Cách viết báo cáo phân tích chênh lệch

Bạn đã bao giờ nhìn vào sự thành công của các đối thủ cạnh tranh và tự nói với bản thân mình, những gì tôi đang thiếu? mục tiêu khát vọng. Một phân tích khoảng cách truyền thống xem xét tình trạng hiện tại của công ty bạn, so sánh nó với nơi bạn muốn công ty của bạn đến, và sau đó đề xuất một kế hoạch để lấp đầy các khoảng trống.

Bạn muốn được ở đâu?

Ví dụ: giả sử bạn sở hữu một cửa hàng áo cưới. Bạn bán rất nhiều váy cưới cho khách hàng địa phương mua sắm tại địa điểm bán lẻ của bạn. Tuy nhiên, gần đây bạn đã nhận thấy rằng một cửa hàng áo cưới tuyệt vời ở một tiểu bang khác có một trang web mỏng manh để bán hàng trực tuyến và một điều phối viên đám cưới tại chỗ, người có thêm thu nhập sự kiện đặc biệt cho cửa hàng. Và vì vậy, bạn muốn công ty của bạn giống như doanh nghiệp thành công đó. Cách chiến lược để chuyển cửa hàng của bạn từ điểm A đến điểm B đầy khát vọng là thông qua phân tích khoảng cách.

Phần một của phân tích khoảng cách thiết lập nguyện vọng của bạn. Bạn đang cố gắng thay đổi điều gì? Vì vậy, hãy mơ ước, nói chuyện với nhân viên của bạn để bạn có thể thiết lập một tầm nhìn và xác định trạng thái tương lai của một vấn đề hiện tại trông như thế nào. Mô tả những gì bạn muốn doanh nghiệp của bạn trên giấy, sử dụng bất kỳ định dạng phù hợp với các vấn đề bạn đang giải quyết.

Mô tả văn bản, hình ảnh, danh sách, biểu đồ và đồ thị là tất cả các công cụ thích hợp để bạn sử dụng khi phác thảo tầm nhìn của bạn. Phần này không cần dài, nhưng nó sẽ cung cấp một tầm nhìn rõ ràng.

Phần hai của phân tích khoảng cách đưa ra một cái nhìn thực tế về doanh nghiệp và tài nguyên hiện tại của bạn liên quan đến nơi bạn muốn ở trong tương lai. Nếu bạn đang để mắt đến một bản mở rộng, bạn có bao nhiêu nhân viên? Bộ kỹ năng của họ là gì, và có ai trong số họ có năng lực trong các lĩnh vực không được sử dụng bởi vị trí hiện tại của họ không? Bạn có biết chính xác làm thế nào nhanh chóng bạn có thể bổ sung hàng tồn kho? Làm thế nào lành mạnh là dòng tiền và dự trữ của bạn?

Một cách dễ dàng để đưa vào phần hai của phân tích khoảng cách trên giấy là thiết lập một bảng có cột đầu tiên được gắn nhãn Trạng thái hiện tại. mục tiêu bạn có trong tâm trí. Trong ví dụ về cửa hàng áo cưới, chủ sở hữu có thể liệt kê các điểm yếu sau:

Trang web nhàm chán
Không có chuyên môn kỹ thuật về nhân viên
Không có chuyên môn lập kế hoạch sự kiện về nhân viên
Dự trữ tiền mặt hạn chế để mở rộng hàng tồn kho

Trong cột thứ hai có nhãn Trạng thái Tương lai, liệt kê tất cả các thuộc tính mơ ước của bạn vì chúng tương ứng với trạng thái kinh doanh hiện tại của bạn. Vì vậy, trong ví dụ về cửa hàng áo cưới, chủ sở hữu có thể liệt kê:

Trang web thương mại điện tử khả thi
Quản lý trang web về nhân viên
Tổ chức sự kiện
Hàng tồn kho mở rộng

Cột ba cột Gap Gap và chỉ ra Có hoặc Không nếu tồn tại khoảng cách giữa trạng thái hiện tại và tương lai. Trong ví dụ cửa hàng áo cưới, mỗi hàng nên có một dấu hiệu có.

Cột bốn phải là một mô tả đơn giản về khoảng cách giữa các cột thứ nhất và thứ hai. Trong ví dụ về cửa hàng áo cưới, các mô tả khoảng cách có thể trông như thế này:

Thiếu chuyên môn kỹ thuật
Thiếu kỹ năng nhân viên
Thiếu kỹ năng nhân viên
Thiếu nguồn tài chính

Mô tả chỉ đơn thuần chỉ ra những gì còn thiếu. Kế hoạch đi từ điểm A đến điểm B sẽ đi vào phần tiếp theo.

Các yếu tố, biện pháp khắc phục và hành động

Phần ba của một phân tích khoảng cách là thịt của bài tập. Đầu tiên, xác định mọi yếu tố đóng một phần trong khoảng trống được xác định trong biểu đồ phần hai của bạn. Các yếu tố có thể bao gồm những thứ như tín dụng kinh doanh xấu ảnh hưởng đến khả năng tăng mức tồn kho của bạn hoặc quy trình tuyển dụng kém khiến cửa hàng của bạn khó giữ được nhân viên. Bạn muốn được cụ thể và xác định mọi yếu tố đóng góp vào khoảng trống.

Cuối cùng, mọi yếu tố nên có các bước hành động tương ứng có thể giải quyết vấn đề. Nếu một yếu tố trong khoảng cách liên quan đến bộ kỹ năng của nhân viên của bạn, bước hành động có thể là thuê thêm nhân viên, cung cấp đào tạo hoặc thuê ngoài một phần của dự án trong khi bạn tăng năng lực nội bộ. Nếu tín dụng là một vấn đề, một bước hành động có thể là nghiên cứu một nhà cung cấp địa phương sẵn sàng làm việc với bạn để mở rộng hàng tồn kho.

Các bước hành động phải cụ thể và khi bạn xem tất cả chúng cùng nhau, chúng sẽ tạo ra một kế hoạch để giải quyết tất cả các lỗ hổng trong tài nguyên ngăn doanh nghiệp của bạn đạt được trạng thái lý tưởng.