Cách viết báo cáo tình hình

Báo cáo tình hình được thiết kế để truyền đạt các chi tiết của một sự kiện cụ thể, chẳng hạn như báo cáo của chính phủ về thảm họa tự nhiên hoặc bảo hiểm của một chuyển đổi công ty lớn. Nếu bạn được yêu cầu tạo một doanh nghiệp cho doanh nghiệp của mình, bạn sẽ đóng vai trò là phóng viên. Bạn phải thu thập các chi tiết thích hợp từ các bên liên quan và ghép chúng lại với nhau trong một định dạng gắn kết, vẽ nên một bức tranh rõ ràng về tình huống. Một báo cáo tình huống được xây dựng tốt có thể mang lại lợi ích cho công ty của bạn bằng cách cung cấp cho ban quản lý và nhân viên thông tin cần thiết để đưa ra quyết định quan trọng.

1.

Đánh giá tình huống. Xác định thông tin nào phải được thu thập, và từ ai. Lập danh sách các liên hệ mục tiêu của bạn và đặt ngày hoàn thành mục tiêu cho báo cáo tình huống. Ví dụ: nếu công ty của bạn gửi một đơn đặt hàng lớn đến địa chỉ sai, hãy tìm hiểu xem nhân viên nào có liên quan trực tiếp đến việc nhận và vận chuyển đơn đặt hàng.

2.

Giao tiếp với từng cá nhân được nhắm mục tiêu trong đánh giá ban đầu để nhận phản hồi của anh ấy về tình huống. Đặt câu hỏi mở và thăm dò để biết thêm chi tiết nếu nguồn của bạn không cung cấp tất cả thông tin bạn muốn. Ghi chú chi tiết và nếu có thể, hãy sử dụng máy ghi âm cầm tay để phỏng vấn. Ghi lại chi tiết liên lạc cho từng người bạn phỏng vấn, bao gồm tên đầy đủ, chức danh chuyên môn, ngày sinh, địa chỉ và số điện thoại. Trong ví dụ trên, bạn sẽ muốn có được dòng thời gian chi tiết về tất cả các sự kiện có thể đã góp phần khiến đơn hàng được chuyển đến địa chỉ sai.

3.

Viết báo cáo tình hình của bạn. Tóm tắt tình hình ở phía trên. Thực hiện theo các đoạn được sắp xếp một cách mạch lạc, chi tiết từng quyết định, sự kiện và chi tiết và điều đó đã góp phần vào tình huống. Hãy chính xác với ngày, thời gian và sự kiện. Phân phối báo cáo cho tất cả các nhân viên có liên quan.

4.

Theo dõi báo cáo tình hình ban đầu của bạn với các báo cáo tiến độ thường xuyên, nếu cần.

Lời khuyên

• Khi nghi ngờ, xác nhận và làm rõ chi tiết với các nguồn của bạn.
• Viết báo cáo tình hình một cách thực tế mà không tiết lộ cảm xúc cá nhân của bạn.
• Thật hữu ích khi viết ở định dạng kim tự tháp ngược, tập trung vào các chi tiết quan trọng nhất ở trên cùng, sau đó giảm dần đến các sự kiện ít quan trọng hơn.
• Sử dụng ngôn ngữ trực tiếp, không có tiếng lóng hoặc biệt ngữ. Tránh tính từ nếu bạn có thể.