Hướng dẫn tiến hành cuộc họp kinh doanh

Các cuộc họp thường có thể không hiệu quả do sự quản lý sai thời gian và tài nguyên. Tuy nhiên, nếu bạn giữ cho các thành viên đi đúng hướng, tôn trọng và làm việc hướng tới các mục tiêu chung, bạn có thể hoàn thành những gì bạn cần trong thời gian quy định. Một nhà lãnh đạo giỏi là điều cần thiết; tuy nhiên, lưu ý rằng người có trình độ nhất có thể hoặc không thể là chủ doanh nghiệp. Hãy nhớ rằng điều hành một cuộc họp có hiệu quả thực hành; cố gắng mỗi lần để cải thiện hiệu suất của bạn.

Thiết lập hướng dẫn chung

Theo Quản lý trợ giúp, các quy tắc nền tảng mạnh mẽ của Four Four là: tham gia, tập trung, duy trì động lực và đạt được sự đóng cửa. chủ đề liên quan. Những hướng dẫn đơn giản này sẽ giúp giữ cho các cuộc họp của bạn theo dõi bất kể chủ đề. Liệt kê các quy tắc này ở đầu chương trình nghị sự của mỗi cuộc họp và xem xét chúng với những người tham dự mới chưa được thông báo về các quy tắc.

Vai trò lãnh đạo

Trưởng nhóm, hoặc người tiến hành cuộc họp, có hai chức năng quan trọng: nhiệm vụ và bảo trì. Người lãnh đạo có trách nhiệm giữ các thành viên làm nhiệm vụ và thảo luận về mục tiêu. Hãy là người hòa giải; thay vì nói lên ý kiến ​​của riêng bạn hoặc chọn một bên, hãy giúp các thành viên làm rõ những gì họ cần và để họ tranh luận về ý tưởng của họ. Để ngăn chặn sự gián đoạn, đề nghị những người tham gia viết ra ý tưởng và ý kiến ​​của họ, và lưu chúng để đến lượt mình nói.

Chuẩn bị

Viết rõ ràng và chia sẻ những chủ đề mà cuộc họp sẽ đề cập để tất cả những người tham gia được chuẩn bị và tập trung. Một chương trình nghị sự chi tiết bao gồm từng chủ đề chính, nó cần được giải quyết nhanh như thế nào và hành động dự kiến. Hãy thực tế về những gì bạn có thể hoàn thành trong mỗi cuộc họp và lên kế hoạch cho phù hợp. Đặt thời gian và ngày cho các cuộc họp để các cá nhân cần thiết có thể tham dự và thông báo cho tất cả những người tham gia về thời gian, địa điểm và chương trình nghị sự của cuộc họp càng sớm càng tốt.

Đại hội đại hội

Điều quan trọng là bắt đầu cuộc họp của bạn đúng giờ. Đầu tiên, cảm ơn mọi người đã tham dự và xem xét chương trình nghị sự của bạn. Yêu cầu ai đó dành vài phút hoặc ghi chú tại cuộc họp để bạn có thể cung cấp cho người tham gia để xem xét. Nói chuyện với các thành viên trong suốt cuộc họp và nhận phản hồi về hiệu quả của cuộc họp; thực hiện các thay đổi khi cần thiết để giúp mọi người có năng suất cao hơn. Dành thời gian vào cuối cuộc họp để đánh giá và đề xuất thời gian để cải thiện năng suất và thủ tục tại cuộc họp tiếp theo. Cuối cùng, kết thúc cuộc họp của bạn đúng giờ và đảm bảo xem xét tất cả các quyết định và bài tập trước khi đặt ngày cho cuộc họp tiếp theo.

Phương pháp tiếp cận cụ thể theo loại

Các loại cuộc họp khác nhau đòi hỏi các phong cách lãnh đạo khác nhau: định hướng hành động, động não, lập kế hoạch ngắn hạn hoặc lập kế hoạch dài hạn.

Các cuộc họp định hướng hành động tập trung vào giải quyết một vấn đề cấp bách; để giảm thời gian trong cuộc họp, đảm bảo rằng mọi người đều chuẩn bị tốt các ý tưởng và để họ bảo vệ các đề xuất của riêng họ.

Các buổi động não có thể diễn ra lâu hơn các cuộc họp khác, vì vậy hãy mang theo thức ăn, đồ uống và nguồn cảm hứng bên ngoài để giữ cho người tham gia hoạt hình.

Lập kế hoạch ngắn hạn đòi hỏi một nhóm làm việc cùng nhau như một nhóm để đưa ra quyết định bao gồm các nhu cầu của công ty, vì vậy hãy đảm bảo bạn mời đúng người.

Lập kế hoạch dài hạn đòi hỏi ít nhất là tất cả các giám đốc điều hành cấp trên và thường là toàn bộ nhân viên. Tổ chức một cuộc họp với số lượng lớn như vậy khiến bạn càng cần phải tập trung mọi người và giúp họ chia sẻ ý tưởng của họ một cách thông minh và tôn trọng.