Ví dụ về một lá thư kinh doanh miễn phí

Học cách tạo ra một lá thư kinh doanh là một kỹ năng cần thiết cho các chuyên gia trong tất cả các ngành để thành thạo và điều đặc biệt quan trọng khi bắt đầu một doanh nghiệp nhỏ mới vì ban đầu bạn sẽ cần liên hệ với các khách hàng, nhân viên và nhà đầu tư tiềm năng. Bất kể thư có ý định đưa ra ý tưởng hay không, cung cấp thông tin chi tiết về việc bán hàng, giới thiệu người nhận với sản phẩm mới hoặc cảm ơn khách hàng đã mua hàng, nên gửi thư miễn phí và tuân theo định dạng thư kinh doanh phù hợp.

Tiêu đề thư

Tất cả các thư kinh doanh nên có tiêu đề thư ở đầu trang, giúp người nhận tìm thấy thư nhanh hơn khi được nộp cùng với các giấy tờ khác. Tiêu đề thư nên bao gồm tên và địa chỉ của bạn, ngày hiện tại và tên, tiêu đề và địa chỉ của người nhận thư của bạn. Nhân đôi không gian giữa ngày và cả tên của bạn và tên người nhận.

Giới thiệu

Một thư kinh doanh miễn phí nên bao gồm một lời chào chính thức, chào đón người nhận một cách tôn trọng theo tên. Thật không thể tin được khi giải quyết một bức thư một cách khái quát, chẳng hạn như Người gửi thư có thể liên quan đến điều đó hay hay thưa ông, thưa ông, trừ khi thực sự cần thiết. Sử dụng tiêu đề phù hợp và họ của người nhận, chẳng hạn như mật Kính gửi ông Jones. Không gian đôi, sau đó viết đoạn giới thiệu, sẽ giải thích chính xác lý do tại sao bạn viết cho người nhận. Để giữ giọng điệu miễn phí, tránh bắt đầu bằng một lời xin lỗi hoặc một lời giải thích và thay vào đó tập trung vào hành động.

Thân hình

Cơ quan của một lá thư kinh doanh nên chứng minh tầm quan trọng của bức thư của bạn, theo Phòng thí nghiệm Viết trực tuyến Purdue. Bất kể chủ đề của bức thư của bạn là tích cực hay tiêu cực, tốt nhất là làm nổi bật các mặt tích cực. Tập trung vào việc biến mỗi câu thành một tuyên bố tích cực bằng cách giải thích điều gì đó hơn là điều gì không, điều gì có thể làm hơn là điều không thể làm và bằng cách tránh những sự thật khó chịu. Ví dụ, Thật không may, các cơ sở của chúng tôi không có sẵn cho đến sau ngày 15 tháng 12, đó là một lời giải thích tiêu cực, trong khi cơ sở của chúng tôi sẽ được cải tạo lại và có sẵn để cho thuê bắt đầu từ ngày 16 tháng 12.

Đóng cửa

Đoạn kết thúc của một lá thư kinh doanh nên bao gồm một lời kêu gọi hành động, chẳng hạn như yêu cầu lên lịch một cuộc gọi điện thoại hoặc một chỉ dẫn về bước tiếp theo trong quá trình giao tiếp. Cảm ơn người nhận đã dành thời gian để xem xét thư của bạn, sau đó kết thúc bằng một lời chào kết thúc miễn phí, chẳng hạn như Cảm ơn bạn, Văn hóa Trân trọng hoặc hoặc Trân trọng. Đôi khi hai lần và nhập tên của bạn, sau đó ký tên của bạn lên trên Tên.