Cách viết Biên lai thanh toán

Biên lai thanh toán có thể đơn giản hoặc phức tạp như bạn muốn, miễn là đáp ứng nhu cầu của bạn, cũng như nhu cầu của khách hàng. Biên lai có thể đơn giản như một phiếu tính tiền hoặc bình thường như một bản ghi nhớ viết nguệch ngoạc trên một tờ giấy. Ngoài ra, chúng có thể phức tạp, chẳng hạn như bảng tính kỹ thuật số với số đơn đặt hàng mua, tính toán mở rộng được lập trình và lịch sử thanh toán.

Cần bao gồm những gì khi nhận thanh toán

Mỗi biên lai thanh toán phải có tên của doanh nghiệp đã phát hành, ngày giao dịch xảy ra, các mặt hàng được mua và số tiền được tính. Nhiều biên lai cũng bao gồm tên của khách hàng, đặc biệt nếu biên nhận đại diện cho đơn đặt hàng đã được điền hoặc nếu người mua và người bán đang tham gia vào các giao dịch kinh doanh đang diễn ra với nhau. Nếu khách hàng gửi đơn đặt hàng, số của đơn đặt hàng đó cũng sẽ xuất hiện trên biên nhận để người mua tham khảo. Nếu đơn hàng sẽ được giao, đơn hàng cần có địa chỉ và thông tin liên hệ của người mua để tài xế giao hàng sử dụng.

Thông tin khác cần bao gồm

Nó rất hữu ích cho người mua đã trả tiền cho một sản phẩm hoặc dịch vụ cũng có tài liệu về cách thanh toán đó được thực hiện. Biên lai thanh toán cũng có thể bao gồm thông tin về chính khoản thanh toán - chẳng hạn như liệu nó được thực hiện bằng tiền mặt - hay bằng séc hoặc thẻ tín dụng. Điều đặc biệt quan trọng cần lưu ý thanh toán bằng tiền mặt vì, không giống như séc và thanh toán bằng thẻ tín dụng, thanh toán tiền mặt không thể được xác minh sau khi thực tế. Ngoài việc lưu ý hình thức thanh toán, việc tham khảo của khách hàng cũng hữu ích để cung cấp số séc hoặc bốn chữ số cuối của thẻ tín dụng được sử dụng. Biên lai thanh toán cũng có thể bao gồm các điều khoản bán hàng, chẳng hạn như liệu tất cả doanh số là cuối cùng hay liệu các mặt hàng có thể được trao đổi trong vòng 30 ngày hay không, nếu khách hàng xuất trình hóa đơn.

Công dụng của hóa đơn thanh toán

Biên lai thanh toán là chứng từ thuế quan trọng, cung cấp bằng chứng về các chi phí kinh doanh mà bạn đã xóa trên biểu mẫu thuế của mình. Chúng cũng hữu ích cho kế toán quản trị, cung cấp thông tin nhân viên kế toán của bạn cần theo dõi mua hàng theo danh mục để bạn có thể đánh giá xem chi phí của mình trong một khu vực cụ thể có bền vững về mặt tài chính hay nhất quán từ năm này sang năm khác không. Biên lai thanh toán cũng không thể thiếu - nếu bạn gặp vấn đề với mặt hàng bạn đã mua. Biên lai thanh toán đóng vai trò là bằng chứng mua hàng để bạn có thể trao đổi hoặc trả lại hàng hóa.