Ý tưởng lưu trữ và tổ chức

Nhiều như bạn muốn tin rằng bạn sống trong thời đại hoàn toàn kỹ thuật số, vẫn còn rất nhiều tài liệu giấy được sử dụng mỗi ngày. Hầu hết các hợp đồng yêu cầu chữ ký gốc bằng mực, hóa đơn và phiếu đóng gói được in và vận chuyển với mỗi đơn đặt hàng và tài liệu thầu thường được in và ràng buộc vào một cuốn sách. Bạn cần sử dụng các ý tưởng nộp đơn và tổ chức để đảm bảo bạn có thể dễ dàng truy cập các giấy tờ quan trọng.

Lưu trữ

Nếu bạn cho phép các tệp hoạt động của mình được trộn lẫn với các tệp lưu trữ của bạn, thì điều đó có thể khiến việc tìm tài liệu hiện tại trở nên khó khăn hơn mức cần thiết. Tạo hai hệ thống nộp trong tủ hồ sơ của bạn. Tạo phần trên cùng của tệp hoạt động trong tủ của bạn và phần dưới cùng là tệp lưu trữ của bạn. Các tệp lưu trữ của bạn thường sẽ cần nhiều chỗ hơn, vì vậy hãy cho phép nhiều không gian ngăn kéo hơn trong tủ hồ sơ của bạn cho các tệp đó. Đặt các tệp hoạt động ở trên cùng của tủ để dễ dàng truy cập và đặt các tệp lưu trữ của bạn ở dưới cùng.

Mã màu

Khi bạn nhìn vào một ngăn kéo tủ hồ sơ chứa đầy các thư mục manila, tất cả chúng có thể bắt đầu trông giống nhau. Một cách bạn có thể làm cho việc tìm đúng tệp dễ dàng hơn là sử dụng hệ thống mã màu trên các thư mục tệp của bạn. Bạn có thể mua nhãn dán màu cho các thư mục tệp của mình tại bất kỳ cửa hàng cung cấp văn phòng nào. Bạn có thể sử dụng màu sắc để chỉ định các phòng ban khác nhau, phân biệt các tệp tài chính với phi tài chính hoặc phá vỡ các tệp theo trách nhiệm điều hành. Để giúp người khác sử dụng hệ thống mã màu của bạn, hãy tạo một hướng dẫn trên một tờ giấy 8 1/2 inch x 11 inch thông thường có dán trên đó cùng với ý nghĩa của nhãn dán.

Thư mục con

Nếu bạn có thông tin có thể dễ dàng tách thành các danh mục phụ, thì bạn nên sử dụng các thư mục con để giúp gửi thông tin đó. Ví dụ: nếu bạn có một loạt các tệp cho mỗi 50 trạng thái, hãy sử dụng 50 thư mục con để giữ thông tin riêng biệt trong hệ thống lưu trữ của bạn. Thư mục con có thể giúp bạn tách hóa đơn đang hoạt động khỏi hóa đơn đã thanh toán, chia nhỏ các hồ sơ nhân sự của bộ phận khác nhau hoặc giữ tất cả thông tin cho mỗi đơn đặt hàng được nhóm lại với nhau theo số đơn đặt hàng.

Giữ cho nó có tổ chức

Tạo một quy tắc văn phòng rằng chỉ một nhóm nhỏ những người được chỉ định mới được phép kéo tệp và đặt lại tệp vào tủ. Nếu bạn cho phép bất cứ ai trong công ty truy cập vào các tệp, thì cuối cùng các hệ thống nộp đơn sẽ bị bỏ qua và sẽ có sự nhầm lẫn. Chỉ cho phép một số người biết hệ thống kéo tệp cho những người cần chúng và trả lại tệp khi hoàn tất.