Cách thức kiểm soát phản hồi tác động đến bốn chức năng quản lý trong tổ chức đã chọn của bạn

Trách nhiệm của người quản lý là khiến nhóm của cô ấy đạt được mục tiêu của tổ chức. Bốn chức năng của người quản lý là lập kế hoạch, tổ chức, lãnh đạo và kiểm soát nhóm của cô. Kiểm soát phản hồi là một quá trình mà người quản lý sử dụng để giúp cô ấy thực hiện các chức năng đó. Quá trình này cung cấp cho người quản lý thông tin cần thiết để thực hiện tốt hơn chức năng kiểm soát của mình, cho phép nhóm đáp ứng các tiêu chuẩn do kế hoạch của người quản lý đặt ra.

Bốn chức năng của quản lý

Bất kỳ người quản lý nào, bất kể doanh nghiệp hay vị trí nào, đều có bốn trách nhiệm mà cô ấy phải thực hiện nếu muốn hoàn thành vai trò của mình. Cô ấy phải xác định những gì nhóm của cô ấy cần phải đạt được và đưa ra một kế hoạch phù hợp về cách đạt được những mục tiêu đó. Cô phải tổ chức cho cấp dưới của mình để họ có thể thực hiện kế hoạch của mình bằng cách đặt họ vào vị trí tốt nhất để thành công. Người quản lý phải lãnh đạo nhóm của mình bằng cách tư vấn cho từng cá nhân về cách thực hiện kế hoạch của mình và sau đó thúc đẩy các thành viên trong nhóm làm việc hiệu quả. Cô phải đánh giá sự tiến bộ của nhóm trong việc đạt được mục tiêu của mình. Nếu kết quả được tìm thấy là thiếu, người quản lý phải thực hiện các thay đổi phù hợp trong quá trình hoặc nhân sự. Mục tiêu cuối cùng này được gọi là kiểm soát.

Kiểm soát phản hồi được xác định

Kiểm soát phản hồi là một quy trình mà các nhà quản lý có thể sử dụng để đánh giá hiệu quả của các nhóm của họ đáp ứng các mục tiêu đã nêu ở cuối quy trình sản xuất. Kiểm soát phản hồi đánh giá tiến trình của nhóm bằng cách so sánh sản lượng mà nhóm dự định sản xuất với sản phẩm thực sự được sản xuất. Nếu những gì được sản xuất ít hơn số lượng kế hoạch, kỳ vọng là người quản lý có thể điều chỉnh quy trình làm việc để tăng năng suất. Kiểm soát phản hồi cũng cho phép người quản lý dẫn dắt nhóm của mình tốt hơn. Người quản lý có thể sử dụng dữ liệu để thông báo cho các thành viên trong nhóm về hiệu suất cá nhân của họ. Bằng cách cô lập hiệu suất cá nhân, người quản lý có thể hướng dẫn tốt hơn các thành viên trong nhóm và thúc đẩy họ cải thiện.

Hạn chế của kiểm soát phản hồi

Nhược điểm của quá trình này là những thay đổi chỉ có thể được thực hiện sau khi một phần sản xuất đã được hoàn thành. Tùy thuộc vào thời điểm phản hồi xảy ra, toàn bộ quá trình có thể được hoàn thành trước khi người quản lý được thông báo về bất kỳ sự không hiệu quả. Do đó, kiểm soát phản hồi có thể không hữu ích cho các dự án duy nhất, một lần. Kiểm soát phản hồi sẽ đặc biệt hiệu quả trong việc đo lường các quy trình thường được lặp lại bởi một doanh nghiệp theo thời gian.

Thiết kế điều khiển phản hồi

Để có hiệu quả, kiểm soát phản hồi phải bao gồm bốn phần. Những gì đủ điều kiện là hiệu suất tốt phải được thiết lập rõ ràng. Quá trình phải có cách để đo lường hiệu suất của cả nhóm và các thành viên trong nhóm để xác định xem quy trình có đáp ứng mục tiêu của dự án hay không. Hiệu suất của nhóm phải được so sánh với các tiêu chuẩn đã đặt bằng các số liệu được xác định trước. Người quản lý phải thực hiện các thay đổi cần thiết để nâng cao hiệu quả. Tùy thuộc vào những gì kết quả cho thấy, người quản lý có thể phải thay đổi quy trình sản xuất cũng như hệ thống kiểm soát. Những thay đổi trong kiểm soát phản hồi có thể là cần thiết để người quản lý có thể nhận được thông tin tốt hơn để đưa ra quyết định sáng suốt hơn.