Chính sách lưu giữ và hủy tài liệu cho các tổ chức phi lợi nhuận

Một chính sách lưu giữ và tiêu hủy tài liệu toàn diện không chỉ là một hoạt động kinh doanh đúng đắn. Điều quan trọng nữa là đảm bảo doanh nghiệp phi lợi nhuận của bạn tuân thủ đầy đủ luật pháp và khuyến nghị của liên bang và tiểu bang, mà đối với một số tổ chức phi lợi nhuận là một triển vọng khó hiểu. Những điều không chắc chắn liên quan đến các yêu cầu chính sách tồn tại bởi vì luật pháp nhà nước khác nhau, Dịch vụ Doanh thu Nội bộ khuyến nghị nhưng không yêu cầu một doanh nghiệp phi lợi nhuận giải quyết việc lưu giữ tài liệu và Đạo luật Sarbanes-Oxley năm 2002 chỉ nhắm mục tiêu vào các tổ chức phi lợi nhuận trong hai điều khoản của nó.

Đạo luật Sarbanes-Oxley Phần 1102

Mục 1102 của Đạo luật Sarbanes-Oxley đặc biệt nghiêm cấm việc tiêu hủy các tài liệu đang hoặc có thể bị xem xét trong một cuộc điều tra chính thức. Tuy nhiên, nó không bao gồm các chi tiết cụ thể liên quan đến tài liệu hoặc lịch trình lưu giữ. Ý tưởng tốt nhất là tham khảo ý kiến ​​với luật sư phi lợi nhuận trước khi soạn thảo chính sách lưu giữ và hủy tài liệu của bạn. Ngoài việc cung cấp cho bạn thông tin liên quan đến Đạo luật Sarbanes-Oxley, luật sư có thể cung cấp thông tin liên quan đến các luật có thể áp dụng tại tiểu bang của bạn.

Về lưu giữ tài liệu

Chỉ thị chính sách phải liên quan đến cả bản sao cứng của tài liệu và thông tin - bao gồm email - được lưu trữ điện tử. Thời gian lưu giữ, thường kéo dài từ ba năm đến duy trì vĩnh viễn, phần lớn phụ thuộc vào loại và tầm quan trọng của thông tin được lưu trữ trong tài liệu. Ví dụ, lịch lưu giữ cho thư tín chung, hồ sơ tình nguyện, đơn xin việc và đơn đặt hàng thường chạy không quá bốn năm. Hồ sơ kế toán, báo cáo ngân hàng, hóa đơn và chứng từ quyên góp thường phải được lưu giữ trong 10 năm. Các bài viết của Thành lập, tài liệu bảo hiểm và tài liệu thuế nên được giữ lại vĩnh viễn.

Xử lý hồ sơ kinh doanh

Một khía cạnh khó hiểu của việc tuân thủ luật pháp và các khuyến nghị là trong khi có rất nhiều thông tin liên quan đến việc lưu giữ tài liệu, thì có rất ít thông tin liên quan cụ thể đến việc hủy tài liệu. Thay vào đó, hãy dựa vào và bao gồm các hướng dẫn như những hướng dẫn do Bộ Y tế và Dịch vụ Nhân sinh cung cấp để xử lý thông tin sức khỏe được bảo vệ. Ví dụ, bao gồm các chỉ thị tuyên bố rằng không chỉ các bản sao tài liệu cứng phải được hiển thị về cơ bản không thể đọc được, không thể giải mã và không có khả năng được xây dựng lại trước khi xử lý, mà các thùng rác và thùng rác tái chế phải được đặt ở khu vực không thể tiếp cận với công chúng. Một lựa chọn khác là hợp đồng với một nhà cung cấp xử lý. Các chỉ thị xử lý thông tin được lưu trữ điện tử có thể bao gồm ghi đè hoặc xóa dữ liệu bằng phần mềm chuyên dụng hoặc phá hủy phương tiện lưu trữ dữ liệu.

Tạo Chính sách lưu giữ và hủy tài liệu

Một chính sách toàn diện bắt đầu bằng cách xác định mục đích, mục tiêu và mục tiêu của chính sách. Một phần định nghĩa xác định rõ các loại tài liệu mà chính sách liên quan và định nghĩa các thuật ngữ phổ biến như tài liệu của văn phòng, thời gian bị cắt xén và xóa xóa. Sau đó, các phần bổ sung đặt kỳ vọng cho việc ghi nhãn và lưu trữ tài liệu và cung cấp lịch trình và hướng dẫn cho xem xét và phá hủy thông tin cũ. Một phần cuối cùng giải quyết và phác thảo các thủ tục để xử lý các bản nháp của tài liệu. Hầu hết cũng tóm tắt thông tin chính sách bằng cách bao gồm một bảng nhân viên có thể tham khảo để biết thêm thông tin.