Cách sử dụng Báo cáo có điều kiện trong Excel

Tăng cường sổ làm việc Microsoft Excel của bạn bằng cách tạo các báo cáo có điều kiện để thể hiện trực quan các xu hướng trong dữ liệu của bạn. Công cụ Định dạng có điều kiện cho phép bạn xác định các câu điều kiện để thể hiện dữ liệu của mình một cách đầy màu sắc và có ý nghĩa. Các định dạng có điều kiện thêm màu, tô bóng hoặc biểu tượng vào các bản ghi dữ liệu phù hợp với các tiêu chí nhất định. Excel cung cấp cho bạn toàn quyền kiểm soát định dạng có điều kiện trong sổ làm việc của bạn, cho phép bạn tùy chỉnh các tiêu chí, kiểu dáng và màu sắc.

1.

Mở sổ làm việc Excel và chọn tab mong muốn ở cuối màn hình. Tối đa hóa Microsoft Ribbon bằng cách nhấp vào mũi tên ở góc trên cùng bên phải của thanh ruy băng. Chọn tab "Trang chủ" trên ruy-băng để truy cập công cụ Định dạng có điều kiện.

2.

Chọn các ô mà bạn muốn định dạng có điều kiện và nhấp vào nút "Định dạng có điều kiện" trong nhóm Kiểu của dải băng. Áp dụng các điểm nổi bật, thanh dữ liệu, thang màu hoặc biểu tượng bằng cách chọn một trong các tùy chọn tích hợp. Thanh dữ liệu, thang màu và biểu tượng biểu thị mối quan hệ số đơn giản giữa các điểm dữ liệu và không yêu cầu bạn xác định câu lệnh điều kiện.

3.

Tạo một tuyên bố có điều kiện bằng cách chọn "Đánh dấu các quy tắc ô", "Quy tắc trên cùng / dưới cùng" hoặc "Quy tắc ô mới". Chọn các hộp thả xuống trong cửa sổ Quy tắc định dạng mới để chọn loại điều kiện bạn muốn đặt. Ví dụ: để thêm văn bản màu đỏ vào tất cả các bản ghi trong 10 phần trăm giá trị dưới cùng, hãy chọn "Định dạng chỉ giá trị xếp hạng trên cùng hoặc dưới cùng" trong tùy chọn đầu tiên, "Dưới cùng" trong tùy chọn thứ hai, "10%" trong hộp văn bản và "Văn bản đỏ" trong tùy chọn Format With.

4.

Tạo các câu lệnh điều kiện bổ sung bằng cách tô sáng các ô giống nhau, nhấp vào nút "Định dạng có điều kiện" lần nữa và thực hiện lựa chọn khác. Lưu sổ làm việc khi bạn hoàn thành.

tiền boa

• Áp dụng thang đo ba màu cho tập dữ liệu của bạn để hiển thị các giá trị thấp, trung bình và cao. Chọn "Tỷ lệ 3 màu" từ cửa sổ Quy tắc định dạng mới.

Cảnh báo

• Giới hạn số lượng báo cáo có điều kiện để bạn không trình bày thông tin mâu thuẫn. Nếu bạn áp dụng bốn hoặc năm câu điều kiện cho một tập dữ liệu, thông tin của bạn có thể gây nhầm lẫn.