Giải thích cho Mẫu doanh nghiệp nhỏ W-9

Nhiều doanh nghiệp nhỏ sử dụng mẫu W-9 trong quá trình kinh doanh thông thường theo quy định của Quy định Dịch vụ Doanh thu Nội bộ. Đây là một trong những họ của các hình thức được sử dụng để theo dõi các khoản thanh toán tiền lương và tương tự như mẫu W-4. Sự khác biệt chính là W-9 được sử dụng bởi các cá nhân và công ty không phải là nhân viên và W-4 được sử dụng bởi các nhân viên để khai báo người phụ thuộc của họ. Cả hai hình thức được sử dụng để xác nhận số nhận dạng người nộp thuế của công nhân. Người được miễn giữ cũng có thể sử dụng các biểu mẫu để xác nhận tình trạng của họ. Việc thu thập thông tin W-9 là tiền thân để xác định trách nhiệm của bạn trong việc báo cáo các khoản thanh toán thực tế được thực hiện.

Công dụng

Yêu cầu mẫu W-9 bất cứ khi nào bạn sẽ trả tiền cho công dân và người ngoài hành tinh thường trú, các công ty được tổ chức tại Hoa Kỳ, bất động sản trong nước và tín thác. Biểu mẫu này có hai chức năng: chứng nhận Số Nhận dạng Người nộp thuế và chứng nhận một số loại miễn trừ từ thuế khấu trừ dự phòng. Biểu mẫu được sử dụng để thu thập thông tin quan trọng mà Dịch vụ doanh thu nội bộ sẽ chịu trách nhiệm cho bạn. Nếu bạn không nhận được biểu mẫu, bạn có thể phải chịu hình phạt.

Nó được sử dụng như thế nào

Cung cấp mẫu W-9 trống cho bất kỳ người hoặc công ty mới nào bạn định trả. Họ được pháp luật yêu cầu phải chứng nhận số nhận dạng người nộp thuế của họ. Bạn phải giữ hồ sơ trong hồ sơ miễn là bạn được yêu cầu giữ hồ sơ khai thuế của mình. Đó là bằng chứng của bạn rằng bạn đã tuân thủ luật pháp yêu cầu chứng nhận số nhận dạng người nộp thuế. Mẫu W-9 là cơ sở để chuẩn bị một mẫu khác được gọi là 1099 để thực sự báo cáo số tiền bạn đã trả cho người hoặc công ty.

khả dụng

W-9 là một hình thức phổ biến và có sẵn rộng rãi. Hầu hết các Bưu điện lớn của Hoa Kỳ đều có giá đỡ với các biểu mẫu thuế và các cửa hàng văn phòng phẩm lớn cũng mang theo một nguồn cung cấp. Nhiều chương trình kế toán đóng gói bao gồm phần mềm tạo mẫu. Nơi đơn giản nhất để lấy mẫu là trang web Dịch vụ doanh thu nội bộ. Lợi thế của việc sử dụng mẫu chính thức là bạn có thể hoàn thành nó trên máy tính của mình và in ra để lấy chữ ký. Biến thể của mẫu chính thức được chấp nhận miễn là chúng cung cấp cùng một thông tin quan trọng.

Khấu trừ dự phòng

Một người hoặc công ty có 60 ngày để cung cấp TIN được chứng nhận để đáp ứng yêu cầu của bạn. Nếu họ không có số hoặc không xác nhận số đó, bạn có thể được yêu cầu lập lại khoản khấu trừ dự phòng. Điều này đòi hỏi phải khấu trừ một phần của khoản thanh toán và chuyển nó sang Dịch vụ doanh thu nội bộ giống như các khoản khấu trừ khác. Các quy tắc và quy trình giữ lại dự phòng trên W-9 có thể phức tạp và bạn nên kiểm tra với IRS hoặc chuyên gia thuế để đảm bảo bạn tuân thủ đúng quy trình.