Làm thế nào để giao tiếp hiệu quả từ xa

Mười phần trăm của tất cả các công nhân Hoa Kỳ làm việc từ xa tại nhà, theo một báo cáo năm 2009 trong "MIT Sloan Management Review". Làm việc từ xa có thể dễ quản lý hơn đối với các tập đoàn lớn, mà nhân viên thường có vai trò được xác định hẹp. Nhưng nhân viên doanh nghiệp nhỏ thường có trách nhiệm với vô số nhiệm vụ và nhiệm vụ, nghĩa là giao tiếp hiệu quả là rất quan trọng để đảm bảo mỗi thành viên trong nhóm hiểu được các ưu tiên của công ty và biết chính xác nhiệm vụ nào cần tập trung vào. Đặt ra thách thức cho các nhà quản lý doanh nghiệp nhỏ là thực tế là các công ty nhỏ - đặc biệt là trong giai đoạn khởi nghiệp - có thể không có văn phòng vật lý, vì vậy nhân viên không thường xuyên tiếp xúc trực tiếp với người quản lý của họ - nếu ở tất cả. Do đó, các nhà quản lý doanh nghiệp nhỏ phải học cách giao tiếp hiệu quả từ xa.

Cân bằng thông tin liên lạc của bạn. Bảo vệ chống lại xu hướng cho nhân viên từ xa bị bỏ qua chỉ vì họ khuất mắt. Đừng để một ngày trôi qua mà không nói chuyện với một nhân viên ở xa ít nhất một lần. Ngược lại, tránh giao tiếp quá nhiều với công nhân. Cắt giảm quá nhiều thời gian của nhân viên từ xa bằng email, các cuộc gọi điện thoại và tin nhắn có thể được xem là vi mô và sẽ làm mất tập trung vào công việc của nhân viên.

Thay thế các tương tác hàng ngày điển hình tại máy làm mát nước bằng các liên lạc ngắn nhưng thường xuyên với nhân viên từ xa. Kiểm tra với cấp dưới của bạn vào đầu ngày để trao đổi niềm vui, giống như bạn sẽ dừng lại ở bàn của anh ấy để nói chào buổi sáng. Liên lạc để tìm hiểu mọi thứ diễn ra như thế nào trong ngày, và giữ anh ta trong vòng lặp về những việc xảy ra hàng ngày trong văn phòng.

Chọn phương tiện phù hợp cho tin nhắn. Một email là lựa chọn tốt nhất để gửi các hướng dẫn phức tạp bởi vì nó có thể được lưu, in và đọc lại thường xuyên khi nhân viên cần. Cung cấp thông tin nhạy cảm với thời gian qua điện thoại hoặc tin nhắn tức thời để bạn có thể xác nhận ngay lập tức liệu nhân viên có nhận được tin nhắn hay không - tin nhắn văn bản và email có thể bị trì hoãn. Cung cấp tin tức và thông tin bí mật qua điện thoại để bản ghi thảo luận không thể bị rò rỉ.

Hãy suy nghĩ chín chắn về cách thông điệp của bạn sẽ được cảm nhận. Nhân viên rất khó xác định âm báo hoặc mục đích của tin nhắn của bạn mà không có ngôn ngữ cơ thể là một gợi ý. Cân nhắc việc cung cấp tin tức xấu qua điện thoại hoặc bằng cách thiết lập một cuộc họp trực tiếp, thay vì gửi email.

Hãy nhớ rằng giao tiếp không phải là con đường một chiều. Hãy cho nhân viên của bạn biết cách tốt nhất để liên lạc với bạn và thời gian bạn có sẵn. Trả lại các cuộc gọi và email kịp thời. Nhân viên từ xa không có cơ hội đối mặt với thời gian với quản lý cấp trên. Truyền đạt thành công của nhân viên lên quản lý cấp trên để anh ta được công nhận thành tích của mình.

Tạo cơ hội cho nhân viên tương tác với các đồng nghiệp của mình. Giao tiếp hiệu quả mở rộng ra ngoài chỉ một nhân viên và người quản lý của mình. Để nhân viên hiểu đầy đủ về hoạt động, ưu tiên và chiến lược của công ty, nhân viên từ xa phải thảo luận liên tục với các thành viên khác trong nhóm.

Lời khuyên

Sử dụng nghi thức phù hợp. Ví dụ: sử dụng tất cả các chữ in hoa trong email được coi là la hét.
Cho biết tính khả dụng của bạn mặc dù hệ thống nhắn tin tức thời trên toàn công ty. Nhân viên có thể thấy ngay ai đang trực tuyến và sẵn sàng hỗ trợ.
Đặt mục tiêu bằng văn bản và danh sách nhiệm vụ để cấp dưới của bạn biết chính xác những gì cần làm.