Chu kỳ chi tiêu là gì?

Chu kỳ chi tiêu sau khi mua hàng từ quyết định mua thông qua khoản thanh toán cuối cùng. Người mua hàng sử dụng chu kỳ chi tiêu mỗi khi họ mua hàng: Họ quyết định họ cần mua sản phẩm và so sánh giá cả và nhà cung cấp; tiếp theo, họ mua hàng và chọn phương thức thanh toán. Một chu kỳ chi tiêu của công ty thường có nhiều bước hơn và liên quan đến một số người và phòng ban.

Quyết định mua hàng

Doanh nghiệp cần vật liệu và vật tư để sản xuất hàng hóa và dịch vụ. Một người yêu cầu cá nhân hoặc đại lý công ty nghiên cứu sản phẩm, so sánh giá cả và xác định sản phẩm hoặc dịch vụ phù hợp. Trong một công ty nhỏ, chủ doanh nghiệp có thể đưa ra quyết định đó. Một số công ty lớn có hệ thống máy tính mua bộ phận yêu cầu mua nguyên liệu khi cần thiết. Người yêu cầu cá nhân hoặc đại lý công ty có thể điền vào đơn đặt hàng nội bộ để phê duyệt.

Vật liệu đặt hàng

Định giá hàng hóa và dịch vụ là bước tiếp theo trong chu trình. Điều khoản và điều kiện, thời gian giao hàng và chính sách hoàn trả là các yếu tố khác ảnh hưởng đến một đơn đặt hàng. Đại lý công ty đặt hàng với nhà cung cấp, điền vào giấy tờ thích hợp hoặc hoàn thành đơn hàng trực tuyến. Các công ty có thể sử dụng một hệ thống theo dõi thủ công hoặc máy tính để theo dõi việc mua hàng từ khi đặt hàng đến khi giao hàng cuối cùng.

Nhận tài liệu

Sau khi công ty nhận được các vật liệu được đặt hàng, đại lý mua hàng sẽ xem xét các hóa đơn hoặc phiếu đóng gói cho chính xác. Ông lưu ý bất kỳ sự khác biệt nào và tuân theo các quy trình của công ty để xử lý bất kỳ sản phẩm nào bị hỏng hoặc nhận lỗi. Ông ghi nhận sự khác biệt về tín dụng và lợi nhuận. Thư ký tiếp nhận gửi thông báo về việc nhận và các tài liệu khác cho nhân viên kế toán và những người khác có liên quan đến quy trình.

Hàng tồn kho và lưu trữ

Sau khi nhận được, vật liệu được kiểm kê đúng cách. Tùy thuộc vào các mặt hàng và nhu cầu, vật liệu có thể được gửi ngay lập tức đến đại lý yêu cầu hoặc được sử dụng trong sản xuất. Vật liệu dư thừa có thể được lưu trữ trên trang web hoặc vận chuyển đến một nhà kho. Vật liệu phải được lưu trữ và bảo đảm đúng cách để tránh mất mát hoặc hư hỏng.

Thanh toán

Một công ty hoàn thành chu kỳ chi tiêu bằng cách trả tiền cho các vật liệu. Nó có thể thanh toán bằng tiền mặt, séc, thẻ tín dụng, chuyển khoản ngân hàng hoặc hạn mức tín dụng. Thanh toán có thể bao gồm tín dụng cho các vật liệu bị hư hỏng và đơn đặt hàng không đầy đủ hoặc giảm giá cho thanh toán sớm.