Các loại hệ thống quản lý hàng tồn kho

Quản lý hàng tồn kho đúng cách đòi hỏi một hệ thống của một số loại. Sẽ không có vấn đề gì nếu hệ thống bao gồm ghi mức tồn kho ở mặt sau của phong bì hoặc sử dụng hệ thống nhận dạng tần số vô tuyến tinh vi nhất. Các loại khác nhau của hệ thống quản lý hàng tồn kho đều có ưu và nhược điểm. Đối với doanh nghiệp nhỏ quyết định hệ thống quản lý hàng tồn kho, lựa chọn là tính hàng tồn kho định kỳ hoặc hệ thống máy tính theo dõi thay đổi hàng tồn kho mỗi khi một mặt hàng vào hoặc ra khỏi doanh nghiệp.

Quản lý hàng tồn kho thủ công

Nhiều chủ doanh nghiệp nhỏ, đặc biệt là nếu doanh nghiệp có rất ít sản phẩm, hãy theo dõi hàng tồn kho bằng tay. Cách dễ nhất để thực hiện quản lý hàng tồn kho thủ công là sử dụng bảng tính. Ví dụ: một tiệm bánh nhỏ có thể sử dụng bảng tính để theo dõi việc mua và sử dụng hàng tồn kho. Chủ sở hữu cũng có thể thiết lập bảng tính để tính toán khi các thành phần cần được sắp xếp lại.

Hệ thống kiểm kê định kỳ

Được biết đến như một hệ thống kiểm kê định kỳ, nhân viên phải tự đếm số nguyên liệu thô và các thành phần họ có trong thời gian quy định: hàng ngày, hàng tuần, hàng tháng, hàng năm hoặc hàng năm. Hàng tồn kho càng được tính thường xuyên, hệ thống càng chính xác. Nhân viên nhập số trong bảng tính. Sử dụng các công thức bảng tính phù hợp, họ có thể xác định xem họ có đủ nguyên liệu trong tuần không hoặc liệu cô ấy có cần mua thêm không.

Ưu và nhược điểm của hệ thống thủ công

Hệ thống thủ công cho phép chủ doanh nghiệp nhỏ quản lý hàng tồn kho với rất ít đầu tư vào hệ thống hoặc đào tạo. Duy trì tính toàn vẹn dữ liệu là một nhược điểm lớn trong việc quản lý hàng tồn kho bằng bảng tính. Một mục nhập dữ liệu hoặc lỗi công thức có thể gây ra sự thiếu chính xác trong đầu ra dữ liệu.

Hệ thống theo dõi mã vạch

Hệ thống quản lý hàng tồn kho sử dụng công nghệ mã vạch làm tăng tính chính xác và hiệu quả của việc quản lý hàng tồn kho. Đây là những hệ thống vĩnh viễn, vì hàng tồn kho được cập nhật mỗi khi quét vật phẩm. Tất cả các nhà bán lẻ lớn sử dụng công nghệ mã vạch như là một phần của chương trình quản lý hàng tồn kho tổng thể.

Khi mã vạch được đọc tại điểm bán, dữ liệu bán hàng tồn kho ngay lập tức được đọc đến một hệ thống rộng hơn duy trì số liệu thống kê sử dụng. Bộ phận mua hàng của công ty sử dụng những dữ liệu này để đưa ra quyết định mua hàng dựa trên doanh số và mức tồn kho hiện có.

Công nghệ mã vạch ở cấp kho

Mã vạch cũng quản lý hàng tồn kho ở cấp kho. Hầu hết các kho sử dụng mã vạch hoặc nhận dạng tần số radio (RFID) để quét hàng tồn kho đến vào phần mềm quản lý kho hoặc quản lý kho của kho. Công nghệ mã vạch tạo điều kiện cho việc di chuyển hàng tồn kho trong giới hạn của kho (từ địa điểm này sang địa điểm khác) hoặc từ nhà cung cấp đến kho (nhận) và từ kho đến khách hàng (chọn, đóng gói và vận chuyển).

Nhận dạng tần số vô tuyến điện

Trong khi công nghệ mã vạch đã làm rất nhiều để tăng độ chính xác và hiệu quả của việc quản lý hàng tồn kho, nhận dạng tần số vô tuyến (RFID) đã nâng tầm quản lý hàng tồn kho vĩnh viễn. Các công ty sử dụng RFID thường di chuyển hàng ngàn hàng tồn kho qua cửa của họ. RFID sử dụng hai loại công nghệ để quản lý chuyển động hàng tồn kho - công nghệ chủ động và thụ động.

Công nghệ RFID tích cực

Công nghệ RFID hoạt động sử dụng đầu đọc thẻ cố định được chỉ định trong toàn bộ kho. Bất cứ khi nào một mặt hàng có thẻ RFID vượt qua đầu đọc, chuyển động của mặt hàng được ghi lại trong phần mềm quản lý kho. Các hệ thống hoạt động hoạt động tốt nhất trong các môi trường yêu cầu theo dõi hàng tồn kho theo thời gian thực hoặc khi có vấn đề về bảo mật hàng tồn kho.

Công nghệ RFID thụ động

Công nghệ RFID thụ động yêu cầu sử dụng đầu đọc cầm tay để theo dõi chuyển động hàng tồn kho. Giống như trong một hệ thống đang hoạt động, khi đọc thẻ của hàng tồn kho, dữ liệu di chuyển được truyền đến phần mềm quản lý kho của công ty. Bởi vì công nghệ RFID có phạm vi đọc lên tới 40 feet sử dụng công nghệ thụ động và 300 feet sử dụng công nghệ hoạt động, nó làm tăng đáng kể độ chính xác của việc di chuyển hàng tồn kho xung quanh kho.