Làm thế nào để làm việc với một hệ thống lưu trữ không cần giấy tờ

Hệ thống nộp đơn không cần giấy tờ mang lại rất nhiều lợi ích, bao gồm bảo vệ môi trường và giảm sự lộn xộn xung quanh văn phòng của bạn. Tuy nhiên, nếu bạn không quen với việc lưu trữ mọi thứ điện tử, có thể khó buông giấy. Bạn thậm chí có thể lo lắng về việc mất tất cả dữ liệu của mình nếu các tệp máy tính bị xâm phạm. Thực hiện các biện pháp phòng ngừa thích hợp khi sử dụng hệ thống nộp đơn không cần giấy tờ có thể giúp bạn bớt lo lắng, đồng thời giúp bạn giảm dấu chân môi trường.

Mua các thiết bị cần thiết để dễ dàng duy trì một hệ thống nộp đơn không cần giấy tờ. Điều này thường bao gồm một máy tính, máy quét, ổ cứng ngoài và có thể là ổ ngón tay cái. Có thể có thêm phần mềm máy tính mà bạn cần, chẳng hạn như cơ sở dữ liệu, nguồn nhân lực hoặc chương trình kế toán, để xử lý dữ liệu điện tử.

Thiết lập hệ thống lưu trữ điện tử của bạn theo cách tương tự như phiên bản giấy của bạn. Điều này cho phép nhân viên dễ dàng xác định vị trí các tệp cụ thể mà họ cần. Tạo và phân phối biểu đồ hoặc sơ đồ trang web của hệ thống điện tử mới để dễ dàng tham khảo. Tiến hành một buổi đào tạo cho nhân viên khi hệ thống không giấy tờ được đưa vào sử dụng.

Quét tất cả các tài liệu giấy để một bản sao tồn tại trong hệ thống nộp đơn điện tử. Một hệ thống nộp giấy không có khả năng có nghĩa là các bản sao cứng của bạn sẽ được cắt nhỏ hoặc tái chế; đảm bảo bạn có phiên bản điện tử trước khi giấy bị hủy.

Xác định cách bạn sẽ sao lưu các tập tin điện tử của bạn. Có một hệ thống sao lưu thứ hai hoặc thậm chí thứ ba tại chỗ có thể đảm bảo dữ liệu của bạn vẫn an toàn. Chỉ định một hệ thống dự phòng thứ cấp ngoài trang web, cung cấp một lớp bảo vệ khác trong trường hợp hỏa hoạn, lũ lụt, trộm cắp hoặc một số thảm họa khác. Nếu bạn thích, hãy sử dụng máy chủ hoặc dịch vụ sao lưu dựa trên Internet cho mục đích này

Khuyến khích nhân viên loại bỏ các phương thức giao tiếp trên giấy, như thư và fax. Sử dụng email làm phương thức chính để chuyển tài liệu. Loại bỏ các bản fax cứng bằng cách gửi và nhận chúng bằng điện tử.

Những điều cần thiết

Máy vi tính
Máy quét
Ổ cứng ngoài
Ổ ngón tay cái
Phần mềm
Máy hủy tài liệu

Lời khuyên

Thực hiện các chính sách không giấy tờ với một bàn tay tử tế. Không cần giấy tờ đòi hỏi phải phá vỡ hoặc thay đổi thói quen hàng ngày và nhân viên có thể mất một chút thời gian để làm quen với sự thay đổi. Đặt một vài ngày trong quá trình chuyển đổi để hoàn thành.
Theo dõi việc sử dụng giấy của công ty sau khi chuyển sang hệ thống nộp đơn không cần giấy tờ. Gửi email hàng tháng cho nhân viên cho biết công ty đã tiết kiệm được bao nhiêu giấy mỗi tháng bằng cách chuyển sang phương pháp mới.