Ví dụ về các kế hoạch dự án của Microsoft

Microsoft Project, phần mềm quản lý dự án của Microsoft, là bộ phần mềm toàn diện cho phép giám sát dự án đầy đủ và dễ dàng thông qua việc phát triển các kế hoạch dự án. Các kế hoạch này cho phép các nhà quản lý thiết lập các nhiệm vụ và cột mốc dự án, phân bổ tài nguyên, xác định các phụ thuộc nhiệm vụ và ước tính thời lượng của giai đoạn, làm cho phần mềm trở thành công cụ hữu ích cho một số loại dự án, từ các dự án xây dựng và tiếp thị đến các nỗ lực sản xuất và nghệ thuật. Bộ phần mềm cho phép các nhà quản lý tự tổ chức và dự đoán các biến chứng trên tất cả các dự án ví dụ như vậy.

Tạo nhiệm vụ cho kế hoạch dự án tiếp thị

Các dự án mới có thể xuất hiện khá khó khăn lúc đầu, với các mục tiêu đầy tham vọng và xa vời dường như gần như không thể thực hiện được. Tuy nhiên, Microsoft Project giúp phân chia các dự án lớn thành các nhóm nhiệm vụ nhỏ hơn, giúp dự án dễ dàng quản lý và thực hiện hơn. Trong trường hợp giả thuyết về chiến dịch tiếp thị Web, kế hoạch dự án sẽ chia chiến dịch thành các phần cấu thành của nó, như tối ưu hóa công cụ tìm kiếm, tiếp thị truyền thông xã hội, thiết kế lại trang web và các chương trình liên kết. Mỗi lĩnh vực rộng lớn này có thể được chia thành các nhiệm vụ nhỏ hơn, chẳng hạn như "chuẩn bị nghiên cứu thị trường trên các trang web cạnh tranh", "lấy báo giá cho trang web mới" và "hoàn thành mô hình thiết kế mới" trong phần thiết kế lại trang web. Dự án của Microsoft cũng cho phép người dùng thực hiện các nhiệm vụ "thụt lề" và "lỗi thời" để tạo ra một hệ thống phân cấp tầm quan trọng cho toàn bộ dự án và gọi tập hợp hoàn thành của tất cả các nhiệm vụ là "cấu trúc phân chia công việc".

Gán tài nguyên cho kế hoạch dự án phim

Khi một dự án được chia thành các nhiệm vụ cấu thành của nó, Microsoft Project cho phép người dùng gán tài nguyên cho từng tác vụ. Tài nguyên bao gồm mọi thứ, từ tài sản tài chính đến thiết bị và nhân viên. Để sử dụng một dự án phim làm ví dụ, kế hoạch dự án sẽ chỉ định các máy ảnh và thiết bị quay phim, ngân sách và kỹ thuật viên khác nhau cho từng địa điểm hoặc địa điểm quay, trong đó mỗi lần thực hiện sẽ là một nhiệm vụ với các tài nguyên được chỉ định. Sơ đồ tổ chức này cho phép các nhà quản lý dự án hình dung rõ hơn nhu cầu tài nguyên của họ, phân phối các nguồn lực sẵn có một cách hiệu quả và ngân sách phù hợp.

Ước tính thời lượng nhiệm vụ cho sản xuất

Trong trường hợp của một dự án sản xuất, trong đó một nhà máy vừa nhận được đơn đặt hàng 800 bóng đèn flash, một kế hoạch dự án hoàn chỉnh cũng bao gồm các ước tính về số lượng công việc cần thiết để hoàn thành dự án và thời gian dự kiến ​​của dự án cho đến khi giao hàng. Nếu phải mất một giờ để sản xuất một bóng đèn flash, dự án đòi hỏi 800 giờ lao động, yêu cầu công việc cho dự án. Thời gian dự án sau đó được xác định bởi sự phân bổ nguồn lực cho công việc. Nếu 10 nhân viên, mỗi người làm việc một ngày tám giờ, tham gia vào dự án, thì nhà máy sản xuất 80 bóng đèn flash mỗi ngày và thời gian toàn dự án sẽ là 10 ngày làm việc. Các ước tính kế hoạch dự án này giúp xác định các tác động của phân bổ nguồn lực khác nhau và cho phép phân phối dự án kịp thời.

Xác định phụ thuộc nhiệm vụ trong kế hoạch dự án xây dựng

Không phải tất cả các nhiệm vụ có thể được hoàn thành đồng thời trong hầu hết các dự án. Trong trường hợp của một dự án xây dựng, ví dụ, thợ mộc không thể cài đặt các cửa sổ trong một ngôi nhà cho đến khi các nhà xây dựng đã hoàn thành các bức tường xung quanh các cửa sổ. Các mối quan hệ này được gọi là "phụ thuộc" trong Microsoft Project và kế hoạch dự án cho phép bạn thể hiện các mối quan hệ này thông qua biểu đồ gantt trực quan. Về cơ bản, biểu đồ Gantt lấy thời lượng đã nêu của từng tác vụ và, bất cứ khi nào người dùng chỉ ra sự phụ thuộc giữa các giai đoạn, hãy tổ chức các nhiệm vụ để làm rõ rằng người ta không thể bắt đầu cho đến khi hoàn thành lần cuối. Tổ chức tuần tự này cho phép các nhà quản lý dự đoán sự chậm trễ tiềm năng và chuẩn bị một bảng thời gian thực tế cho một dự án với nhiều phụ thuộc. Để trở lại ví dụ, nếu việc hoàn thiện tường mất bốn tuần và là điều kiện tiên quyết cần thiết cho quá trình cài đặt cửa sổ hai tuần, thì toàn bộ quá trình mất sáu tuần và bất kỳ sự chậm trễ nào trong nhiệm vụ đầu tiên sẽ dẫn đến sự chậm trễ tương tự trong thứ hai.