Tài liệu về các quy trình kế toán quan trọng

Mặc dù các bản ghi nhớ quy trình kế toán quan trọng không có câu chuyện về cuốn tiểu thuyết yêu thích của bạn, nhưng chúng cung cấp quyền kiểm soát báo cáo tài chính của công ty bạn. Tài liệu về các quy trình kế toán quan trọng là rất cần thiết để đảm bảo rằng hoạt động kinh doanh được hạch toán một cách nhất quán và phù hợp với các nguyên tắc kế toán được chấp nhận chung. Hiểu các bước trong việc tạo một bản ghi nhớ quy trình kế toán có thể giúp bạn triển khai quy trình này tại doanh nghiệp nhỏ của mình.

Chu kỳ giao dịch

Tài liệu quy trình kế toán thường được quản lý bởi chu kỳ giao dịch. Ví dụ, tất cả các quy trình kế toán liên quan đến mua hàng thường được bao gồm trong cùng một bản ghi nhớ quy trình kế toán. Trong các doanh nghiệp nhỏ đủ lớn để hỗ trợ bộ phận kế toán, tài liệu thường được khởi xướng bởi người quản lý kế toán hoặc người kiểm soát, người xác định các loại giao dịch đủ bản chất để đưa vào chính sách. Trong các doanh nghiệp nhỏ hơn, quy trình này thường được thực hiện bởi kế toán đơn độc của công ty. Khi các giao dịch này được xác định, chúng được nhóm theo chu kỳ giao dịch và tài liệu quy trình bắt đầu.

Phê duyệt và kiểm soát nội bộ

Tài liệu quy trình kế toán nên bao gồm các mô tả về bất kỳ phê duyệt hoặc hoạt động kiểm soát nội bộ nào được tuân theo khi xử lý giao dịch. Ví dụ, hầu hết các công ty yêu cầu cấp độ phê duyệt khi mua hàng. Chính sách phê duyệt theo tầng điển hình cho phép nhân viên chi tiêu đến một mức nhất định mà không cần phê duyệt, các giao dịch mua lớn hơn cần có người giám sát hoặc quản lý phê duyệt và các giao dịch mua lớn nhất cần có sự chấp thuận của chủ sở hữu. Các thủ tục tương tự thường được ban hành để phê duyệt tín dụng và ký kết hợp đồng thay mặt cho công ty. Bất cứ sự chấp thuận nào bạn thiết lập cho công ty của mình, ghi lại sự kiểm soát chỉ là một nửa trận chiến. Ngoài ra, bạn cần đảm bảo rằng nhân viên công ty theo dõi nhân viên để đảm bảo các quy tắc được tuân thủ.

Kế toán điều trị

Phần quan trọng nhất của một bản ghi nhớ quy trình kế toán là phần mô tả về xử lý kế toán. Một điều trị kế toán là một mô tả về cách các giao dịch được hạch toán. Các nguyên tắc kế toán được chấp nhận chung thường cho phép tùy ý trong việc lựa chọn một điều trị kế toán, nhưng chúng thường yêu cầu quy trình này được áp dụng nhất quán. Bằng cách ghi lại lập trường của công ty về kế toán cho các giao dịch thông thường, các chủ doanh nghiệp nhỏ có thể đảm bảo rằng công ty đang hạch toán các hoạt động kinh doanh một cách nhất quán. Phần này nên bao gồm một mô tả về giao dịch, kế toán thích hợp cho giao dịch, trích dẫn nguyên tắc kế toán có liên quan đang được áp dụng và thủ tục cần thiết để có được sự chấp thuận nếu bạn cần đi chệch khỏi thủ tục.

Thay đổi cách quản lý

Xem xét và cập nhật các bản ghi nhớ quy trình kế toán nên diễn ra ít nhất hàng năm hoặc khi các thay đổi lớn được thực hiện đối với cách thức hoạt động của công ty. Để đảm bảo các thay đổi được ghi lại một cách kịp thời, các chủ doanh nghiệp nhỏ nên thực hiện đánh giá các thay đổi trong phần kinh doanh của quy trình đóng hàng tháng. Nếu chủ sở hữu khảo sát doanh nghiệp về bất kỳ thay đổi có liên quan nào như là một phần của đánh giá hàng tháng về kết quả kinh doanh, mọi thay đổi sẽ được ghi lại trong tháng xảy ra. Ví dụ: giả sử một tạp chí tung ra tùy chọn đăng ký một năm mới thay vì chỉ bán tạp chí tại các cửa hàng địa phương. Thay đổi này yêu cầu chủ sở hữu xác định cách hạch toán doanh thu thuê bao. Bằng cách tìm hiểu các chi tiết cụ thể của ưu đãi mới vào cuối tháng, ngay cả một chủ sở hữu không tích cực quản lý doanh nghiệp cũng có thể đảm bảo các thủ tục thích hợp đang được tuân thủ.