Làm thế nào để viết một phân tích về hiệu suất công ty

Một phần của quy trình lập kế hoạch kinh doanh hàng năm của một công ty là dự báo doanh thu, chi phí và lợi nhuận cho năm tới. Một chủ doanh nghiệp nhỏ và nhóm của cô ấy, thường trên cơ sở hàng tháng, phân tích hiệu suất tài chính và hoạt động của công ty so với các con số được dự báo và các mục tiêu được đặt ra trong kế hoạch kinh doanh. Nhiều chủ doanh nghiệp thấy hữu ích khi viết kết quả phân tích và chia sẻ và thảo luận với các thành viên của nhóm. Cuộc thảo luận về hiệu suất công ty giữa các thành viên trong nhóm cho phép họ đưa ra quyết định về những thay đổi trong chiến lược công ty được thúc đẩy bởi kết quả tài chính. Phân tích cũng cung cấp một hồ sơ bằng văn bản về tiến trình của công ty bạn theo thời gian.

Tiến hành phân tích phương sai

Các doanh nghiệp nhỏ thường có hệ thống kế toán tạo ra các báo cáo so sánh kết quả thực tế để dự báo. Phương sai có thể được biểu thị cả bằng đồng đô la và theo tỷ lệ phần trăm. Cả hai đều hữu ích. Phương sai của đồng đô la lớn rất quan trọng, vì, ví dụ, sự thiếu hụt doanh số đáng kể có thể dẫn đến thâm hụt tiền mặt cho công ty. Tính toán phương sai tỷ lệ phần trăm giúp đặt chúng trong quan điểm. Một phương sai âm 100 đô la có vẻ không đáng kể trừ khi nó là 10 phần trăm của một loại chi phí. Ngược lại, phương sai 1.000 đô la có vẻ như là điều đáng lo ngại trừ khi nó xảy ra trong một loại chi phí được dự báo là 50.000 đô la trong tháng - chỉ chênh lệch 2%.

Giải thích các phương sai quan trọng nhất

Bây giờ đi sâu hơn vào các con số và phân tích tại sao sự khác biệt lớn xảy ra. Bạn cần biết nếu các yếu tố trong môi trường kinh doanh gây ra phương sai. Ví dụ, thời tiết xấu có thể khiến mọi người tránh đường và tránh xa các cửa hàng bán lẻ trong một khoảng thời gian. Tìm kiếm các xu hướng định kỳ, chẳng hạn như lưu lượng khách hàng giảm trong ba tháng liên tiếp tại một trong các địa điểm bán lẻ của bạn. Xu hướng định kỳ có thể nhắc bạn thực hiện các thay đổi trong chiến lược tiếp thị của mình.

Xem lại số liệu chính

Khi cố gắng khám phá lý do của các phương sai quan trọng, các số liệu chính bạn thiết lập trong quy trình dự báo của mình có thể cung cấp manh mối. Số liệu là các biện pháp thống kê mà bạn có thể theo dõi để phân tích chi tiết hơn về doanh nghiệp của mình thay vì chỉ các chi tiết đơn hàng và doanh thu. Lưu lượng truy cập vào trang web của bạn có thể là một số liệu chính mà bạn đặt mục tiêu. Nếu tỷ lệ chuyển đổi khách hàng tiềm năng thành xu hướng giảm, điều đó có thể cho thấy chiến dịch tiếp thị của bạn không đến được với khách hàng mục tiêu thực sự của bạn hoặc nhân viên bán hàng của bạn không làm tốt việc chốt giao dịch với khách hàng. Các dữ liệu bán hàng tự nó sẽ không cho bạn biết cụ thể vấn đề cần được giải quyết.

Đánh giá tiến độ hướng tới các mục tiêu hoạt động

Phân tích hiệu suất mở rộng ra ngoài việc xem xét kết quả trên báo cáo lãi lỗ. Trong kế hoạch của bạn, bạn đặt mục tiêu cải thiện hiệu quả hoạt động chung của công ty, chẳng hạn như cung cấp dịch vụ khách hàng tốt hơn. Xem lại tiến trình của bạn đối với những mục tiêu này là tốt.

Quyết định nếu thay đổi được bảo hành

Phân tích hiệu suất công ty cho bạn biết các vấn đề quan trọng nhất cần giải quyết để tạo ra kết quả tốt hơn trong những tháng tới. Bạn có thể quyết định thay đổi chiến lược tiếp thị của bạn. Trong ví dụ về cửa hàng bán lẻ, chủ sở hữu có thể thông báo các chương trình khuyến mãi đặc biệt cho danh sách email khách hàng của mình để tăng lưu lượng cửa hàng. Nếu bạn không hài lòng với tiến trình hướng tới các mục tiêu hoạt động, hãy nghĩ ra các chiến thuật để đưa kết quả trở lại đúng hướng. Thất bại trong việc đạt được các mục tiêu dịch vụ khách hàng - có thể được đo lường bằng một số lượng khiếu nại của khách hàng - có thể khiến bạn thực hiện chiến thuật đào tạo bổ sung cho nhân viên bán hàng của mình.