Hướng dẫn yêu cầu và tổ chức một cuộc họp

Thực hiện theo các hướng dẫn để yêu cầu và tổ chức một cuộc họp để đảm bảo nó có hiệu quả và hoàn thành mục tiêu của nó. Yêu cầu một cuộc họp nên được thực hiện thông qua một email hoặc lịch mời. Chọn một chương trình máy tính để gửi lời mời, sử dụng phần mềm của tổ chức hoặc một ứng dụng chung có sẵn cho người nhận. Chẳng hạn, Microsoft Outlook, iCal của Apple và Lịch Google đều có các tùy chọn để gửi lời mời họp. Lời mời nên nêu rõ mục đích, thời gian, địa điểm và người tham gia cuộc họp.

Được chuẩn bị

Lập kế hoạch cuộc họp của bạn trước thời hạn bằng cách phác thảo những điểm chính và mục tiêu trong một chương trình nghị sự. Tạo tờ rơi hoặc bản trình bày, nếu cần thiết, để truyền đạt thông tin của bạn tại cuộc họp, theo Chargeris Press. Mang theo bản sao của bất kỳ bản phát hoặc bản trình bày nào để những người được mời có thể nhớ tất cả thông tin thích hợp. Mang theo một cuốn sổ tay và bút. Những người tham gia một cuộc họp thường có câu hỏi và ý tưởng. Ghi lại bất kỳ suy nghĩ mà bạn có trong cuộc họp để theo dõi với câu hỏi, câu trả lời hoặc ý tưởng sau đó.

Đừng ngắt lời

Nếu một người tham gia bình luận hoặc có một câu hỏi, hãy giữ câu trả lời của bạn cho đến khi cá nhân kết thúc. Hãy chắc chắn trả lời một cách lịch sự vì người tham gia có thể đã bỏ lỡ hoặc không hiểu đầy đủ điều gì đó từ bài thuyết trình, theo tờ Tâm lý học hôm nay. Trả lời các câu hỏi từ những người tham gia giơ tay thay vì những người thốt ra câu hỏi và nếu có ý kiến ​​nào lảng tránh cuộc họp, hãy xoay cuộc trò chuyện trở lại chủ đề chính và mục tiêu. Vì mọi người thường có lịch trình chặt chẽ, hãy theo dõi cuộc họp và kết thúc đúng giờ và đúng giờ. Hầu hết các cuộc họp không nên kéo dài hơn một giờ, theo GovLeaders.org

Không trả lời điện thoại

Khi những người tham gia vào phòng, hãy yêu cầu họ tắt điện thoại di động và tắt điện thoại của bạn để không ai bị phân tâm trong cuộc họp. Sự mất tập trung có thể khiến các cuộc họp kéo dài hơn và nhận email hoặc cuộc gọi trong khi bạn đang cố gắng trả lời các câu hỏi hoặc đưa ra một bài thuyết trình là thô lỗ, theo GovLeaders.org. Mặc dù điện thoại di động và email là một cách giao tiếp hiệu quả, nhưng chúng không hiệu quả trong khi bạn đang giải quyết một nhóm người.

Tóm tắt

Kết thúc các cuộc họp bằng cách tóm tắt những gì bạn muốn mọi người rút khỏi cuộc họp và liệt kê bất kỳ bước nào bạn hoặc người tham gia nên thực hiện để hoàn thành các mục tiêu. Nếu có thể, mỗi người tham gia phải chịu trách nhiệm cho một cái gì đó để giúp đạt được một mục tiêu. Mô tả vai trò của mỗi người sẽ là gì, khi nào nhiệm vụ của cá nhân sẽ được hoàn thành và người đó nên theo dõi, theo GovLeaders.org.