Vai trò chức năng của các thành viên nhóm trong phát triển tổ chức

Phát triển tổ chức, quá trình điều chỉnh các chức năng của bộ phận, cho phép các công ty thực hiện hiệu quả hơn và tăng năng suất. Để lập kế hoạch và thực hiện các thay đổi tổ chức có lợi cho công ty, các nhà lãnh đạo hiệu quả thiết lập vai trò và trách nhiệm rõ ràng cho tất cả các thành viên nhóm, bao gồm các nhà tài trợ và các bên liên quan. Nhiệm vụ điển hình bao gồm thu thập dữ liệu, xác định vấn đề và xác định hành động. Thiết lập vai trò chức năng cho mỗi thành viên cho phép hợp tác nhóm hiệu quả, điều này thường giúp cải thiện tinh thần và lợi nhuận.

Lợi ích

Vai trò chức năng được xác định rõ ràng, chẳng hạn như người đóng góp, điều phối viên, người đánh giá và người ghi chép, ngăn ngừa các vấn đề giao tiếp, thúc đẩy hợp tác và cho phép nhóm thực hiện các nhiệm vụ phức tạp. Thiết lập vai trò chức năng cho tất cả các thành viên nhóm trong phát triển tổ chức thường góp phần cải thiện chất lượng, giảm lỗi sản phẩm và dịch vụ nhanh hơn. Điều này dẫn đến sự hài lòng của khách hàng được cải thiện, chi phí vận hành thấp hơn và cho phép các thành viên trong nhóm thích ứng với thay đổi và phản ứng nhanh với các cơ hội.

Vai trò cộng tác viên

Các thành viên nhóm đóng vai trò đóng góp thường đề xuất ý tưởng, bắt đầu các cuộc thảo luận và khám phá các tùy chọn. Họ trả lời các yêu cầu để làm rõ bằng cách cung cấp các sự kiện và thông tin liên quan đến vấn đề. Họ tìm kiếm thông tin còn thiếu. Những người đóng góp bày tỏ ý kiến ​​của riêng họ, liên quan đến kinh nghiệm cá nhân của họ và đưa ra những quan điểm mới về các vấn đề. Ví dụ, một người đóng góp có thể đề nghị tổ chức lại công ty thành các nhóm chức năng, loại bỏ các bước dư thừa trong quy trình xử lý hoặc thiết lập các quy trình thân thiện với môi trường hơn, chẳng hạn như chỉ mua giấy tái chế để sử dụng tại công ty.

Vai trò điều phối viên

Điều phối viên hoặc người điều phối tổ chức các cuộc họp nhóm và thiết lập chương trình nghị sự. Họ xem xét và làm rõ các tuyên bố của những người đóng góp để tóm tắt các hành động, chẳng hạn như quyết định thuê thêm trợ lý hành chính để xử lý các thỏa thuận du lịch theo yêu cầu của nhân viên bán hàng. Họ giữ cho nhóm theo dõi và giúp giải quyết tranh chấp hoặc xung đột khi cần thiết. Các điều phối viên tiến hành các bài tập xây dựng đội nhóm để giúp các thành viên trong nhóm hoạt động hiệu quả hơn như một đơn vị.

Vai trò đánh giá

Người đánh giá có chức năng như nhà phê bình. Họ đánh giá các đề xuất được phát triển bởi các thành viên trong nhóm để đảm bảo các đề xuất phù hợp với các mục tiêu chiến lược của công ty. Người đánh giá giúp nhóm đánh giá xem các lựa chọn thay thế có đại diện cho các lựa chọn thực tế hay không. Người đánh giá đặt câu hỏi thăm dò và giúp nhóm phát hiện ra sai sót trong kế hoạch của họ trước khi thực hiện. Người đánh giá cho phép chất lượng bằng cách đảm bảo các thành viên khác trong nhóm biện minh cho kế hoạch của họ.

Vai trò ghi

Máy ghi âm hoạt động như những người ghi chép và ghi chú về những gì xảy ra trong các cuộc họp và các buổi động não. Họ phân phối các ghi chú cuộc họp thông qua email hoặc tải các tài liệu lên một thư mục công cộng. Các máy ghi âm thường sử dụng các công cụ phần mềm, chẳng hạn như phần mềm bản đồ tư duy OneNote, Evernote hoặc Mindjet của Microsoft Office, để ghi lại các quyết định, khái niệm và ý tưởng. Họ phát triển sơ đồ dòng quy trình và các hình thức tài liệu khác, chẳng hạn như chính sách và thủ tục. Người ghi chép giữ ghi chú toàn diện về các cuộc thảo luận và quyết định để các thành viên trong nhóm có thể tập trung vào việc tham gia vào các cuộc họp thay vì ghi chú của riêng họ. Vẽ các hình ảnh và sơ đồ phức tạp giúp các thành viên khác trong nhóm khắc phục sự cố, phân tích dữ liệu, xác định nguyên nhân gốc rễ của các vấn đề và đề xuất cải tiến quy trình tài liệu.