Điều gì xảy ra nếu tôi không có Mẫu W-9 cho người mà tôi đã trả?

Dịch vụ thuê ngoài cho các nhà thầu độc lập là một thông lệ phổ biến trong kinh doanh. Nó tiết kiệm chi phí, giúp các chuyên gia thực hiện một nhiệm vụ cụ thể một cách nhanh chóng và thường là cần thiết cho các dự án ngắn hạn. Khi một doanh nghiệp trả cho một nhà thầu độc lập ít nhất 600 đô la trong suốt một năm, doanh nghiệp phải có được Mẫu W-9 cung cấp tên, địa chỉ, mã số thuế của nhà cung cấp và bất kỳ yêu cầu khấu trừ thuế liên bang. Nếu chủ doanh nghiệp không có thông tin này, họ cần phải nỗ lực bằng văn bản để có được thông tin đó trước khi gửi Mẫu thuế 1099-Misc không đầy đủ.

Yêu cầu thông tin

Nếu bạn không có Mẫu W-9 cho người mà bạn đã trả tiền, bạn phải yêu cầu. Hầu hết các nhà cung cấp sẵn sàng cung cấp nó. Nhiều mối quan hệ nhà cung cấp bắt đầu tốt dưới ngưỡng 600 đô la, vì vậy nhiều chủ doanh nghiệp thấy mình quay lại khi hoàn thành việc chuẩn bị thuế cuối năm và thanh toán kế toán nhiều hơn dự đoán ban đầu. Cũng có thể nhà cung cấp W-9 nhưng đã mắc lỗi trên W-9, hoán đổi một số tạo ra lỗi mà IRS lưu ý.

Thông tin không chính xác trên W-9 tạo ra Mẫu IRS CP-2100 hoặc CP-2100A, Thông báo về việc lưu trữ không chính xác. Tài liệu tất cả các yêu cầu cho một W-9 hiện tại. Hỏi nhà cung cấp ít nhất ba lần. Một số nhà cung cấp có Số Nhận dạng Chủ nhân (EIN) hoặc sử dụng Số An sinh Xã hội cá nhân của họ cho mục đích thu nhập. Hoặc là số được chấp nhận.

Hoàn thành 1099-linh tinh

Khi nhà cung cấp không cung cấp tài liệu W-9 thích hợp, chủ doanh nghiệp vẫn được phép xử lý biểu mẫu Mẫu 1099-Misc cuối năm, báo cáo tất cả thu nhập cho nhà cung cấp. Điều này cho phép doanh nghiệp khấu trừ các chi phí đúng cách. Tuy nhiên, vì các định dạng biểu mẫu kỹ thuật số sẽ không chấp nhận tài liệu không đầy đủ, tuy nhiên, hãy chuẩn bị một tờ giấy "Mẫu 1099-Misc" bằng tay. Lưu ý rằng nhà cung cấp đã từ chối cung cấp EIN bằng cách nhập "từ chối" vào hộp TIN của người nhận trên mẫu 1099-Misc. Các mẫu đơn có sẵn để in trực tuyến miễn phí tại trang web của IRS hoặc tại các cửa hàng cung cấp văn phòng địa phương để mua.

Gửi cho nhà cung cấp bản sao 1099-Misc của anh ta, gửi IRS và tuyên bố bản sao của nhà cung cấp. Nhà cung cấp sẽ tùy thuộc vào việc cung cấp thông tin với IRS và trả các khoản thuế thích hợp.

Tương lai kinh doanh với nhà cung cấp

Khi chủ doanh nghiệp không thể có được hoặc xác minh EIN của nhà cung cấp, anh ta không bị cấm làm kinh doanh với nhà cung cấp đó theo bất kỳ luật thuế nào. Tuy nhiên, anh ta được yêu cầu bắt đầu khấu trừ thuế liên bang ngay lập tức để đảm bảo tất cả các loại thuế thích hợp được trả cho công việc. Điều này giúp IRS tìm thấy các nhà thầu độc lập không báo cáo tất cả thu nhập trên tờ khai thuế kinh doanh hoặc đang cố gắng tránh các yêu cầu giữ lại dự phòng đã áp đặt. Chủ doanh nghiệp có thể tiếp tục xử lý 1099-Misc nhưng nên chuyển mọi khoản thanh toán trong tương lai với 24% đã được lấy từ các khoản thanh toán của nhà cung cấp và gửi trực tiếp số tiền bị giữ lại cho IRS.