Hướng dẫn báo cáo chi phí

Các công ty nhỏ thường có hướng dẫn cụ thể để báo cáo chi phí đi lại. Nhân viên phải tuân thủ các nguyên tắc này một cách chặt chẽ để họ không nhận được báo cáo chi phí. Điều này có thể trì hoãn bồi hoàn. Hướng dẫn báo cáo chi phí thường sẽ bao gồm ngân sách hoặc mỗi giới hạn chi tiêu, thủ tục báo cáo, yêu cầu nhận, quy tắc cho các chi phí không được hoàn trả và các kênh ủy quyền phù hợp.

Ngân sách

Một khía cạnh quan trọng của hướng dẫn báo cáo chi phí là học cách lập ngân sách chi tiêu hàng ngày của bạn, theo Employment-Handbook.org. Ví dụ, nếu bạn chiêu đãi khách hàng hoặc ăn một bữa tối đắt tiền vào một đêm, bạn nên ăn tối với giá rẻ hơn vào một hoặc hai ngày tiếp theo để ở trong ngân sách. Những hướng dẫn này thường được viết trong sổ tay nhân viên để dễ dàng tham khảo. Hỏi người giám sát của bạn để biết hướng dẫn chi phí đi lại trước chuyến đi công tác đầu tiên của bạn.

Báo cáo

Bạn nên báo cáo từng chi phí theo ngày cụ thể khi chi tiêu xảy ra. Số dặm ô tô hoặc chi phí chuyến bay nên được báo cáo vào những ngày cụ thể khởi hành và trở về. Ví dụ, bạn nên ghi lại chi phí của chuyến bay khởi hành vào ngày bạn rời đi, sau đó ghi lại giá của chuyến trở về khi bạn trở về. Ngoài ra, nếu bạn lái xe 100 dặm đến và đi từ sân bay, chia mileage của bạn trong một nửa. Tiếp theo, nhân giao công ty dặm (tức là 27 cent cho mỗi dặm) 50 dặm và ghi lại nó theo các ngày khởi hành. Sau đó, báo cáo nửa còn lại của cả chuyến bay trở về và lái xe về nhà vào đúng ngày đó. Ghi lại tất cả các chi phí liên tiếp vào báo cáo chi phí. Nó giúp sắp xếp biên lai của bạn theo ngày trước thời hạn, có thể giúp bạn tiết kiệm thời gian. Bạn sẽ cần phải viết vào các ngày cụ thể trên báo cáo chi phí, vì các khoảng trắng này thường trống. Cuối cùng, thêm tổng các chi phí hàng ngày theo chiều dọc, sau đó tính tổng của bạn cho từng loại chi phí theo chiều ngang. Trừ đi mọi khoản thanh toán tạm ứng mà công ty cung cấp từ những khoản phải trả cho bạn. Hãy chắc chắn rằng bạn kiểm tra lại các tính toán của mình trước khi chuyển sang báo cáo chi phí. (Xem tài liệu tham khảo 1 và 2 và tài nguyên 1)

Yêu cầu nhận

Bạn nên giữ tất cả các hóa đơn của mình, bao gồm giá vé taxi, mỗi lần bạn chi tiền cho chuyến đi của mình. Nói chung, bạn sẽ chỉ được yêu cầu bao gồm biên lai cho các bữa ăn vượt quá năm đô la. Tuy nhiên, việc giữ tất cả các hóa đơn sẽ giúp bạn báo cáo chính xác hơn các chi phí của mình. Ngoài ra, hãy đảm bảo bạn đính kèm tất cả các biên lai cần thiết vào báo cáo chi phí của bạn. Bên cạnh các hóa đơn bữa ăn trên năm đô la, hãy đính kèm các biên lai vượt quá 25 đô la cho tất cả các chi phí khác.

Chi phí không hoàn trả

Một số chi phí không thể được bao gồm trong báo cáo chi phí của bạn. Ví dụ: bạn không bao giờ nên bao gồm vé đậu xe, chi phí hành lý quá mức hoặc thanh toán cho các thành viên gia đình trên bảng sao kê chi phí của bạn. Nếu bạn dành thêm ngày ở một thành phố cụ thể cho kỳ nghỉ, đừng thêm những chi phí đó vào báo cáo chi phí của bạn. Để biết thêm hướng dẫn về các chi phí không được hoàn trả, hãy kiểm tra hướng dẫn sử dụng của công ty bạn hoặc nói chuyện với nguồn nhân lực. Bạn cũng có thể tham khảo các hướng dẫn chi phí đi lại tại Employee-Handbook.org.

Ủy quyền

Hầu hết các công ty sẽ yêu cầu bạn chuyển báo cáo chi phí của bạn cho người giám sát của bạn. Hãy chắc chắn rằng bạn ký đầu tiên và tạo một bản sao của nó. Có thể mất vài tuần để được hoàn trả cho chuyến đi của bạn, vì các tài khoản phải trả thường sẽ cần phải xem xét lại.