Những gì được ghi lại trong các phút hàng năm?

Công ty của bạn có thể có một hội đồng nhỏ bao gồm chủ tịch, thư ký và thủ quỹ hoặc, nếu đó là một công ty "S", nó có thể chỉ có một cổ đông: bạn. Ghi lại các quyết định kinh doanh quan trọng bạn thực hiện mỗi năm trong biên bản cuộc họp hàng năm. Biên bản hàng năm phải luôn bao gồm ngày và địa điểm cuộc họp của bạn, người trong công ty đã tham dự và tóm tắt về các hành động của công ty bạn trong suốt năm tài chính vừa qua.

Những yêu cầu cơ bản

Tất cả các tiểu bang yêu cầu các công ty tổ chức các cuộc họp công ty hợp lệ và giữ biên bản công ty. Các cuộc họp chỉ cần được tổ chức mỗi năm một lần, đặc biệt nếu bạn có một công ty nhỏ. Tổ chức một cuộc họp hợp lệ bằng cách thông báo đầy đủ và lưu giữ hồ sơ bằng văn bản dưới dạng biên bản cuộc họp hàng năm. Ghi lại người tham dự cuộc họp, ngày và giờ cuộc họp được tổ chức, và các thông tin cơ bản được bảo hiểm và các quyết định được đưa ra. Ngay cả khi mọi thứ vẫn giữ nguyên, chỉ cần ghi lại trong vài phút. Xem xét các yêu cầu công ty của tiểu bang của bạn để đảm bảo bạn có những điều cơ bản được bảo hiểm.

Biên bản cổ đông đơn

Đối với các tập đoàn "S" có một cổ đông, yêu cầu về số phút hàng năm rất đơn giản. Đặt ngày cho cuộc họp. Ghi lại cuộc họp như một cuộc họp chung của hội đồng quản trị và cổ đông. Bao gồm báo cáo lãi lỗ hàng năm của bạn nếu bạn muốn. Nó không bắt buộc. Ghi lại mọi thay đổi quan trọng đối với doanh nghiệp của bạn diễn ra trong năm. Bầu các sĩ quan theo quy định và Điều khoản kết hợp của bạn, nếu họ chỉ định các cuộc bầu cử sẽ diễn ra hàng năm. Ký biên bản làm thư ký của tập đoàn.

Hai phút cổ đông

Xác định ngày họp của bạn và cung cấp thông báo đầy đủ. Nếu bạn gặp gỡ thường xuyên với các cổ đông khác, bạn có thể ký từ bỏ thông báo. Việc từ bỏ thông báo sẽ chỉ ra rằng cả hai bạn đã tổ chức cuộc họp cùng nhau. Ghi lại biên bản cuộc họp của bạn để cho biết rằng hai cổ đông đã có mặt tại một cuộc họp chung của các cổ đông và hội đồng quản trị. Bầu cán bộ theo quy định và Điều khoản kết hợp của bạn. Thư ký của tập đoàn nên ký biên bản khi hoàn thành.

Ba cổ đông trở lên

Khi có nhiều hơn hai cổ đông tham gia vào một tập đoàn, cuộc họp thường niên nên được tiến hành chặt chẽ theo các quy tắc của nhà nước mà công ty của bạn được thành lập. Đảm bảo rằng chủ tịch, chủ tịch hội đồng quản trị hoặc thư ký gọi cuộc họp và thông báo đầy đủ. Giữ hồ sơ tham dự, thường bao gồm một danh sách đã ký, cùng với biên bản cuộc họp hàng năm. Ghi lại tất cả các hành động cần thiết, bao gồm bầu cử các sĩ quan và các cuộc hẹn của ủy ban, trong biên bản chính thức. Giữ các phút trong một cuốn sách phút của công ty.