Chức năng của một bộ phận mua hàng trong một tổ chức là gì?

Hầu hết các công ty lớn và thậm chí một số tổ chức chính phủ đều có bộ phận mua sắm hoặc mua sắm như một phần của hoạt động hàng ngày. Các bộ phận này cung cấp một dịch vụ là xương sống của nhiều tổ chức sản xuất, bán lẻ, quân sự và các tổ chức công nghiệp khác. Nhiều cá nhân, thậm chí một số người làm việc cho các công ty này, không biết bộ phận mua hàng làm gì, tại sao nó tồn tại hoặc mục đích của nó là gì. Để hiểu rõ hơn vai trò của bộ phận mua hàng là gì, hãy xem xét một số chức năng mà nó thực hiện.

tiền boa

• Bộ phận mua hàng chịu trách nhiệm mua sắm nguyên liệu thô và các tài nguyên khác với giá tốt nhất có thể.

Mua sắm nguyên liệu thô và các tài nguyên khác

Một vai trò của bộ phận mua hàng là mua sắm tất cả các vật liệu cần thiết cho sản xuất hoặc hoạt động hàng ngày của công ty hoặc tổ chức chính phủ. Đối với một công ty sản xuất, điều này có thể bao gồm các nguyên liệu thô như sắt, thép, nhôm hoặc nhựa, nhưng nó cũng có thể bao gồm các công cụ, máy móc, xe tải giao hàng hoặc thậm chí các vật tư văn phòng cần thiết cho các thư ký và đội ngũ bán hàng.

Trong môi trường bán lẻ, bộ phận mua hàng đảm bảo luôn có đủ sản phẩm trên kệ hoặc trong kho để giữ cho khách hàng hài lòng và giữ cho cửa hàng được lưu trữ tốt.

Với một doanh nghiệp nhỏ, điều đặc biệt quan trọng là giữ cho hàng tồn kho ở mức hợp lý; đầu tư một lượng lớn vốn vào cổ phiếu dư thừa có thể dẫn đến các vấn đề về lưu trữ và thiếu vốn cho các chi tiêu khác như quảng cáo hoặc nghiên cứu và phát triển. Mua hàng cũng giám sát tất cả các nhà cung cấp cung cấp cho công ty các mặt hàng cần thiết để hoạt động đúng.

Đạt được giá tốt nhất có thể

Một bộ phận mua hàng cũng bị buộc tội liên tục đánh giá xem liệu họ có nhận được các vật liệu này ở mức giá tốt nhất có thể để tối đa hóa lợi nhuận hay không. Điều này có thể là thách thức đối với một doanh nghiệp nhỏ có thể mua với số lượng ít hơn một nhà cung cấp lớn hơn và do đó có thể không nhận được cùng loại giảm giá hàng loạt. Một bộ phận mua hàng trong một doanh nghiệp nhỏ cần mua sắm xung quanh để tìm các nhà cung cấp tốt nhất với giá cả hợp lý nhất cho các đơn đặt hàng kích thước cụ thể của công ty.

Nhân viên bộ phận mua hàng có thể liên lạc với các nhà cung cấp thay thế, đàm phán giá tốt hơn cho các đơn đặt hàng số lượng lớn hoặc điều tra khả năng mua vật liệu rẻ hơn từ các nguồn thay thế như một phần của hoạt động hàng ngày của họ.

Giấy tờ và kế toán

Bộ phận mua hàng xử lý tất cả các thủ tục giấy tờ liên quan đến việc mua và giao vật tư và nguyên liệu. Mua hàng đảm bảo cung cấp kịp thời các vật liệu từ các nhà cung cấp, tạo và theo dõi các đơn đặt hàng và làm việc cùng với bộ phận tiếp nhận và bộ phận tài khoản phải trả để đảm bảo rằng việc giao hàng đã được nhận đầy đủ và được thanh toán đúng hạn. Trong một doanh nghiệp nhỏ, điều này có nghĩa là hợp tác chặt chẽ với bộ phận kế toán để đảm bảo có đủ vốn để mua các mặt hàng đã mua và tiền mặt được thông suốt và tất cả các khoản thanh toán được thực hiện đúng hạn.

Tuân thủ các giao thức kinh doanh

Bộ phận mua hàng cũng phải đảm bảo rằng nó tuân thủ tất cả các chính sách của công ty. Ví dụ, trong một doanh nghiệp nhỏ, các nhân viên cá nhân có thể trao đổi với bộ phận mua hàng về nhu cầu mua hàng cho những thứ như đồ dùng văn phòng hoặc máy tính. Trước khi mua hàng, bộ phận mua hàng phải đảm bảo rằng họ có các giao thức thích hợp để mua và phê duyệt ngân sách và phải đảm bảo rằng bất kỳ mặt hàng nào được mua theo chính sách mua chung của tổ chức.