Làm cách nào để tôi viết một thông điệp email doanh nghiệp tích cực?

Viết một thông điệp email kinh doanh tích cực liên quan đến việc xác định rõ ràng mục đích của bạn, thảo luận về các vấn đề công khai (không riêng tư) và tránh phản ứng cảm xúc, biệt ngữ hoặc tiếng lóng. Bằng cách chỉ giải quyết một chủ đề duy nhất và chỉ định nó trong dòng chủ đề của bạn, bạn có thể tập trung vào việc xác nhận một lời khẳng định tự tin và chỉ định lời kêu gọi hành động. Mô tả nội dung của các tệp đính kèm, nếu có, và liệt kê những gì người nhận hoặc người nhận nên làm với các tài liệu. Luôn luôn bao gồm chữ ký và thông tin liên lạc để theo dõi nếu có câu hỏi. Xử lý các vấn đề kinh doanh bằng email đòi hỏi sự chú ý cẩn thận đến từng chi tiết để tránh những hiểu lầm và xung đột không cần thiết.

1.

Bắt đầu một tin nhắn mới bằng ứng dụng email của bạn. Chỉ định ai là tin nhắn được dự định và tùy ý chỉ ra ai sẽ được sao chép hoặc sao chép mù trên tin nhắn. Tránh sử dụng danh sách phân phối rộng vì sự cám dỗ khi sử dụng Trả lời trên tất cả các chức năng của Wap gây ra các vấn đề, đặc biệt là khi xử lý các sự cố có thể biến động khi sử dụng email. Chỉ ra một chủ đề. Càng cụ thể càng tốt và tránh sử dụng bất kỳ từ tiêu cực hoặc viêm. Ví dụ: để giải quyết tranh chấp về thời hạn dự án, hãy sử dụng một cụm từ như Tùy chọn Hạn chót của Dự án.

2.

Chào hỏi người nhận hoặc người nhận. Đặc biệt nếu thông điệp hướng đến khách hàng, các bên liên quan hoặc nhà tài trợ, hãy sử dụng lời chào chính thức. Bao gồm một địa chỉ cá nhân đặt một âm tích cực cho email.

3.

Viết một câu giới thiệu mô tả lý do tại sao bạn gửi tin nhắn. Tránh đưa thông tin cá nhân vào email, sử dụng email để che giấu lỗi lầm hoặc truyền tải những tin tức xấu đáng ngạc nhiên nếu bạn có thể xử lý nó trực tiếp hoặc qua một cuộc gọi điện thoại hiệu quả hơn.

4.

Giải thích trong một vài đoạn bạn muốn người đọc hoặc người đọc làm gì khi họ đã đọc tin nhắn của bạn. Bao gồm tài liệu tham khảo giải thích hoặc tài nguyên nếu cần thiết. Cung cấp giải pháp thay thế nếu thích hợp. Ví dụ: trong một thông báo được thiết kế để truyền đạt sự hủy bỏ sự kiện, hãy liệt kê ngày và thời gian thay thế và cung cấp chi tiết đăng ký.

5.

Tóm tắt ý định tin nhắn của bạn và hành động cần thiết. Tránh sử dụng bất kỳ lời châm biếm hay hài hước nào vì những kỹ thuật vui vẻ này có thể bị hiểu sai, đặc biệt là trong môi trường đa văn hóa. Nếu bạn đang phản hồi hoặc chuyển tiếp một tin nhắn tiêu cực, đừng thay đổi tin nhắn ban đầu mà cố gắng khôi phục lại những cảm xúc tiêu cực trong một ánh sáng tích cực hơn bằng cách cung cấp các giải pháp thay thế.

6.

Sử dụng dấu hoa thị, định dạng đậm và màu hoặc kích thước phông chữ để nhấn mạnh các từ quan trọng nhưng tránh sử dụng các kỹ thuật này quá mức, đặc biệt là màu đỏ vì nó có thể truyền tải một thông điệp tiêu cực không cần thiết. Sử dụng biểu tượng cảm xúc một cách tiết kiệm vì chúng có thể xuất hiện không chuyên nghiệp. Đừng cho rằng một khuôn mặt cười sau một tuyên bố tiêu cực làm cho nó trở nên tích cực.

7.

Kiểm tra chính tả, ngữ pháp và dấu câu của bạn trước khi gửi tin nhắn. Làm như vậy cho thấy bạn đã dành thời gian để chuẩn bị một thông điệp tích cực, hữu ích để truyền đạt thông tin, giải quyết vấn đề hoặc trả lời một cuộc điều tra.