Hướng dẫn quy trình vận hành tiêu chuẩn

Công ty mới của bạn là đứa con tinh thần của bạn, và trong thực tế, bạn nên đối xử với nó như bạn là một trong những đứa con của mình. Thúc đẩy sự phát triển của nó và theo dõi nó một cách chặt chẽ để đảm bảo rằng nó đi đúng hướng. Ngoài ra, doanh nghiệp của bạn, giống như một đứa trẻ, cần cấu trúc và một ví dụ để làm theo. Bạn có thể đáp ứng nhu cầu này bằng cách thiết lập một bộ quy trình vận hành tiêu chuẩn.

Nhận biết

Cơ quan Bảo vệ Môi trường (EPA) định nghĩa các quy trình vận hành tiêu chuẩn là "một tập hợp các hướng dẫn bằng văn bản ghi lại một hoạt động thường xuyên hoặc lặp đi lặp lại theo sau bởi một tổ chức." Các nhà quản lý thường trình bày các quy trình vận hành ở định dạng bằng văn bản để nhân viên và người quản lý tham khảo và tài liệu có thể trải qua một loạt các cập nhật khi công ty và môi trường kinh doanh thay đổi.

Các loại

Chủ doanh nghiệp có thể thiết lập một bộ quy trình vận hành tiêu chuẩn để bao quát mọi khía cạnh của doanh nghiệp liên quan đến các hoạt động lặp đi lặp lại. Ví dụ, quy trình sản xuất đòi hỏi một bộ quy trình vận hành nghiêm ngặt để đảm bảo rằng các sản phẩm giống hệt nhau ra khỏi dây chuyền lắp ráp đúng thời gian và trong tình trạng tốt. Nhân viên chịu trách nhiệm đặt hàng vật tư cho công ty làm như vậy theo tiêu chuẩn và yêu cầu của công ty. Ngoài ra, công nhân trong bộ phận vận chuyển của công ty có thể có một bộ quy trình để hướng dẫn quy trình đóng gói các mặt hàng, dán nhãn và chuẩn bị cho lô hàng.

Lợi ích

Các quy trình vận hành tiêu chuẩn giúp đảm bảo mức chất lượng cao cho các hoạt động kinh doanh đằng sau hậu trường bên cạnh các sản phẩm hoặc dịch vụ thực tế do công ty cung cấp. Sự hiện diện của một bộ quy trình hoạt động của công ty giúp nhân viên, khách hàng và nhà cung cấp tự tin hơn về tính chuyên nghiệp của công ty. Một sổ tay thủ tục bằng văn bản cũng là một công cụ đào tạo mà các nhà quản lý công ty có thể sử dụng làm cho quá trình đào tạo cho nhân viên mới hiệu quả và kỹ lưỡng hơn.

Hướng dẫn

Chủ sở hữu công ty quyết định cách tổ chức quy trình vận hành tiêu chuẩn tùy chỉnh của riêng mình, nhưng các phần phổ biến bao gồm phạm vi (mục đích và mô tả quy trình), tóm tắt quy trình để hoàn tất quy trình, làm rõ, cảnh báo, trách nhiệm của nhân viên, thiết bị bắt buộc, và cuối cùng, một danh sách chi tiết từng bước của thủ tục. Một hướng dẫn bằng văn bản cũng nên chứa thông tin về cam kết của công ty về chất lượng và quy trình kiểm soát chất lượng tương ứng.

Thực hiện

Sau khi viết các quy trình vận hành tiêu chuẩn, bước tiếp theo là thực hiện quy trình. Truyền thông tin cho tất cả các bên liên quan và trả lời bất kỳ câu hỏi nào liên quan đến thủ tục. Sau khi thực hiện, xem xét các hoạt động định kỳ để đảm bảo rằng tất cả các công nhân đang làm theo hướng dẫn, và sau đó thực hiện các điều chỉnh khi cần thiết.