Các vấn đề đạo đức về quyền riêng tư của văn phòng trong giao tiếp kinh doanh

Các doanh nghiệp phải cân bằng các mối quan tâm về quyền riêng tư của nhân viên với nhu cầu ngăn chặn hành vi phi đạo đức của nhân viên có thể gây tổn hại cho doanh nghiệp. Truyền thông kinh doanh thuộc mọi loại - bao gồm email, diễn đàn trực tuyến, trò chuyện qua điện thoại và liên lạc trên giấy - có thể bị lạm dụng và kết quả có thể gây ra rủi ro nghiêm trọng cho công ty và nạn nhân của hành vi phi đạo đức.

Rủi ro

Việc lạm dụng công nghệ văn phòng, chẳng hạn như một máy tính được sử dụng để truy cập email và Internet, có thể tạo ra rủi ro cho công ty của bạn, theo cuốn sách Truyền thông kinh doanh, bởi AC Krizan và các đồng nghiệp. Đầu tiên, năng suất sẽ giảm nếu nhân viên của bạn thường xuyên lạm dụng các đặc quyền liên lạc của họ, ví dụ, bằng cách sử dụng dịch vụ email và trò chuyện của công ty để liên lạc cá nhân và các nhiệm vụ không quan trọng khác. Thứ hai, nếu nhân viên của bạn tham gia vào các hoạt động phi đạo đức, danh tiếng của công ty bạn có thể bị ảnh hưởng. Tệ hơn, việc lạm dụng có thể dẫn đến các vấn đề pháp lý. Chẳng hạn, nếu một nhân viên sử dụng công nghệ của công ty để gửi tin nhắn quấy rối cho đồng nghiệp hoặc khách hàng, thiết bị của doanh nghiệp bạn có thể bị tịch thu làm bằng chứng và công ty của bạn có thể phải chịu trách nhiệm vì đã không ngăn chặn hành vi phi đạo đức.

Giám sát truyền thông doanh nghiệp

Do những rủi ro đáng kể liên quan đến truyền thông kinh doanh, một số nhà tuyển dụng theo dõi thông tin liên lạc của công ty để theo dõi các hoạt động của nhân viên và ngăn chặn việc sử dụng sai. Nhưng gián điệp thông tin liên lạc của nhân viên của bạn có thể có tác động tiêu cực đến tinh thần làm việc, tuy nhiên giám sát hợp lý có thể. Ví dụ: nếu bạn thường xuyên theo dõi email của nhân viên, nhân viên của bạn sẽ cảm thấy bạn không tin tưởng họ. Họ cũng có thể tin rằng bạn đang xâm phạm quyền riêng tư của họ, ngay cả khi bạn có quyền hợp pháp rõ ràng để giám sát việc sử dụng thiết bị và tài nguyên của công ty.

Chính sách đạo đức

Một giải pháp cho câu hỏi hóc búa này là soạn thảo một chính sách chi tiết các hướng dẫn của bạn về truyền thông kinh doanh có đạo đức và chính sách bảo mật của bạn để giám sát truyền thông. Ví dụ: giải thích những kỳ vọng của bạn đối với giao tiếp kinh doanh có đạo đức, bao gồm cả những hành vi không được chấp nhận. Cũng giải thích các chi tiết cụ thể về thời gian và cách bạn sẽ giám sát thông tin liên lạc của nhân viên để đảm bảo tuân thủ. Cuối cùng, phác thảo hậu quả cho hành vi phi đạo đức. Một chính sách rõ ràng cho phép nhân viên biết bạn đang đứng ở đâu và cho phép họ quyết định liệu họ có chịu đựng được việc bị theo dõi hoặc tìm kiếm việc làm ở nơi khác hay không.

Ranh giới pháp lý

Tham khảo ý kiến ​​một luật sư có kinh nghiệm trong ngành của bạn nếu bạn không chắc chắn những ranh giới pháp lý nào bạn phải tuân theo. Nói chung, các tòa án đã duy trì các quyền của người sử dụng lao động để giám sát các thông tin liên lạc dựa trên công nghệ thuộc sở hữu của công ty, theo cuốn sách Khái niệm máy tính, của tác giả tháng sáu Jamrich Parsons và Dan Oja. Các lý do pháp lý cơ bản là quyền và lợi ích của công ty vượt xa quyền riêng tư của nhân viên khi nhân viên sử dụng thiết bị thuộc sở hữu của công ty, theo các tác giả.