Những từ nào bạn sẽ sử dụng trong một bản ghi nhớ cho nhân viên muộn?

Nhân viên bị trễ kinh niên có thể làm mất tiền của công ty và ảnh hưởng đến tinh thần của nhân viên. Theo một báo cáo của bang Pennsylvania vào tháng 4 năm 2010, các nhân viên như vậy đã khiến các chủ lao động Hoa Kỳ thiệt hại 3 tỷ đô la mỗi năm. Giúp công ty của bạn hoạt động trơn tru bằng cách giải quyết bằng lời nói các vấn đề chậm trễ khi chúng lần đầu tiên phát sinh. Tuy nhiên, nếu cảnh báo bằng lời nói không dẫn đến hành vi được cải thiện, tuy nhiên, bạn sẽ cần đặt mối quan tâm của mình bằng văn bản. Bản ghi nhớ có thể hoạt động như một cảnh báo bằng văn bản và nên được sao chép vào bộ phận nhân sự và được đặt trong hồ sơ của nhân viên.

Tham khảo chính sách công ty

Khi bạn viết một bản ghi nhớ đề cập đến sự chậm trễ của nhân viên, hãy bắt đầu bằng cách tham khảo chính sách công ty của bạn về vấn đề này. Nó không chỉ làm cho bản ghi nhớ của bạn có vẻ chuyên nghiệp hơn, mà ít có khả năng được coi là một vấn đề cá nhân nếu bạn bao gồm phần này. Trích dẫn nguyên văn chính sách. Bạn có thể bắt đầu bản ghi nhớ của mình bằng một cụm từ như: "Theo Chương 3, Mục 1 trong sổ tay nhân viên, 'Nhân viên dự kiến ​​sẽ đến làm việc đúng giờ mỗi ngày để chuẩn bị mở cửa hàng.' Tôi nhận thấy rằng bạn đã vi phạm chính sách này ba lần trong khoảng thời gian thanh toán gần đây nhất. "

Cho ví dụ cụ thể

Trong bản ghi nhớ của bạn, cung cấp các ví dụ về thời điểm nhân viên bị trễ. Điều này không chỉ làm rõ với nhân viên những ngày bạn đang đề cập đến, mà nó còn cung cấp tài liệu có thể cần thiết sau này nếu hành vi leo thang. Ví dụ: "Hồ sơ cho thấy bạn đã bấm giờ lúc 8:16 sáng ngày 2 tháng 2 năm 2011, lúc 8:32 ngày 4 tháng 2 năm 2011 và lúc 8:13 ngày 5 tháng 2 năm 2011. Đây là sau cuộc thảo luận của chúng tôi về sự chậm trễ của bạn vào ngày 26 tháng 1 năm 2011. "

Giải thích hậu quả

Hãy cho nhân viên của bạn biết hậu quả của việc tiếp tục đi làm muộn. Bám sát chính sách của công ty, vì vậy hành động của bạn sẽ nhất quán khi kỷ luật các nhân viên khác theo cách tương tự. Bạn có thể viết: "Thư này đóng vai trò là một cảnh báo bằng văn bản. Một sự cố bổ sung sẽ dẫn đến một cảnh báo bằng văn bản thứ hai. bạn có nhiều năm tốt với công ty. "

Những từ cần tránh

Thông báo bằng văn bản cho nhân viên phải luôn rõ ràng. Tránh sử dụng các từ mơ hồ như "có thể", "có thể" và "nên." Nó chỉ công bằng cho nhân viên của bạn để cho anh ta biết chính xác nơi anh ta đứng. Ngoài ra, trong khi bạn có thể muốn đưa ra những lời khen ngợi về hiệu suất của nhân viên hoặc tài liệu không liên quan khác để làm dịu cú đánh, hãy tránh làm như vậy. Một bản ghi nhớ cho một nhân viên quá cố có thể được trát hầu tòa trong trường hợp nhân viên bị sa thải và xúi giục một vụ kiện - một kịch bản không phải là hiếm. Bám sát vấn đề trong tay để tránh bất kỳ sự nhầm lẫn hoặc trách nhiệm pháp lý. Yêu cầu nhân viên ký vào bản sao của bản ghi nhớ để cho biết rằng anh ta đã nhận được.