Ví dụ về các công ty sử dụng ghi chú phải thu

Ghi chú phải thu là một tài khoản kế toán được sử dụng để theo dõi nợ và thanh toán từ người vay. Khi một doanh nghiệp nhỏ cho vay tiền, hàng hóa hoặc hàng hóa cho một cá nhân, nó sẽ trả nợ. Đối với nhiều loại cho vay, doanh nghiệp sẽ ghi lại giao dịch theo các khoản phải thu. Tuy nhiên, trong các tình huống cụ thể, trong đó công ty nhận được một giấy xác nhận đã ký đảm bảo hoàn trả, giao dịch được ghi lại theo ghi chú phải thu. Các công ty sử dụng các ghi chú phải thu trong sổ sách kế toán của họ theo phương pháp kế toán dồn tích.

Ghi chú hứa hẹn và ghi chú phải thu

Để sử dụng các tài khoản ghi chú phải thu, công ty phải có một giấy ghi nợ đã ký để sao lưu từng tài khoản người vay. Một giấy nợ kỳ hạn quy định số tiền nợ của người vay, lãi suất, nếu có, và các điều khoản thanh toán. Ghi chú có thể chính thức hoặc nó có thể được viết tay, ghi ngày và ký bởi người vay. Miễn là có một giấy nợ, công ty nên ghi lại số tiền còn nợ trong tài khoản phải thu trong nhật ký chung. Bất kỳ công ty, một chủ sở hữu duy nhất, một quan hệ đối tác hoặc một công ty lớn có thể phát hành các ghi chú hứa hẹn và ghi lại giao dịch trong một tài khoản phải thu.

Các công ty tạo ra sự tiến bộ của nhân viên

Nếu một công ty biến nó thành một thông lệ để tạm ứng tiền lương cho một nhân viên, công ty đó có thể yêu cầu một giấy xác nhận đã ký có ghi chi tiết về cách nhân viên sẽ trả lại tiền tạm ứng. Số tiền mà nhân viên hiện đang nợ đủ điều kiện là một khoản phải thu.

Các công ty có tài khoản mặc định

Mặc dù bất kỳ công ty hoặc cá nhân nào cũng có thể yêu cầu người vay ký một giấy xác nhận kỳ hạn, nhưng trong các doanh nghiệp nhỏ bán hàng hóa hoặc dịch vụ trên tài khoản ghi chú có thể thay thế một thỏa thuận thanh toán trước đó. Ví dụ: nếu ông Jones mua 1.000 đô la thực phẩm trên tài khoản từ một cửa hàng tạp hóa địa phương, cửa hàng có thể mong đợi ông trả hết nợ trong vòng 30 ngày. Nếu ông Jones rơi vào thời điểm khó khăn và không thể trả được nợ, cửa hàng tạp hóa có thể yêu cầu ông ký một giấy xác nhận cho phép ông Jones trả lại khoản nợ theo các điều khoản mới, có thể là trả góp với lãi suất chưa trả số dư mỗi tháng. Cửa hàng tạp hóa sẽ ghi lại lời hứa của ông Jones sẽ trả như một khoản phải thu.

Ghi chú phải thu

Khi một doanh nghiệp nhỏ phát hành một lưu ý kỳ hạn, kế toán ghi lại giao dịch ban đầu trong nhật ký chung dưới dạng ghi nợ để ghi chú phải thu. Số tiền tương tự được ghi nhận là tín dụng cho tài khoản bị ảnh hưởng. Ví dụ: trong trường hợp không thanh toán của ông Jones, nhân viên kế toán sẽ ghi có vào tài khoản phải thu của ông Jones. Vì các kỳ phiếu thường bao gồm lãi cho số tiền đã vay, khi người vay thực hiện thanh toán, kế toán ghi lại tiền lãi riêng. Nếu ông Jones trả 550 đô la và 50 đô la trong số tiền đó là tiền lãi, thì 500 đô la là khoản tín dụng cần lưu ý; $ 50 là khoản tín dụng cho Thu nhập lãi. Tài khoản tiền mặt được ghi nợ đầy đủ $ 550.

Các công ty không sử dụng Ghi chú Phải thu

Các doanh nghiệp nhỏ sử dụng phương pháp kế toán tiền mặt không thể sử dụng các ghi chú phải thu. Điều này là do phương pháp kế toán tiền mặt chỉ ghi lại các giao dịch khi tiền vào hoặc ra. Công ty vẫn có thể yêu cầu người vay ký một giấy xác nhận cho các mục đích hợp pháp, nhưng cho đến khi người vay trả nợ, công ty sẽ không ghi lại một giao dịch vào sổ sách.