Việc sử dụng email trong giao tiếp kinh doanh

Khi nói đến kinh doanh, email là vua giao tiếp - nhưng điều đó không có nghĩa là nó phù hợp trong mọi hình thức và trong mọi tình huống. Một email tinh tế, được viết tốt nói rất nhiều về phong cách làm việc của bạn, trong khi một văn bản kém, giao tiếp không rõ ràng có thể gây nhầm lẫn và các vấn đề dẫn đến mất thời gian và năng suất. Thậm chí tệ hơn, nó có thể gây tổn hại đến danh tiếng của bạn.

Email có phù hợp không?

Một phần của việc sử dụng email một cách hiệu quả trong cài đặt doanh nghiệp bao gồm biết khi nào thì phù hợp để gửi email và khi nào thì không. Trước khi bạn bắt đầu viết, hãy xem xét liệu một cuộc thảo luận trực tiếp hoặc cuộc gọi điện thoại sẽ dễ dàng hơn trong thời gian dài. Bạn có thể muốn chọn một trong những tùy chọn đó nếu thư của bạn dài và phức tạp, nếu thông tin được truyền đi là bí mật hoặc nếu âm của email của bạn có thể dễ bị hiểu nhầm.

Dòng chủ đề hiệu quả

Dòng tiêu đề của một email cảm thấy như một sự vứt bỏ, nhưng đó là bất cứ điều gì nhưng. Dòng chủ đề phải cụ thể, đặc biệt nếu nó đề cập đến ngày của cuộc họp hoặc thời hạn. Dòng tiêu đề một từ, chẳng hạn như "FYI" hoặc "Câu hỏi", không truyền đạt những gì bạn cần hoặc khi bạn cần. Càng cụ thể càng tốt - chỉ cần nghĩ về số lượng email mà một người nhận được trong một ngày. Bạn muốn chắc chắn rằng người nhận nhìn thấy dòng chủ đề của bạn và hiểu rằng đó là một email đòi hỏi sự chú ý ngay lập tức.

Hãy ngắn gọn

Nếu bạn có một tin nhắn rất dài để gửi đến người nhận email của bạn, hãy xem xét một cuộc gọi điện thoại. Nếu không, giữ cho nó đến điểm. Điều đó bao gồm giữ cho câu của bạn ngắn và dễ hiểu. Lưu ý: Chỉ vì bạn muốn nói ngắn gọn không có nghĩa là bạn nên sử dụng tốc ký chung, chẳng hạn như "bc" cho "vì" hoặc "U" cho "Bạn". Hãy chuyên nghiệp, và đánh vần tất cả các từ một cách thích hợp.

Tấn công đúng giai điệu

Rất dễ hiểu sai tông màu của một email - chỉ cần nghĩ về tất cả những lần bạn nghĩ ai đó đang ám chỉ điều gì đó hơi thô lỗ, nhưng họ thực sự không có ý gì với nó. Trong giao tiếp kinh doanh, vẫn chính thức, ngay cả khi bạn có mối quan hệ cá nhân với người đó. Err về phía lịch sự, sử dụng dấu câu thích hợp và, trong nhiều trường hợp, bỏ qua biểu tượng cảm xúc.

Nếu bạn thất vọng hoặc tức giận sau khi nhận được email, hãy dành một chút thời gian trước khi bạn trả lời. Khi bạn phản ứng theo cách tiêu cực, giai điệu đó có thể xuất hiện - và điều đó có thể gây ra sự cố. Đừng sử dụng tất cả các mũ trong giao tiếp kinh doanh, vì nó xuất hiện như thể bạn đang hét lên một cách không chuyên nghiệp.

Là người nhận

Sử dụng email đúng cách vì giao tiếp kinh doanh không chỉ dừng lại ở người gửi. Khi kiểm tra email doanh nghiệp của bạn, hãy làm phần của bạn để giao tiếp hiệu quả. Đừng để người gửi treo; ngay cả khi bạn không thể viết thư trả lời dài cho email, ít nhất hãy ghi lại một ghi chú cho phép người gửi biết bạn đã nhận được nó và bạn dự định sẽ trả lời sớm.