Hướng dẫn kế toán kép

Sổ sách kế toán kép, hoặc kế toán kép, có nghĩa là bạn phải thực hiện hai mục kế toán cho mỗi giao dịch. Một mục phải là mục tín dụng và mục còn lại phải là ghi nợ; điều này có nghĩa là "sách" hoặc tạp chí của bạn giữ cân bằng. Tất cả các giao dịch kế toán đều dựa trên phương trình kế toán: tài sản bằng nợ phải trả cộng với vốn chủ sở hữu. Mỗi khi một giao dịch diễn ra ảnh hưởng đến tình hình tài chính của doanh nghiệp, nó phải được ghi lại đúng để hồ sơ kế toán của bạn chính xác.

Thẻ debits và credits

Các khoản nợ và tín dụng phải luôn bằng nhau trong sổ sách kế toán kép. Tài sản là những thứ mà công ty bạn sở hữu, chẳng hạn như hàng tồn kho hoặc thiết bị; tài sản cũng có thể là những thứ mà công ty bạn sở hữu quyền, chẳng hạn như các khoản phải thu. Nợ phải trả là các khoản nợ hoặc nghĩa vụ của công ty và vốn chủ sở hữu là quyền của chủ sở hữu hoặc cổ đông đối với những gì còn lại sau khi trừ các khoản nợ khỏi tài sản. Chi phí là chi phí của công ty và vì chúng làm giảm số dư vốn chủ sở hữu, chi phí tăng lên khi ghi nợ, Doanh thu là thu nhập của công ty và vì nó làm tăng số dư vốn chủ sở hữu, doanh thu tăng theo tín dụng.

Sổ cái

Sổ cái có chứa mỗi tài khoản mà doanh nghiệp cần để ghi lại các giao dịch tài chính của mình. Đây là nơi đặt tài khoản tài sản, nợ, vốn chủ sở hữu, doanh thu và chi phí. Sổ cái thường có các cột ngày và mô tả, cũng như hai cột cho số tiền. Cột bên trái luôn dành cho các khoản ghi nợ và cột bên phải dành cho các khoản tín dụng. Sổ cái cũng có thể có các cột để ghi số dư nợ hoặc tín dụng. Giao dịch có thể được ghi trực tiếp vào tài khoản sổ cái; tuy nhiên, nhiều công ty sử dụng các tạp chí chung và sau đó chuyển tổng số vào sổ cái. Điều này giữ cho sổ cái chung không trở nên quá lộn xộn.

Tạp chí tổng hợp

Tạp chí chung thường được sử dụng để ghi lại các giao dịch hàng ngày. Ví dụ: khi bán hàng được thực hiện, số tiền bán được ghi lại trong tạp chí bán hàng. Khi một nhà cung cấp được thanh toán, số tiền thanh toán được ghi lại trong tạp chí giải ngân tiền mặt. Một số tạp chí phổ biến khác là tạp chí biên lai tiền mặt và tạp chí mua hàng, cùng với một tạp chí chung để ghi lại các giao dịch linh tinh. Các tạp chí thường có các cột cho ngày và mô tả về giao dịch, cũng như các cột ghi nợ và tín dụng để ghi số tiền.

Ví dụ

Một công ty chỉ thực hiện bán hàng bằng tiền mặt và nhật ký bán hàng của nó tổng cộng là 1.000 đô la trong ngày: Nhập khoản nợ 1.000 đô la vào tài khoản "Tiền mặt" trong sổ cái chung và tín dụng 1.000 đô la cho "Bán hàng". Ghi nợ làm tăng tài khoản tài sản "Tiền mặt" và tín dụng làm tăng tài khoản doanh thu "Bán hàng".

Một công ty thực hiện thanh toán tiện ích 100 đô la: Nhập khoản nợ 100 đô la vào "Chi phí tiện ích" và tín dụng 100 đô la cho "Tiền mặt". Mục ghi nợ làm tăng tài khoản "Chi phí tiện ích", phản ánh rằng công ty phải chịu một khoản chi phí; mục tín dụng làm giảm tài khoản tài sản "Tiền mặt".