Tài liệu cho việc sử dụng số dặm cho thuế

IRS tuyên bố rằng 30 tỷ đô la bị mất mỗi năm trong các khoản thuế chưa thanh toán do các điều chỉnh, khấu trừ, miễn trừ và tín dụng quá mức. Để đảm bảo người nộp thuế không yêu cầu khấu trừ nhiều hơn mức hợp pháp, IRS yêu cầu một số tài liệu nhất định để sử dụng số dặm làm khoản khấu trừ kinh doanh. Người nộp thuế có thể yêu cầu tỷ lệ số dặm tiêu chuẩn hoặc chi phí thực tế.

Chi phí xe hơi và xe tải so với chi phí đi lại

Chi phí xe hơi và xe tải thường được khấu trừ vì nhiều lý do. Chúng bao gồm đi từ nơi này đến nơi khác trong khu vực nhà của người nộp thuế; thăm khách hàng; để tham dự một cuộc họp kinh doanh tại một địa điểm khác ngoài nơi làm việc thông thường; hoặc đến nơi làm việc tạm thời khi người nộp thuế có một hoặc nhiều địa điểm làm việc thường xuyên. Các chi phí không được khấu trừ khi đi lại giữa nhà của người nộp thuế và nơi làm việc thường xuyên.

Tỷ lệ số dặm tiêu chuẩn so với chi phí thực tế

Người nộp thuế có thể sử dụng tỷ lệ số dặm tiêu chuẩn do IRS thiết lập để yêu cầu chi phí xe hơi và xe tải. Tỷ lệ số dặm cho chuyến đi từ ngày 1 tháng 7 đến ngày 31 tháng 12 năm 2011 là 55, 5 cent mỗi dặm. Ngoài ra, họ có thể yêu cầu các chi phí thực tế phát sinh cho một loạt các chi phí liên quan đến xe hơi. Khi chiếc xe được sử dụng cho cả mục đích cá nhân và kinh doanh, chi phí phải được phân bổ tương ứng. Người nộp thuế được tự do thực hiện một phép tính bằng cả hai phương pháp và sử dụng phương pháp mang lại cho họ khoản khấu trừ lớn nhất.

Tài liệu để hỗ trợ Yêu cầu tỷ lệ số dặm tiêu chuẩn

Để khẳng định tỷ lệ số dặm tiêu chuẩn, đối tượng nộp thuế phải giữ một nhật ký hàng ngày cho thấy dặm đi du lịch, điểm đến và mục đích của chuyến đi. Tài liệu xác định chiếc xe và chứng minh người nộp thuế sở hữu chiếc xe, hoặc đang cho thuê chiếc xe, cũng được yêu cầu.

Tài liệu để hỗ trợ Yêu cầu chi phí thực tế

Người nộp thuế có thể giữ một bản ghi số dặm của tất cả các chuyến đi, chỉ định một cách chính xác mỗi chuyến đi là "kinh doanh" hay "cá nhân" để tính toán tỷ lệ phần trăm tổng dặm chi cho chuyến công tác. Người nộp thuế phải giữ biên lai hoặc hóa đơn để hỗ trợ chi phí phương tiện, bao gồm thanh toán tiền thuê, xăng, dầu, sửa chữa, đăng ký và đỗ xe. Người nộp thuế có thể khẳng định một tỷ lệ phần trăm của những chi phí theo tỷ lệ phần trăm dặm xe dành riêng cho doanh nghiệp sử dụng. Chi phí khấu hao cũng được khấu trừ; để hỗ trợ điều này, người nộp thuế phải có tài liệu về chi phí ban đầu của chiếc xe, chi phí cho bất kỳ cải tiến nào và ngày người nộp thuế bắt đầu sử dụng xe để kinh doanh.