác. Trong giao diện của Notes Notes, bạn có thể viết và quản lý lời nhắc cho chính mình. Nhấp vào, New New sẽ tạo một ghi chú mới. Nhấp chuột phải vào nó cho phép bạn tô màu mã cho tổ chức tốt hơn.