Về quản lý nguồn nhân lực điện tử

Thư mục Manila, tài liệu giấy, máy sao chép và tủ hồ sơ thép đã trở thành quá khứ khi một doanh nghiệp thực hiện quản lý nguồn nhân lực dựa trên điện tử. Quản lý nhân sự điện tử, còn được gọi là E-HRM, sử dụng công nghệ dựa trên web để tạo ra một hệ thống thông tin nhân sự. Mặc dù các doanh nghiệp rất nhỏ hoặc mới có thể thấy việc triển khai E-HRM không cần thiết hoặc đơn giản là quá tốn kém, nhiều người xem xét lại sau khi đạt ngưỡng khoảng 100 nhân viên. Tuy nhiên, bất kỳ chủ doanh nghiệp nhỏ nào thậm chí từ xa xem xét E-HRM nên hiểu đầy đủ các đặc điểm, ưu điểm, hạn chế và tùy chọn để thực hiện trước khi quyết định có nên đầu tư vào hệ thống E-HRM hay không.

Các khái niệm cơ bản

Khi một doanh nghiệp nhỏ phát triển, ngay cả chủ sở hữu hoặc nhân viên nhân sự được tổ chức tốt nhất cũng có thể trở nên quá tải với việc quản lý và duy trì một hệ thống nhân sự thủ công. Quá nhiều công việc và quá ít thời gian có thể là nguyên nhân gây ra lỗi dữ liệu, chậm trễ trong việc tuyển dụng và đào tạo nhân viên mới và trong trường hợp xấu nhất, thiếu chú ý đến kiểm soát nội bộ nhân sự. E-HRM có khả năng thay đổi cách bộ phận nhân sự hoạt động bằng cách tự động hóa một số hoặc tất cả các quy trình nhân sự. Điều này bao gồm nhưng không giới hạn trong các quy trình như dự báo, tuyển dụng, lựa chọn, quản lý hiệu suất, lập kế hoạch dòng công việc và bồi thường cho nhân viên. Tự động hóa cũng có thể đảm bảo một doanh nghiệp nhỏ luôn tuân thủ các kiểm soát nội bộ về bảo mật và quyền riêng tư.

Các loại, mục tiêu và công cụ

E-HRM có thể được thực hiện toàn bộ hoặc một phần theo loại và mục tiêu. E-HRM hoạt động tập trung vào các nhiệm vụ hành chính nhân sự như bảng lương, quản lý thông tin nhân viên và các yêu cầu nghỉ phép hoặc thời gian nghỉ. E-HRM quan hệ hỗ trợ chỉ thị tuyển dụng, tuyển dụng và đào tạo và hỗ trợ chủ doanh nghiệp hoặc quản lý bộ phận quản lý hiệu suất nhân viên. E-HRM chuyển đổi tập trung vào các mục tiêu chiến lược như quản lý tri thức và dự báo nhân sự. Mỗi chức năng sử dụng các công cụ dựa trên web như cơ sở dữ liệu thông tin nhân viên, bảng công việc điện tử trên trang web nghề nghiệp hoặc doanh nghiệp, đánh giá tuyển dụng trực tuyến và đào tạo điện tử và đào tạo điện tử có sẵn cho nhân viên tiềm năng, nhân viên hiện tại, quản lý bộ phận và chủ doanh nghiệp .

Chi phí Vs. Lợi ích

Tổng chi phí để mua, cài đặt, tiến hành đào tạo và duy trì hệ thống E-HRM thay đổi đáng kể. Ví dụ: CostOwl.com báo cáo chi phí của một hệ thống nhân sự cơ bản cho một doanh nghiệp rất nhỏ có thể chạy khoảng 1.000 đô la. Các hệ thống máy khách-máy chủ phức tạp hơn yêu cầu phí giấy phép phần mềm bắt đầu từ khoảng 40 đến 100 đô la mỗi người dùng cho một doanh nghiệp có 50 nhân viên. Tuy nhiên, tổng chi phí tăng lên khoảng 200 đến 300 đô la mỗi người dùng, vì độ phức tạp của hệ thống E-HRM tăng lên. Khi đánh giá chi phí mua hàng trực tiếp, điều quan trọng là cũng phải xem xét cả tiết kiệm chi phí trực tiếp và gián tiếp và lợi ích cho doanh nghiệp. Tiết kiệm chi phí trực tiếp, chẳng hạn như chi phí nhân công, lưu trữ và bảo mật, có thể, ở một số doanh nghiệp, nhạt so với lợi ích mà doanh nghiệp có thể trải nghiệm thông qua hiệu quả và năng suất cao hơn.

Hạn chế và cân nhắc

Để phát triển sự hiểu biết đầy đủ về E-HRM, điều quan trọng là phải xem xét các hạn chế của E-HRM. Ngoài việc cân nhắc chi phí trực tiếp, bản thân chúng có thể là yếu tố hạn chế đáng kể, cũng có thể có tư duy, sự quen thuộc với công nghệ và giới hạn tin cậy để xem xét. Một trong những điều quan trọng nhất là một suy nghĩ mà một số người có thể có về việc chuyển từ mặt đối mặt sang môi trường nhân sự ảo. E-HRM trên thực tế, làm mất giá trị nhân sự ít nhất ở một mức độ nào đó và là một hạn chế phải được khắc phục để đảm bảo thành công. Nó cũng có thể gây căng thẳng hoặc xa lánh những nhân viên có thể không quen thuộc với máy tính hoặc công nghệ dựa trên web. Tạo một môi trường trong đó nhân viên cảm thấy an toàn và bảo vệ tính bảo mật và quyền riêng tư của thông tin cá nhân, mà không cần kiểm soát nội bộ mạnh mẽ và hiệu quả, là một yếu tố hạn chế đáng kể.